Kontakte importieren und Duplikate vermeiden

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Kontakte importieren und Duplikate vermeiden

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Import-Art "nur Kontakte", sowie wichtige Hinweise, um einen Import von Kontakten optimal durchzuführen. 

Gut zu wissen

  • Nachdem Sie sich mit dem Import-Ablauf vertraut gemacht haben, ist es sinnvoll, die verschiedenen Arten von Importe genauer kennenzulernen. 
  • Wenn Sie lediglich Kontakte (ohne Bezug zu Transaktionen oder Daueraufträge) importieren möchten, steht Ihnen hier die Import-Art "nur Kontakte" zur Verfügung. 
  • Neben Standardfelder wie z. B. Name, Unternehmen oder E-Mail-Adresse können Sie auch mit etwas Vorbereitung individuelle Datensätze als benutzerdefinierte Felder, Tags oder Informationen importieren. 
  • Hier ist es auch wichtig zu wissen, wie Duplikate in der FundraisingBox erkannt und somit bei dem Import vermieden werden können. 
Tipp: Prüfen Sie stets nach einem Import, ob alle Kontakte wie gewünscht angelegt wurden. Bei Bedarf kann der Import rückgängig gemacht werden.

Kontakt-Import vorbereiten

  1. Damit Sie Ihre Kontaktdaten reibungslos importieren können, ist es wichtig, Ihre zu importierender Datei vorzubereiten. 
  2. Hier ist es wichtig vorab zu prüfen, welche Daten importiert werden sollten, ob diese in dem richtigen Format sind und ob hierfür Vorbereitungen innerhalb der FundraisingBox notwendig sind. 
  3. Pauschal lässt sich schwer sagen, wie genau eine Datei zu importieren ist: Es wird jedoch i. d. R. klare Spalten wie Vorname, Telefon, Adresse etc. geben, die problemlos einem Feld in der FundraisingBox zugeordnet werden kann. 
  4. Gibt es z. B. ein Feld, welches nicht standardmäßig in der FundraisingBox zur Verfügung steht, müssen ggf. benutzerdefinierte Felder erstmal angelegt werden.
  5. Unten finden Sie detaillierte Informationen zu häufigen Fällen, die besonders vor dem Import zu beachten sind
  6. Nachdem Sie Ihre Datei entsprechend vorbereitet haben, sehen Sie hier, wie Sie diese genau importieren und anschließend überprüfen können.
Tipp: Abhängig von den zu importierenden Daten und die gewünschte Weiterverarbeitung in der FundraisingBox, können unterschiedlichen Datentypen wie z. B. Tags oder benutzerdefinierte Felder verwendet werden.

Unternehmen + Mitarbeiter

  1. Sie können mit dem Kontakt-Import gleichzeitig Unternehmen und dazugehörige Mitarbeiter importieren.
  2. Dies bedarf jedoch eine Vorbereitung der Datei, damit Unternehmen und die Mitarbeiter auf unterschiedlichen Zeilen stehen. 
  3. Stehen beide Informationen in einer Spalte, kann das System nicht erraten, welche Daten zum Unternehmen und welche zum Mitarbeiter gehören:

Beispiel, wenn alle Informationen in einer Zeile wären:

  • Wenn diese Zeile importiert würde, dann würden beide Adressen dem Kontakt Max Mustermann zugeordnet werden.
  • Eine separate Firma würde nicht angelegt werden.

Beispiel, wenn erst die Musterfirma und dann Max Mustermann angegeben werden:

  • Damit die Adresse Musterstr. 2 der Firma zugeordnet werden kann, muss dies in einer eigenen Zeile passieren.
  • Der Kontakt Max Mustermann wird anhand des gleichen Namens der Firma dieser als Mitarbeiter hinzugefügt.

Hinweis: Die Reihenfolge ist entscheidend! Um Mitarbeiter und Unternehmen sauber anzulegen, muss das Unternehmen in einer Zeile vor dem Mitarbeiter (bspw. stehen.

Tags / benutzerdefinierte Felder

  1. Nachdem Sie geprüft haben, ob ein Datensatz als Tag oder benutzerdefiniertes Feld importiert werden sollte, können Sie Anpassungen Ihrer Datei vornehmen. 
  2. Bei Tags ist es möglich, mehrere Tags gleichzeitig zu importieren:
          Über individuelle Spalten: Hier entspricht der Name der Spalten dem Namen des Tags, wo z. B. "ja" als Wert steht, wenn der zu importierende Kontakt das Tag erhalten sollte (siehe Spalte C unten).
          Über (mehrere) Kontakt-Tag-Spalten: Statt pro Tag eine eigene Spalte wird hier mehrere Spalten ergänzt, wo als Wert das gewünschte Tag angegeben wird (siehe Spalte D unten). 
           In beiden Fällen ist pro Spalte "Kontakt-Tag" in der Zuordnungstabelle auszuwählen, damit jedes Tag erfolgreich importiert werden kann.
  3. Mehrere benutzerdefinierte Felder können auch gleichzeitig importiert werden:
           Alle benutzerdefinierte Felder müssen vorab in der FundraisingBox angelegt werden.
           In der Zuordnungstabelle ist dann das gewünschte benutzerdefinierte Feld auszuwählen. 
           Ein Feld kann nur einmal ausgewählt werden, da pro benutzerdefiniertes Feld lediglich ein Wert hinterlegt werden kann.

Beispiel: 

  • Spalte C: hier ist mit Wahrheitswerten (ja, nein, 0, 1, etc.) definiert, ob der Kontakt ein Sponsor ist oder nicht. Hier bietet es sich an, diese Spalte als Kontakt-Tag zu importieren. Die Kontakte erhalten dann den Tag "Sponsor” wenn "ja” in der Zeile steht, alle anderen Personen bekommen den Tag nicht.
  • Spalte D: bei einer überschaubaren Anzahl an immer gleichen Werten in einer Spalte (hier Städte) ergibt es sich hier auch Sinn, diese Spalte als Kontakt-Tag zu importieren. Die Kontakte erhalten dann den Tag "Augsburg”, "Berlin”, etc. 
  • Spalte E: hier gibt es viele verschiedene Werte, die ggf. teilweise sogar ähnlich sind, aber nicht gleich geschrieben sind. In so einem Fall bietet es sich an diese Spalte in ein benutzerdefiniertes Feld "Branche” zu importieren. 

Hinweis: Wenn importierte Daten einem benutzerdefinierten Feld hinzugefügt werden sollten, müssen diese in dem entsprechenden Format (z. B. als Datum) zur Verfügung stehen!

Information und Notizen

  1. Bei einem Kontakt-Import können auch Kontakt-Information und/oder Notizen importiert werden.
  2. Diese Optionen sind besonders für Spalten mit längeren Texten als Inhalt sinnvoll.
  3. Die Kontakt-Information ist immer in der Visitenkarte des Kontaktes abrufbar und eignet sich daher für kurze wichtige (bzw. vorübergehende) Information zum Kontakt.
  4. Notizen hingegen wandern mit der Zeit im Kommunikationsverlauf nach hinten, falls diese nicht angepinnt sind.
  5. Damit man nach dem Import nachvollziehen kann, woher der Text stammt, wird der Spaltenname bei Kontakt-Informationen vorangestellt (Spalte C unten würde z. B. nach Import als "Information: gerade im Ausland" bei der Kontakt-Information erscheinen).
Beispiel (Spalten C und D): 

Mehrere Namen / Adressen

  1. Einige FundraisingBox-Felder, wie Vor- / Nachname und Adresse, können bei der Zuordnung der Spalten mehrfach verwendet werden.
  2. Hierbei ist die Reihenfolge der Spalten zu beachten, da diese nacheinander importiert werden.
  3. Bei Adressen können unterschiedlichen Typen (z. B. Privat, Arbeit oder andere) ausgewählt werden, es lässt sich jedoch auch gleiche Typen mehrfach importiert werden (z. B. zwei private Adressen).

Beispiel:
Beispieltabelle

  • Hier gibt es eine Spalte für weitere Vornamen, den Zusatz für Nachnamen und Straße und Hausnummer, welche in getrennten Spalten gespeichert sind.
  • Um diese speziellen Felder zu importieren, kann folgende Zuordnung verwendet werden:
    • Vorname => Vorname
    • weitere Vornamen => Vorname
    • Zusatz => Nachname
    • Nachname => Nachname
  • Durch die mehrfache Wahl der Felder werden die Daten der jeweiligen Spalten nacheinander in das jeweils gewählte Feld importiert. Das Ergebnis für den ersten Eintrag wäre daher einen Kontakt wie "Herr Max Hans Gustav von Mustermann".
  • Falls z.B. die weiteren Vornamen nur informativen Charakter haben und nicht in der Anschrift auftauchen sollen, dann könnte man diese auch alternativ z.B. in ein benutzerdefiniertes Feld oder als Kontakt-Information importieren.

Erkennung von Duplikaten

Duplikate werden beim Import automatisch verhindert, solange diese eindeutig erkannt werden können. Doppelte Einträge werden erkannt, wenn eine der folgenden Kombination zutrifft:

  • gleicher Name + gleiche E-Mail-Adresse
  • gleicher Name + gleiche Adresse
  • gleicher Name + gleiches Bankkonto

Außerdem kann die Kontakt-ID für eine eindeutige Identifizierung verwendet werden, falls der Kontakt bereits in der FundraisingBox existiert.

Beispiel:

Import Duplikate Tabelle

  • In diesem Beispiel wird die Spalte "ID” in das FundraisingBox Feld "Externe Kontakt-ID” importiert.
  • Somit kann die E-Mail-Adresse und Telefonnummer von Zeile 3 automatisch dem "Max Mustermann” von Zeile 2 zugeordnet werden.
  • Sogar die E-Mail-Adresse von Zeile 4 wird "Max Mustermann” korrekt zugeordnet, da auch die ID alleine für eine eindeutige Identifizierung ausreicht.
  • Beim Import der Zeile 6 wird die Adresse dem Kontakt "Beate Beispiel” von Zeile 5 zugeordnet, da diese anhand der gleichen E-Mail-Adresse erkannt wurde.
  • In Zeile 7 wird der Kontakt mit Hilfe der gleichen Adresse erkannt. Aber auch doppelte Einträge, wie die Telefonnummer, werden erkannt und nicht abgespeichert, da es sich um die gleiche Nummer handelt.
  • Der gleiche Name allein reicht nicht für eine Duplikaterkennung aus, daher wird der "Max Mustermann” von Zeile 8 also neuer Kontakt importiert werden.

Hinweis: Einer existierende Kontakt wird mit den importierten Daten dann ggf. erweitert - hier wird nichts überschrieben. Falls ein bestimmter Wert bereits bei dem existierenden Kontakt vorliegt, wird eine Fehlermeldung geliefert, da das System den bestehenden Wert nicht überschreiben darf.

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