Spendenaktions-E-Mails konfigurieren

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Spendenaktions-E-Mails konfigurieren

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie alle relevanten automatischen E-Mails der Spendenaktions-Tools konfigurieren können. 

Gut zu wissen

  • Im Gegensatz zu normalen Spendenformularen, gibt es bei Spendenaktionen neben Dankes-E-Mails an Spendern auch automatischen E-Mails an die Aktionsstarter
  • Für jede gewünschte automatische E-Mail ist ein eigenes Template notwendig
  • Anhand von bestimmten Ereignissen (z. B. Aktionsziel erreicht) können wahlweise mehrere E-Mails an die Aktionsstarter versendet werden. 
  • Wenn Sie Spendenaktions-Tools in verschiedenen Sprachen anbieten wollen, können Sie alle gewünschte Templates in der jeweiligen Sprache anlegen und bei dem entsprechenden Spendenaktions-Tool auswählen.  
Diese Funktion ist nicht in jeder FundraisingBox enthalten

Bei Fragen kontaktieren Sie uns.

Hinweis: Um E-Mails anlegen zu können, müssen Sie eine E-Mail-Erweiterung aktivieren sowie eine Absender-Adresse hinterlegen.

Dankes-E-Mail an Unterstützer

  1. Ähnlich wie die Dankes-E-Mails der Spendenformulare kann auch eine Dankes-E-Mail an die Unterstützern von Spendenaktionen versendet werden. 
  2. Legen Sie zunächst ein entsprechendes Template für die Dankes-E-Mail an. 
  3. Als Template-Variable wählen Sie Transaktion aus. Hierzu stehen dann neben allgemeinen Kontakten-Variablen die Transaktion-Variablen zur Verfügung.
  4. Nachdem Sie das Template angelegt haben, klicken Sie auf Spendenaktionen  und wählen Einstellungen aus. 
  5. Klicken Sie links auf den Pfeil  bei dem gewünschten Tool und wählen bearbeiten aus. Alternativ legen Sie ein neues Spendenaktions-Tool an.
  6. Klicken Sie oben auf den Reiter Formular und dann rechts im Menü auf Dankes-E-Mail.
  7. Wählen Sie das gewünschte E-Mail-Template sowie die Absender-Adresse aus und geben Sie an, ob die Absender-Signatur bei der Absender-Adresse hinzugefügt werden sollte. 
  8. Klicken Sie anschließend auf speichern 

E-Mails an Aktionsstarter

Sobald eine neue Spendenaktion angelegt wird, entsteht ein neuer Kontakt des Aktionsstarters, der nach Aktionsstart neben eine Willkommens-E-Mail weitere optionale E-Mails erhalten kann. Folgende Optionen stehen für die automatischen E-Mails zur Verfügung:

  • Willkommensnachricht: Diese E-Mail ist für das Tool erforderlich und wird umgehend nach Start der Aktion an die angegebene E-Mail-Adresse des Starters versendet. 
  • Sperrung: Falls eine Aktion von Ihnen manuell gesperrt wird, können Sie ein E-Mail-Template auswählen, welches automatisch nach Sperrung einer Aktion an den Aktionsstarter versendet wird. 
  • 10 Tage nach Aktionsstart: Diese E-Mail wird 10 Tage nach Aktionsstart versendet.
  • 30 Tage nach Aktionsstart: Diese E-Mail wird 30 Tage nach Aktionsstart versendet.
  • 10 Tage vor Aktionsende: Wenn eine Aktion in 10 Tage endet, wird diese E-Mail versendet. 
  • Hälfte des Aktionsziels wurde erreicht: Wenn z. B. eine Aktion mit 200 € als Ziel 100 € erhalten hat, wird diese E-Mail umgehend nach der entsprechenden Spende versendet. 
  • Aktionsziel wurde erreicht: Sobald das Aktionsziel erreicht wurde, wird diese E-Mail versendet. 
  • Spendenaktion beendet: Falls die Aktion nicht verlängert wurde und das End-Datum erreicht, wird eine entsprechende E-Mail versendet.
Tipp: Unten finden Sie einige hilfreiche Informationen und Tipps, wie man diese E-Mails optimal einsetzen kann. 
  1. Legen Sie pro gewünschte automatische E-Mail vorab ein entsprechendes Template an.
  2. Standardmäßig werden einige Beispiel-Templates (Kategorie: Spendenaktionen) zur Verfügung gestellt, die man entweder direkt einsetzen bzw. schnell individualisieren kann. 
  3. Falls Sie Ihre eigene Templates stattdessen anlegen möchten, wählen Sie als Template-Variable Spendenaktion aus. Hierzu stehen dann neben Kontakten-Variablen auch die Transaktion-Variablen zur Verfügung.
  4. Nachdem Sie alle gewünschten (mindestens jedoch die Willkommensnachricht) Templates angelegt haben, müssen Sie diese nun bei dem Spendenaktions-Tool auswählen. 
  5. Klicken Sie auf Spendenaktionen  und wählen Einstellungen aus. 
  6. Klicken Sie links auf den Pfeil  bei dem gewünschten Tool und wählen bearbeiten aus. Alternativ legen Sie ein neues Spendenaktions-Tool an.
  7. Klicken Sie rechts im Menü auf Community Management bzw. scrollen Sie runter zu diesem Bereich. 
  8. Hier finden Sie bei Kommunikation alle entsprechende E-Mail-Templates, die Sie auswählen können. 
  9. Wählen Sie die gewünschte Absender-Adresse für den Versand der Templates aus, sowie ob hier die Absender-Signatur hinzugefügt werden sollte. 
  10. Wählen Sie nun alle gewünschte E-Mail-Templates aus, mindestens aber ein Template für die Willkommensnachricht
  11. Soll keine E-Mail versendet werden, lassen Sie die Auswahl in diesem Feld leer. Falls Sie ein Template entfernen möchten, klicken Sie rechts auf das graue X in das Feld.
  12. Klicken Sie anschließend auf speichern .

Hinweis: Falls Sie ein anderes Template auswählen möchten oder zusätzliche Templates hinzufügen, können Sie das Tool jederzeit bearbeiten. Änderungen an bereits verknüpften Templates werden jedoch automatisch für zukünftige E-Mails übernommen. 

Hinweise und Tipps

  • Da Spendenaktionen anders als normale Spenden über ein Spendenformular laufen, sollte ein anderer Text für die Dankes-E-Mail an die Spender verwendet werden. 
  • Am besten weist man in den Dankes-E-Mails auf die Seite, wo man eine eigene Aktion starten kann. Somit können Sie Spender besser ansprechen und diese davon überzeugen, eine eigene Aktion zu starten. 
  • Für die Willkommensnachricht empfehlen wir, folgende Variable einzusetzen, damit der Aktionsstarter seine Aktion schneller direkt sehen und bei Bedarf bearbeiten kann:
          {{link}} = direkter Link zur Aktion, damit der Aktionsstarter seine Aktion sofort sehen kann, selbst wenn diese nicht in der Übersicht auftaucht.
          {{admin_link}} = Geheimer Bearbeitungslink, worüber der Aktionsstarter seine Aktion bearbeiten kann
          {{expires_at_de}} = End-Datum der Aktion im Format TT-MM-JJJJ, ggf. mit dem Hinweis, das man über den Bearbeitungslink das End-Datum jederzeit verlängern kann.  
  • Sie können auch sogenannte If/Else-Anweisungen einsetzen, um bestimmte Information in den E-Mails nur in bestimmten Fällen einzublenden, wie z. B.:
          {% if has_image == 0 %}...{% endif %} = Text zwischen Anweisungen wird nur angezeigt, wenn kein eigenes Bild hochgeladen wurde. 
  • Sie können die Templates für z. B. 10 Tage nach Aktionsstart einsetzen, um Aktionsstarter evtl. Tipps zu geben, wie der Erfolg der Aktion erhöht werden könnte oder einfach um Kontakt anzubieten, falls man evtl. Fragen haben sollte. 
  • Für das Aktionsziel wurde erreicht Template können Sie den Starter empfehlen, die Aktion zu bearbeiten und das Ziel evtl. zu erhöhen bzw. ein Update-Text ggf. mit Datum in die Beschreibung reinzuschreiben. 
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