Spendenquittungen per E-Mail verschicken

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Spendenquittungen per E-Mail verschicken

Neben dem Postversand können Sie Spendenquittungen komfortabel per E-Mail direkt aus Ihrer FundraisingBox versenden. Dies spart Kosten und Unterstützer erhalten zeitnah eine Zuwendungsbescheinigungen. In diesem Artikel erfahren Sie alles wichtige, um Spendenquittung per E-Mail zu versenden.

 
Für diese Funktion benötigen Sie das FundraisingBox-CRM und eine aktivierte E-Mail-Erweiterung.

Bei Fragen kontaktieren Sie uns.

Gut zu wissen

  • Informationen zum E-Mail-Versand finden Sie hier.
  • Kontakte benötigen eine E-Mail-Adresse, um die Spendenquittung zu übermitteln. Suchen Sie vorab nach Kontakten ohne E-Mail-Adresse, um Rückläufer zu vermeiden.
  • Bei den Spendenquittungen wird automatisch der Versand-Status per E-Mail und das Versand-Datum ergänzt.
  • Sobald der öffentliche Spendenquittungs-Link geklickt wird, ist die Eingabe der Postleitzahl erforderlich, auf welche das Dokument ausgestellt wurde. Dies erhöht die Sicherheit für den elektronischen Versand.

Hinweis: Der elektronische Versand setzt i. d. R. voraus, dass Sie dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines „Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR“ angezeigt haben. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich an Ihren Steuerberater bzw. das Finanzamt.

Einzelversand

  1. Klicken Sie auf Dokumente  und anschließend auf Spendenquittungen.
  2. Klicken Sie bei der zu versendenden Spendenquittung auf den Pfeil  und wählen per E-Mail verschicken aus.
  3. Im Webmailer tragen Sie einen Betreff, eine Nachricht  und den Link zum Download der Spendenquittung ein (wird oberhalb des E-Mail senden-Butttons angezeigt).
  4. Klicken Sie auf den Button E-Mail senden.
Tipp: Legen Sie sich ein E-Mail-Template an, um schnell und effizient zu arbeiten.

Massenversand

  1. Klicken Sie auf Dokumente  und anschließend auf Spendenquittungen.
  2. Wählen Sie die zu versendenden Spendenquittungen aus.
  3. Klicken Sie rechts auf den Button Aktion wählen  und wählen per E-Mail verschicken aus.
  4. Im Webmailer tragen Sie einen Betreff, eine Nachricht und die Variable {{receipt_link}} ein (diese wird automatisch durch den individuellen Download-Link für jede Spendenquittung ersetzt).
  5. Klicken Sie auf den Button E-Mail senden.
  6. Sie werden per E-Mail informiert, sobald die Übermittlung an den von Ihnen genutzten E-Mail-Provider abgeschlossen ist.
Tipp: Legen Sie sich ein E-Mail-Template an, um schnell und effizient zu arbeiten.

Beispiel Template-Vorlage

Um den Text für die zu versendende E-Mail nicht immer erneut eintippen zu müssen, können Sie sich ein E-Mail-Template anlegen. Dieses enthält neben den Variablen für eine persönliche Anrede auch den Link zur Spendenquittung, um diese als Empfänger herunterladen zu können. Dieses Beispiel können Sie beliebig anpassen:

Betreff: Musterhilfe - Ihre {% if receipt_type == "multi" %}Sammel-{% endif %}Spendenquittung

{{formal_greeting_de}},

wir danken Ihnen sehr herzlich für Ihre {% if donation_count == 1 %}Spende{% else %}erneuten Spenden{% endif %}. Ihre Spendenbestätigung für den Zeitraum {{receipt_donation_date_de}} können Sie mit diesem Link abrufen:
{{receipt_link}}

Zur Absicherung gegen unbefugten Zugriff geben Sie bitte nach dem Klick auf den Link Ihre Postleitzahl in das Eingabefeld ein, auf welche die Spendenquittung ausgestellt wurde.
Nach der Bestätigung startet der Download Ihrer Spendenquittung automatisch.


Vielen Dank für Ihre Unterstützung!

Hinweis: Der Text "erneuten Spenden" wird nur angezeigt, sollte der Spender bereits eine Spende an Ihre Organisation getätigt haben.

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