Geschenkspende-Funktion: Aktivierung, Konfiguration und Auswertung

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Geschenkspende-Funktion: Aktivierung, Konfiguration und Auswertung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Geschenkspende inklusive Urkunde in Ihrer FundraisingBox aktivieren und anschließend in gewünschten Formularen konfigurieren können. 

Gut zu wissen

  • Mit dieser Funktion bieten Sie Ihren Unterstützern unkompliziert die Möglichkeit, jemandem eine Spende zu schenken. Der Schenkende erhält nach der Spende eine Urkunde als PDF zum Weiterschenken.
  • Hierfür muss zunächst die Funktion in Ihrer FundraisingBox aktiviert werden. Anschließend gibt es bei jedem Formular die Option, Geschenkspenden zu ermöglichen.  
  • Bilder und Texte, die für die Urkunden verwendet werden sollten, können Sie vorab individuell festlegen
  • Die Urkunde wird als Anhang in einer separaten E-Mail an den Schenkenden übermittelt, hierfür ist ein entsprechendes E-Mail-Template notwendig. Ein Anleitung inkl. Empfehlungen zur Anpassung finden Sie unten.

Hinweis: Um diese Funktion im Formular nutzen zu können, müssen Sie vorab eine E-Mail-Erweiterung aktiviert sowie eine Absender-Adresse hinterlegt haben. Stellen Sie auch bei der Absender-Adresse sicher, dass der Absendername angegeben ist.

Geschenkspende aktivieren

  1. Wenn Sie Geschenkspenden aktivieren möchten, klicken Sie in Ihrer FundraisingBox auf Store .
  2. Hier finden Sie im Bereich Digital Fundraising die Geschenkspende-Funktion.
  3. Klicken Sie auf Jetzt aktivieren um weitere Informationen sowie die Aktivierungsoption aufzurufen.
  4. Setzen Sie einen Haken bei Geschenkspende aktivieren und klicken Sie anschließend auf speichern .

E-Mail-Templates vorbereiten

  1. Da die Übermittlung der Urkunde via E-Mail erfolgt, muss zunächst (falls noch nicht für Ihren Account eingerichtet) einen E-Mail-Service sowie eine Absender-Adresse hinterlegt werden.
  2. Legen Sie dann ein E-Mail-Template mit Transaktion als Template-Variablen an.
  3. In diesem Fall handelt es sich um die E-Mail, die nach der Spende (zusätzlich zu einer evtl. Dankes-E-Mail) an den Schenkenden versendet wird.
    Beispiel-Text:
    {% if company_name != "" %}
    Sehr geehrte Damen und Herren,
    {% elseif salutation_de == "Frau" %}
    Liebe Frau {{last_name}},
    {% elseif salutation_de == "Herr" %}
    Lieber Herr {{last_name}},
    {% elseif salutation_de == "Ehepaar" %}
    Liebe Familie {{last_name}},
    {% else %}
    Liebe/r {{first_name}} {{last_name}},
    {% endif %}

    vielen Dank nochmal für Ihre Unterstützung.

    Im Anhang finden Sie die Urkunde zu Ihrer Geschenkspende, die Sie dem Empfänger entsprechend zukommen lassen können. 

    Sollten Sie Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

    Freundliche Grüße
    Max Mustermann 

Hinweis: Dieses Template ist in den Geschenkspenden-Einstellungen zu hinterlegen und separat von der Dankes-E-Mail. Wenn Sie beispielsweise das Template für die Dankes-E-Mail auch in diesen Einstellungen hinterlegen, wird die Dankes-E-Mail doppelt verschickt. 

Dankes-E-Mail anpassen

  1. Um evtl. Nachfragen von Spendern zu vermeiden, die keine Urkunde in der Dankes-E-Mail finden, empfehlen wir einen Hinweis in das entsprechende Template zu ergänzen. 
  2. Somit können Sie direkt mitteilen, dass die Urkunde im Hintergrund verarbeitet und anschließend in einer separaten E-Mail übermittelt wird. 
  3. Hierfür gibt es eine Variable {{is_gift_donation}} die z. B. in einer If/Else-Anweisung verwendet werden kann, damit nur Spender, die eine Geschenkspende getätigt haben, diese zusätzliche Information erhalten. 
    Beispiel-Text
    {% if company_name != "" %}
    Sehr geehrte Damen und Herren,
    {% elseif salutation_de == "Frau" %}
    Liebe Frau {{last_name}},
    {% elseif salutation_de == "Herr" %}
    Lieber Herr {{last_name}},
    {% elseif salutation_de == "Ehepaar" %}
    Liebe Familie {{last_name}},
    {% else %}
    Liebe/r {{first_name}} {{last_name}},
    {% endif %}

    herzlichen Dank für Ihre {% if is_gift_donation %}Geschenk-{% endif %}Spende in Höhe von {{amount_de}} €.
    {% if is_gift_donation %}
    Sie erhalten in Kürze eine zusätzliche E-Mail inkl. Urkunde.
    {% endif %}
    Zusammen sind wir stark.Freundliche Grüße
    Max Mustermann 
  4. Die Texte zwischen {{% if is_gift_donation %}} und {{% endif %}} werden in dem Fall lediglich eingefügt, wenn es sich um eine Geschenk-Spende handelt. 

Hinweis: Diese Texte dienen ausschließlich als Beispiel. Bitte passen Sie diese nach Ihren Wünschen an und testen Sie im Anschluss, ob alle E-Mails wie gewünscht formuliert werden.

Formular konfigurieren

  1. Klicken Sie in Ihrer FundraisingBox auf Formulare und legen Sie entweder ein neues Formular an oder wählen ein bestehendes Formular aus, wo Geschenkspenden ermöglicht werden sollten.
  2. Bei den Reitern oben gibt es nun die Option Geschenkspende. Klicken Sie darauf, um die Konfiguration von Geschenkspenden aufzurufen.
  3. Die Tool-Tipps  hier geben hilfreiche Informationen zu den einzelnen Feldern und deren Vorgaben.
  4. Klicken Sie auf Option Geschenkspende anzeigen, um die Funktion dann für das Formular zu aktivieren. 
  5. Bei Bild im PDF können Sie bis zu 3 Bildern hochladen. Diese Bilder stehen dann als Option für die Urkunde zur Verfügung und werden als Header-Bild in der PDF verwendet. 
  6. Bei Logo laden Sie das Logo Ihrer Organisation hoch, welches unten in der Urkunde erscheint. 
  7. Wählen Sie das zuvor angelegte E-Mail-Template und die Absender-Adresse aus, um nach Erzeugung der PDF eine E-Mail automatisch versenden zu lassen.
  8. Unten finden Sie die Bereiche zu Wordings in der Urkunde sowie Wordings im Formular. Dort können Sie die Texte entsprechend individuell anpassen. 
  9. Klicken Sie oben rechts auf PDF-Vorschau , um eine Vorschau der Urkunde zu erhalten. Somit können Sie evtl. Anpassungen am Text oder ausgewählte Bilder vornehmen.
  10. Klicken Sie anschließend auf speichern .
  11. Klicken Sie dann auf Vorschau, um die neue Funktion in Ihrem Formular zu überprüfen. 

Hinweis: Eine Bilderauswahl im Formular wird erst angezeigt, wenn mehr als eine Bilddatei hochgeladen wird.

Tipp: Testen Sie am besten die Funktion inkl. aller Bilder mit Test-Transaktionen, um alle Ergebnisse zu überprüfen und evtl. Anpassungen vorzunehmen.

Hinweis: Da die Urkunde via E-Mail an den Schenkenden übermittelt wird, sollte die E-Mail-Adresse standardmäßig als Pflichtfeld abgefragt werden.

 

Geschenkspende im Formular vorauswählen

  1. Standardmäßig wird die Option einer Geschenkspende im Formular nicht vorausgewählt, um normale Spenden weiterhin schneller zu ermöglichen. 
  2. Wenn Sie für bestimmte Kampagnen, z. B. zu Weihnachten, diese Option lieber vorausfüllen möchten, können hierfür die sogenannten GET-Parameter genutzt werden. 
  3. Möchten Sie beispielsweise einen Button auf der Seite platzieren oder auf das Formular in einem Mailing verlinken, können Sie die URL um ?is_gift_donation=1 ergänzen, um die Geschenkspende-Option dann vorauszuwählen.
    Beispiel: international-action.org/de/spenden/?is_gift_donation=1
  4. Falls Sie die Option standardmäßig vorausfällen möchten, können Sie die Parameter in den Einbettungscode ergänzen.

Beispiel Urkunde

  • Um eine schnellere Konfiguration sowie Erzeugung der Urkunde zu ermöglichen, ist das Design der Urkunde fest definiert. 
  • Mit der Vorschau-Funktion kann schnell geprüft werden, wie alle von Ihnen hochgeladene Bilder sowie das Logo und die Texte aussehen.

Beispiel Urkunde

Hinweise: Übersicht und Auswertungen

  • Wenn eine Geschenkspende getätigt wird, wird die Information zur Geschenkspende in den Transaktionsdetails gespeichert. 
  • Mit einer Smart-Suche können Sie mit dem Kriterium "ist Geschenkspende" (für Transaktionen) bzw. "hat Transaktion mit ist Geschenkspende" (für Kontakte) genauer auswerten, wie viele (Erst-)Transaktionen über die Geschenkspende-Funktion getätigt wurden bzw. wie viele Kontakte diese Funktion genutzt haben. 
  • Die Geschenkurkunde wird ebenfalls hier erscheinen, sobald diese erfolgreich verarbeitet wurde. Somit lässt sich z. B. die Urkunde nachträglich aufrufen und erneut per E-Mail übermitteln, sollte es sich zu Problemen bei dem Versand der Urkunde kommen. 
  • Falls der Spender ein Dauerauftrag abgeschlossen hat, wird die Information zur Geschenkspende ausschließlich bei der ersten Transaktion gespeichert
  • Auf der Geschenkurkunde steht in dem Fall eines Dauerauftrages auch der Rhythmus. Es wird daher lediglich eine Urkunde erstellt und via E-Mail übermittelt. Somit vermeiden Sie zusätzliche Mails inkl. Urkunden bei jeder Folgetransaktion. 
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