Spendenquittungen aktivieren, konfigurieren und erstellen

Zurück zur Startseite

Spendenquittungen aktivieren, konfigurieren und erstellen

Erzeugen Sie Spendenquittungen per Knopfdruck und verschicken diese per E-Mail oder Post. Erfahren Sie hier, wie Sie die notwendige Erweiterung aktivieren und die Spendenquittungen erstellen können.

Gut zu wissen

  • Aktivieren Sie die Spendenquittungen-Funktion, um Spendenquittungen in Ihrer FundraisingBox erstellen zu können.
  • Mit einem Dokumenten-Template können Sie die Vorlage Ihrer Spendenquittungen nach Ihren Vorgaben individualisieren.
  • Über eine Smart-Suche können Spender, die eine Spendenquittung erhalten sollten, leicht aufgerufen werden. Sammelspendenquittungen werden automatisch erstellt, wenn mehrere Transaktionen der gleichen Person im gleichen Jahr ausgewählt wurden.
  • Die Daten des Spenders (Name und Hauptadresse) werden bei der Spendenquittung gespeichert und bleiben natürlich unverändert, selbst wenn sich z.B. die Hauptadresse später ändern sollte.

Aktivieren

  1. Klicken Sie auf Store  und wählen Relationship Management aus.
  2. Bei Spendenquittungen klicken Sie auf den Button Jetzt aktivieren .
  3. Aktivieren Sie dann die Checkbox bei Spendenquittung aktivieren, um zusätzliche Optionen für die Erweiterung einzublenden.
  4. Optional: Wenn Sie statt dem "Getätigt am"-Datum, das "Eingegangen am"-Datum für Ihre Spendenquittungen nutzen möchten, können Sie die Option "Eingangsdatum verwenden" anhaken. 
  5. Fortlaufende Nummer: Für jede erstellte Spendenquittung wird eine fortlaufende Nummer vergeben. Der hinterlegte Wert wird für die nächste Spendenquittung verwendet und fortlaufend erhöht. Die Nummer ist unter Dokumente > Spendenquittungen im Backend sichtbar und kann optional als Variable in Ihrem Spendenquittung-Template verwendet werden.
  6. Klicken Sie anschließend auf speichern .
Tipp: Wenn Sie das Eingangsdatum verwenden, überprüfen Sie, dass alle Transaktionen von manuellen Zahlungsweisen, für die eine Spendenquittung erstellt werden soll, ein Eingangsdatum haben.

Hinweis: Sobald eine fortlaufende Nummer gesetzt wird und anschließend eine Spendenquittung erstellt, kann zukünftig ausschließlich eine höhere Nummer als die zuletzt vergebene Nummer verwendet werden! 

Spendenquittungs-Template anlegen

  1. Spendenquittungen werden in der FundraisingBox über ein Dokumenten-Template erzeugt. D. h. zunächst ist es notwendig, ein Briefpapier anzulegen, welches für die Spendenquittungs-Dokumenten verwendet werden sollte.
  2. Falls Sie eine Signatur in Ihrer Spendenquittung einfügen möchten, laden Sie bei dem Briefpapier die gewünschte Signatur hoch. 
  3. Nachdem Sie das Briefpapier speichern, können Sie diese mit der Vorschau-Funktion kurz überprüfen.
  4. Danach können Sie mit dem Dokumenten-Template beginnen. Wichtig ist hier, Spendenquittung als Variable-Art auszuwählen. Somit können Sie direkt passende Variablen im Template einfügen, die bei Erstellung von Spendenquittungen automatisch ersetzt werden.
  5. Klicken Sie anschließend auf speichern , um Ihr Spendenquittungs-Template später einsetzen zu können.

Hinweis: Bevor Sie eine echte Spendenquittung erzeugen, empfehlen wir unbedingt die Vorschau-Funktion des Templates zu nutzen! Für Spendenquittungs-Templates können Sie Einzel- und Sammelspendenquittungen überprüfen. Somit stellen Sie sicher, dass alle Texte und Abstände Ihren Wünschen entsprechen, bevor Sie die Spendenquittungen erstellen.

Tipp: Wenn Sie eine im Briefpapier hinterlegte Signatur nutzen möchten, verwenden Sie im Dokumenten-Template die {{signature}} Variable. Wenn Sie die Spendenquittungs-Funktion zum ersten Mal aktivieren, erscheint automatisch in Ihrer FundraisingBox ein Beispiel-Template, welches Sie evtl. schneller bearbeiten können.

Transaktionen suchen

  1. Klicken Sie auf Transaktionen .
  2. Klicken Sie auf den Reiter Smart-Tags und wählen Ihren angelegten Smart-Tag aus. Alternativ erstellen Sie oben über den Button Smart-Suche   eine passende Smart-Suche
  3. Beispielhafte Suche, um alle eingegangenen Transaktionen, sowie zusätzlich nur diejenigen anzeigen zu lassen, bei der der Spendenquittungswunsch nicht "nein" (ergo: "ja" oder "am Jahresende") ist sowie mit vollständiger Adresse  aus einem Jahr zu suchen:
Tipps zur Suche nach den passenden Transaktionen:
  • Möchten Sie für Sammelquittungen auch Transaktionen berücksichtigen, die Quittungswunsch "nein" haben, können Sie das Suchkriterium Kontakt hat Transaktion im Zeitraum mit Spendenquittungswunsch ist nicht "nein" nutzen. So werden auch die Transaktionen mit Quittungswunsch "nein" eines Kontaktes gefunden, wenn gleichzeitig im gewählten Zeitraum noch andere Transaktionen mit "ja" oder "am Jahresende" existieren.
  • Mit Hilfe der Suche können Sie auch vorab problematische Transaktionen finden, um diese zu korrigieren, beispielsweise Quittungswunsch "ja", aber ohne Adresse oder ohne Eingangsdatum.

Hinweis: Die Suche soll nach Ihren Bedürfnissen individuell eingestellt werden. Wichtig ist, dass Sie nach Transaktionen suchen, da Sie nur somit einzelne Transaktionen erhalten, um evtl. Sammelquittungen automatisch erstellen lassen zu können. 

Spendenquittungen erstellen

  1. Wählen Sie bei der Suche alle gefundenen Transaktionen aus, indem Sie bei Auswahl alle Treffer einen Haken setzen.
  2. Klicken Sie rechts auf den Button Aktion wählen  und wählen Spendenquittung erstellen aus.
  3. Im Auswahlfenster wählen Sie Ihr zuvor angelegtes Template für die Spendenquittungen aus.
  4. Klicken Sie auf den Button jetzt erstellen.
  5. Bei einer größeren Anzahl an Transaktionen, werden die Spendenquittungen im Hintergrund erstellt und Sie erhalten eine E-Mail als Benachrichtigung.
  6. Nachdem die Bescheinigungen erfolgreich erstellt wurden, erhalten Sie eine detaillierte Information, wie viele Einzel- und Sammel-Spendenbescheinigungen erzeugt wurden. Über fehlerhafte Quittungen werden Sie ebenfalls informiert.
 

Hinweis: Bitte prüfen Sie vorab die Widerrufs- und Rückbuchungs-Optionen, die die Spendenden jeweils pro Zahlungsweise haben. Wenn Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Zahlungsdienstleister und Ihre Steuerberatung. Wir empfehlen die Spendenquittungen erst dann auszustellen, wenn der Geldeingang auf Ihrem Konto erfolgt und ein Widerruf des Geldes idealerweise nicht mehr möglich ist. 

Übersicht

  1. Die erstellten Spendenquittungen sehen Sie unter Dokumente .
  2. Hier finden Sie detaillierte Informationen zu jeder einzelnen Spendenquittungen.
  3. Außerdem können fehlerhafte Quittungen über den Pfeil  gelöscht werden.

Erfahren Sie in den nächsten Artikeln, wie Sie die erstellten Spendenquittungen per Post oder E-Mail versenden.

Videoanleitung

als PDF exportieren