Offline-Transaktionen automatisch via Bank Sync importieren

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Offline-Transaktionen automatisch via Bank Sync importieren

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Bank-Transaktionen mithilfe des Bank Sync schnell in Ihre FundraisingBox importieren können. 

Gut zu wissen

Diese Funktion ist in  aktuellen Varianten mit CRM buchbar.

Übersicht

  • Klicken Sie auf  Payment , wählen Sie  Bank Sync und danach Listen  aus. 
  • Sie finden hier direkt eine Übersicht der abgerufenen Transaktionen, die  noch nicht importiert wurden. 
  • Oben finden Sie weitere Reiter zu weiteren relevanten Bereiche:
            Ignoriert
           Online-Transaktion gefunden
           Importiert in die FundraisingBox
     

    Hinweis: Sobald Transaktionen importiert wurden, finden Sie diese im Bereich "Transaktionen". Die Listen in der Bank-Sync-Funktion für "Ignoriert", "Online-Transaktion gefunden" und "Importiert in die FundraisingBox" können Sie 30 Tage lang einsehen. 

  • Bei den noch nicht importierten Transaktionen sehen Sie bei den entsprechenden Spalten die Informationen, die wir automatisch aus der Transaktion lesen könnten:
            Valuta-Datum: Dieses Datum wird nach einem Import automatisch für das  Getätigt-am-Datum sowie  Eingegangen-am-Datum genutzt.
            Absender: Wird von dem "Kontoinhaber"-Information genommen und für die Kontakt-Prüfung verwendet.
            Betrag
            IBAN
            Verwendungszweck: Hier können Sie bei Bedarf evtl. Projekte oder weitere Information des Kontaktes erkennen, die vor dem Import ergänzt werden können.
            End-to-End ID: Wird im Verwendungszweck ausgegeben.
            FundraisingBox Kontakt:  Sollte ein oder mehrere Kontakte mit dem Namen und/oder IBAN bereits vorhanden sein, werden diese angezeigt.
  • In der Liste der ignorierten Transaktionen sehen Sie zusätzlich folgende Spalten:
             Ignoriert am: Das Datum und die Uhrzeit, wann die Transaktion ignoriert wurde.
             Ignoriert von: Der Name des Users, der/die die Transaktion ignoriert hat.
         
      Art: Hier wird angegeben, ob die Transaktion manuell oder automatisch ignoriert wurde.

Hinweis:  In der Übersicht werden  alle   positiven Transaktionen, die auf Ihrem Konto eingehen, angezeigt. Somit werden z. B. auch Payouts von PayPal und/oder Stripe sowie Überweisungen von Guthaben erscheinen. Diese sollten grundsätzlich nicht importiert, sondern ignoriert werden.

Erkennung von Kontakten

  1. Kontakte werden grundsätzlich anhand von folgenden Kriterien automatisch erkannt:
    1. Name stimmt überein (in den Bankdaten ist keine Anrede enthalten, daher kann nur der Vor- und Nachname überprüft werden.)
    2. IBAN stimmt überein (unabhängig von dem Namen, d. h. es wird anhand der IBAN eine Zuordnung gefunden)
  2. Welcher Fall bei dem Kontakt zutrifft, erkennen Sie anhand des grünen oder gelben Icons bzw. wenn Sie darüber mit Ihrer Maus fahren:
  3. Sollte mehrere Kontakte erkannt werden, (weil z. B. mehrere Kontakte den gleichen Namen haben), werden alle passenden Kontakte bei der Transaktion angezeigt, solange diese die gleiche "Gewichtung" haben. 
  4. Falls ein Kontakt eine höhere Gewichtung hat (gleiche IBAN hat eine höhere Gewichtung als nur gleicher Name), wird nur dieser Kontakt angezeigt. 
  5. Wenn mehrere Kontakte die gleiche IBAN haben, tauchen diese bei der Transaktion auf. In dem Fall können Sie die Kontakte entsprechend überprüfen, da es sich evtl. um Duplikate handelt. 
Tipp:  Durch diese Anzeige können Sie Kontakt-Duplikate vermeiden bzw. schneller erkennen, ob eine Transaktion vorab bearbeitet werden muss, da Transaktionen mit mehreren Kontaktvorschlägen nicht direkt importiert werden können.

Automatisch erkannte Online-Transaktionen

  1. Wir erkennen alle FundraisingBox Transaktionen für den Bank Sync, wenn diese eine FB-T-ID (eine von uns vergebene und eindeutige Transaktions-ID) im Verwendungszweck beinhalten. Dies ist z.B. bei der  Wikando Lastschrift  oder bei Klarna die Regel.
  2. Um Duplikate von Transaktionen zu vermeiden, werden diese Transaktionen automatisch unter Online-Transaktion gefunden  dargestellt. 
  3. Hierzu wird die sogenannte  End-to-End-ID  von der Bank bei der entsprechenden Transaktion stehen, damit Sie schnell nachvollziehen können, warum diese Bank Transaktion automatisch zugeordnet wurde. Bei Wikando Lastschrift Transaktionen wird die FB-T-Nummer in die End-to-End-ID geschrieben, sodass Sie bei Bedarf die genaue Transaktion aus der FundraisingBox erkennen können. Zu finden ist die End-to-End-ID im Verwendungszweck.
Tipp:  Um Ihre Arbeit zu erleichtern, empfehlen wir die Umstellung auf Wikando Lastschrift , falls Sie bisher eine andere Lastschrift im Formular nutzen.

Transaktionen ignorieren

Wenn Sie z. B. ein allgemeines Konto statt ein reines Spendenkonto mit der FundraisingBox verknüpfen, kann es sein, dass andere Transaktionen als Spenden beim Bank Sync auftauchen. Damit Sie Transaktionen, die keine Spende sind, nicht versehentlich importieren, gibt es die Möglichkeit, bestimmte Transaktionen manuell zu ignorieren. Sie können auch wiederkehrende Transaktionen, wie zum Beispiel Auszahlungen von Payment-Anbietern wie PayPal oder Stripe,  automatisch ignorieren.

Tipp:  Wir empfehlen alle Transaktionen, die keine Spenden sind, zu ignorieren. 

Hinweis:  Transaktionen, die ignoriert wurden, können bis zu 30 Tage lang noch importiert werden .

Manuell

  1. Klicken Sie in der Liste der noch nicht importieren Transaktionen  auf den  Dropdown-Pfeil  neben der Transaktion und wählen  ignorieren aus.
  2. Wenn Sie mehrere Transaktionen ignorieren möchten, wählen Sie zunächst die Transaktionen aus.
  3. Klicken Sie dann auf  Aktion wählen    und wählen Sie anschließend  ignorieren aus. 
  4. Ignorierte Transaktionen verschwinden anschließend aus dem  noch nicht importiert Bereich und werden in der ignoriert Liste angezeigt.

Automatisch

  1. Klicken Sie in der Liste der noch nicht importieren Transaktionen  auf den  Dropdown-Pfeil    neben der Transaktion und wählen IBAN dauerhaft ignorieren  aus.
  2. Wenn Sie mehrere Transaktionen ignorieren möchten, wählen Sie zunächst die Transaktionen aus.
  3. Klicken dann auf  Aktion wählen    und wählen Sie anschließend  IBAN dauerhaft ignorieren  aus. 
  4. Ignorierte Transaktionen verschwinden anschließend aus dem Noch nicht importiert  Bereich und werden in der  Ignoriert Liste  angezeigt.
  5. Eine Übersicht der ignorierten IBAN finden Sie unter unter  Payment    im Bereich  Bank Sync  unter Einstellungen .
  6. Möchten Sie zukünftige neue Transaktionen von einer bestimmten IBAN nicht mehr ignorieren, klicken Sie in den Bank Sync Einstellungen auf  Dropdown-Pfeil    neben der IBAN und wählen  IBAN nicht mehr automatisch ignorieren  aus.

Ignorierte Transaktionen importieren

Sie können ignorierte Transaktionen, wenn diese zum Beispiel versehentlich ignoriert wurden, dennoch importieren.

  1. Klicken Sie unter  Payment    im Bereich  Bank Sync  unter Listen auf den Reiter Ignoriert .
  2. Klicken Sie in der Liste der  ignorierten  Transaktionen  auf den  Dropdown-Pfeil    neben der Transaktion und wählen  nicht mehr ignorieren  aus.
  3. Die Transaktionen werden nun wieder in der Liste der noch nicht importierten Transaktionen angezeigt und können von dort bearbeitet und importiert oder direkt importiert werden.
Tipp:  Prüfen Sie in den Bank Sync Einstellungen die Liste der automatisch ignorierten IBANs, wenn Transaktionen von einem bestimmten Absender nicht mehr automatisch ignoriert werden sollen.

Transaktion bearbeiten und importieren

Transaktionen können vor der Übernahme in die FundraisingBox bearbeitet werden. Somit haben Sie z. B. die Möglichkeit, eine Transaktion einem bestimmten Projekt zuzuordnen oder den passenden Kontakt auszusuchen.

Tipp:  Das System merkt sich dabei die zuletzt gemachten Import-Angaben. So müssen Sie häufig wiederkehrende Felder mit dem selben Inhalt nicht jedes mal neu auswählen, um beispielsweise den Spendenquittungswunsch zu berücksichtigen.

Einzelne Transaktion

  1. Klicken Sie auf den  Dropdown-Pfeil    neben der zu bearbeitenden Transaktion und wählen  bearbeiten und importieren aus. 
  2. In dem Bereich  Transaktion bearbeiten haben Sie die Möglichkeit, eigene Quellen und Zahlungsweisen sowie Projekt und den Spendenquittungswunsch auszuwählen. 
  3. In dem Bereich  Kontakt haben Sie, abhängig von der Transaktion und evtl. bereits gefundenen Kontakten, verschiedene Möglichkeiten:
            Gefundenen Kontakt auswählen: Wenn mindestens einen Kontakt für die Transaktion gefunden wurde, können Sie den passenden Kontakt hier auswählen und bei Bedarf direkt ergänzen. 
             Neuen Kontakt anlegen:  Wenn kein Kontakt gefunden wurde oder keine der gefundenen Kontakte richtig sind, können Sie hier direkt einen neuen FundraisingBox-Kontakt beim Import anlegen.
             In den FundraisingBox Kontakten suchen:  Hier können Sie anhand des Namen nach bestehenden FundraisingBox-Kontakten suchen, die evtl. nicht automatisch erkannt werden konnten.
  4. Bei dem Kontakt können Sie auch unten auf  weitere Felder zum Bearbeiten hinzufügen klicken, um z. B. benutzerdefinierte Kontakt-Felder oder Kontakt-Tags zu setzen.
  5. Nachdem Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie anschließend auf  Transaktion importieren   .

Mehrere Transaktionen

  1. Wählen Sie die zu bearbeitenden Transaktionen aus.
  2. Klicken Sie dann auf  Aktion wählen    und wählen Sie  bearbeiten und importieren  aus. 
  3. Fügen Sie die zu bearbeitenden Felder hinzu (Informationen zu den Bearbeitungsoptionen entnehmen Sie bitte der oben stehenden Bearbeitung von einzelnen Transaktionen).
  4. Bereits vorhandene Werte werden mit den neuen ersetzt ( leere Felder bedeuten, dass die Werte aus diesen Feldern gelöscht werden).
  5. Möchten Sie Werte aus einem Feld löschen, fügen Sie dieses in der Bearbeitung hinzu und lassen es leer .
  6. Nachdem Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie anschließend auf speichern und importieren .

Hinweis:  

Transaktionen ohne eindeutigen Kontakt werden nicht bearbeitet oder importiert und verbleiben in der Liste zur weiteren Bearbeitung. Gibt es noch keinen Kontaktvorschlag, wird beim Import aus dem Namen des/der Kontoinhaber*in ein Kontakt mit Vor- und Nachnamen erstellt, den Sie anschließend manuell kontrollieren und anpassen können.

Tipp: In der Liste der noch nicht importierten Transaktionen ist eine Spalte mit der Bezeichnung "Geschäftsvorfallcode" enthalten. Dem Code wird nach Möglichkeit automatisch die entsprechende Bezeichnung zugeordnet. Diese Daten entstammen ebenfalls aus den elektronischen Umsätzen Ihres Kontos. Die Codes und Bezeichnungen sind jedoch nicht genormt, und es kann möglicherweise vorkommen, dass die Zuordnung nicht wie erwartet funktioniert. Die Zuordnungstabelle kann auf Anfrage gegebenenfalls angepasst und erweitert werden.

Transaktion importieren

  1. Wenn eine gefundene Transaktion bereits dem passenden Kontakt zugeordnet wird und Sie keine weiteren Anpassungen vornehmen möchten (z. B. Projekt hinzufügen), können Sie die Transaktion direkt importieren. 
  2. Klicken Sie hierzu einfach auf den Dropdown-Pfeil   neben der Transaktion und wählen importieren  aus.
  3. Möchten Sie mehrere Transaktionen importieren, wählen Sie diese aus und klicken auf  Aktion wählen   .
  4. Dort klicken Sie auf  bearbeiten und importieren .
Tipp: Diese Transaktionen finden Sie anschließend im Bank Sync unter "Importiert in die FundraisingBox", wo sie 30 Tage lang gespeichert werden. Die ursprünglichen Informationen von der Überweisung, wie z. B. Verwendungszweck, sind stets bei der Transaktion gespeichert, falls diese nachträglich bearbeitet werden müssen.
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