Kontakte zu CleverReach synchronisieren

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Kontakte zu CleverReach synchronisieren

Sobald Sie die CleverReach Erweiterung aktiviert und verknüpft haben, können Sie Kontakte aus Ihrer FundraisingBox auswählen und an CleverReach übertragen.

Gut zu wissen

  • Kontakte in Ihrem FundraisingBox CRM können mit wenigen Klicks an Ihren CleverReach-Account übermittelt werden. 
  • Sie können Kontakte auch an unterschiedlichen Listen übertragen. Neue Listen in CleverReach werden automatisch bei der Übermittlung in der FundraisingBox zur Auswahl stehen. 
  • Weitere wichtige Hinweise zur Synchronisation sowie zum Doppel-Opt-In-Verfahren finden Sie unten. 

Wichtige Hinweise

  • Die Übermittlung von Kontakten findet nur in eine Richtung (FundraisingBox > CleverReach) statt. D. h. bei Abmeldungen in CleverReach werden keine Einstellungen (z. B. "Möchte E-Mail-Newsletter") in der FundraisingBox beeinflusst. 
  • Doppel-Opt-Ins werden nicht standardmäßig über die Synchronisation ausgelöst. Für neue Kontakte müsste bei Bedarf dieser Prozess manuell angestoßen werden. 
  • Die Synchronisation ist nur für FundraisingBox Nutzer mit mindestens Leserechten auf Erweiterungen möglich.
  • Die Newsletter-Liste muss vorab in CleverReach angelegt werden, damit sie in der FundraisingBox für die Synchronisation ausgewählt werden kann.
  • Kontakte ohne E-Mail-Adresse können nicht zu CleverReach übertragen werden.

Kontakte zu CleverReach synchronisieren

  1. Prüfen Sie vorab in Ihrem CleverReach Account, ob die gewünschte Newsletter-Liste bereits angelegt ist. Falls nicht, legen diese ggf. vorab an.
  2. Filtern Sie die gewünschten Kontakte in Ihrer FundraisingBox, z. B. über eine Smart-Suche, und wählen die gewünschten Kontakte aus.
  3. Klicken Sie oben auf Aktion wählen .
  4. Klicken Sie auf die Option "mit Newsletter-Tool synchronisieren".
  5. Wählen Sie nun die Newsletter-Liste aus, in welche die Synchronisation stattfinden soll. 
  6. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf “synchronisieren” ab.

Nach erfolgreicher Synchronisation erhalten Sie eine detaillierte Auskunft darüber, wie viele Kontakte synchronisiert wurden, wie viele davon an- und abgemeldet wurden und wie viele Kontakte nicht synchronisiert werden konnten, weil keine E-Mail-Adresse vorhanden oder beim Kontakt die Newsletter-Option nicht aktiv war.

Hinweis: Sie müssen die Liste (z. B. "Herbst Newsletter") vorher bei CleverReach anlegen.

Tipp: Wenn Sie nur einen einzelnen Kontakt synchronisieren wollen, können Sie das auch bequem über den blauen Pfeil in der Kontakt-Ansicht machen.

Was passiert bei der Synchronisation?

  • Neben der E-Mail-Adresse werden auch Anrede, Titel, Vor- und Nachname oder Unternehmensname an CleverReach übermittelt.
  • Die nötigen Felder werden automatisch für Sie in CleverReach angelegt. Somit können Sie in Ihrem Newsletter die Empfänger personalisiert ansprechen.
  • Auch das Feld "Ansprache für Brief / E-Mail" wird übertragen. Mithilfe der IF/ELSE-Anweisung in den CleverReach-Templates können Sie diese spezielle Ansprache nutzen, wenn Sie vorhanden ist.
  • Wenn das Feld "Möchte E-Mail-Newsletter" aktiviert ist, wird der Kontakt in der CleverReach-Liste neu angelegt oder falls der Kontakt bereits vorhanden ist, wird dieser dort ggf. reaktiviert.
  • Andersherum können durch Abhaken des Feldes aktive Empfänger bei CleverReach auch wieder deaktiviert werden.

Bei der Synchronisation der Kontakte wird also die hinterlegte Kommunikationseinstellung "Möchte E-Mail-Newsletter" berücksichtigt. Diese Einstellung können Sie manuell bei dem Kontakt vornehmen oder auch automatisch in Ihrem Online-Spendenformular mit dem Formularfeld "Informationswunsch" abfragen.

Hinweis: Diese Funktion im Spendenformular sammelt nur die Daten. Es ist kein "Newsletter An- und Abmeldeformular” mit Doppel-Opt-In-Funktion, d. h. eine Anmeldung ist möglich, eine Abmeldung muss jedoch manuell in den Kontakten-Einstellungen vorgenommen werden. 

Ein Beispiel:

  • Ein Spender aktiviert im Spendenformular die Checkbox "Informationswunsch”.
  • Dadurch wird die Kommunikationseinstellung "Möchte E-Mail-Newsletter" in Ihrer FundraisingBox beim Kontakt aktiviert.
  • Sollte der Spender bei einer zukünftigen Spende die Checkbox "Informationswunsch” nicht mehr aktivieren (bzw. diese Checkbox in einem anderen Formular gar nicht abgefragt), weil er z. B. keinen Newsletter mehr erhalten möchte, wird die Einstellungen in Ihrer FundraisingBox jedoch nicht überschrieben.
  • Falls der Spender sich von dem Newsletter abmeldet, wird diese Information nicht an die FundraisingBox übermittelt. D. h. das "Möchte E-Mail-Newsletter"-Feld müsste bei Bedarf manuell deaktiviert oder Kontakte nur einmalig übermittelt werden. 
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