Dokumenten-Templates anlegen, bearbeiten und löschen

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Dokumenten-Templates anlegen, bearbeiten und löschen

Nachdem Sie ein Briefpapier in Ihrer FundraisingBox erstellt haben, können Sie verschiedene Dokumenten-Vorlagen erstellen. Dadurch können Sie z. B. Templates für Spendenquittungen oder Dankesschreiben zeitsparend erstellen. Mit Hilfe von Parametern können Sie diese so schreiben, dass individuelle Anpassungen nicht mehr nötig sind und z. B. automatisch die Anrede vom jeweiligen Spender hinzugefügt wird.

 Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nicht in jeder FundraisingBox enthalten ist.

 Template anlegen

 Um ein neues Template anzulegen, klicken Sie unter Einstellungen > Dokumente > Templates auf “neues Template hinzufügen”. Vergeben Sie einen Namen für das Template, um dieses in der Auswahl schnell wieder zu finden. Geben Sie auch eine Kategorie ein. Wenn bereits Kategorien existieren, können Sie diese aus der Autovervollständigung auswählen. Wenn Sie eine neue Kategorie anlegen wollen, tippen Sie einfach den gewünschten Namen ein und die Kategorie wird dann automatisch erstellt.

Als nächstes müssen Sie sich auf eine Art von Template-Variablen festlegen. Mit diesen können Sie eine Individualisierung des Textes realisieren. Mit einem Klick auf “verfügbare Variablen anzeigen” (1), können Sie die verfügbare Variablen für Ihr Template anzeigen lassen. Eine Liste der zur Verfügung stehenden Template-Variablen und weitere Informationen finden Sie in diesem Hilfe-Center Artikel.

Beachten Sie bitte, dass die gewählten Template-Variablen Auswirkungen auf die Sichtbarkeit der Templates bei den verschiedenen Objekten haben. D. h. ein Dankesschreiben beispielsweise benötigt die Variablen “Spende” und steht auch nur zur Auswahl, wenn Sie Bezug auf das Objekt “Spende” nehmen.

Unter “Briefpapier” können Sie Ihr gewünschtes Briefpapier für das Template auswählen. Falls Sie bisher kein Briefpapier angelegt haben, sehen Sie in diesem Hilfe-Center Artikel , wie das geht. Nun können Sie den gewünschten Text eingeben und das Format festlegen, z. B. Schriftgröße, Fettdruck, Kursiv oder Unterstrichen (2).

Optional können Sie auch eine Tabelle in das Template einfügen. Mit einem Klick auf das “Tabelle erstellen/bearbeiten” Symbol, können Sie Spalten- und Zeilen-Anzahl als auch Abstand, Ausrichtung und Breite bestimmen. Wenn Sie mit der Einrichtung fertig sind, klicken Sie auf “Einfügen”. Ihnen stehen nun auch weitere Icons und erweiterte Einstellungen zur Verfügung, um Ihre Tabelle noch individueller zu gestalten.

Unter “Anhang” können Sie z. B. ein Infoblatt im PDF-Format auswählen (3). Dieses wird zusammen mit dem jeweiligen Template-Text versendet. Mit einem Klick auf “Speichern” wird Ihr neues Template erstellt.

In der Template-Übersicht haben Sie zudem die Möglichkeit, sich mit einem Klick auf das “Lupen-Icon” eine Vorschau des erstellten Templates anzeigen zu lassen.

Template bearbeiten, kopieren oder löschen

Um ein Template zu bearbeiten, kopieren oder zu löschen bewegen Sie Ihren Mauszeiger über das gewünschte Template und wählen das entsprechenden Symbole aus.

Beispiele

Hier finden Sie ein Beispiel für ein Spendenquittung-Template.

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