Wie kann ich eine SEPA-XML-Datei erzeugen und SEPA-Lastschrift-Spenden einziehen?

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Wie kann ich eine SEPA-XML-Datei erzeugen und SEPA-Lastschrift-Spenden einziehen?

Eine Spende mit SEPA-Lastschrift können Sie nur einziehen, wenn dazu ein passendes und aktives SEPA-Mandat zur Verfügung steht. Die Daten aus dem Mandat (Referenznummer, Unterschriftsdatum, IBAN und BIC) werden für die XML-Datei benötigt.

Die Listenoperation "SEPA-XML erstellen" steht Ihnen zwar immer zur Verfügung, aber um unnötige Fehlermeldungen zu vermeiden, sollten Sie nach den passenden Spenden filtern. Dies können Sie mit der Smart-Suche erledigen. Suchen Sie dort nach Spenden mit der Spendenmöglichkeit "SEPA-Lastschrift" und "hat Eingegangen-am-Datum ist leer" und "hat SEPA-Mandat mit Status aktiv". Sie können den Filter auch noch weiter einschränken, z.B. auf das "Getätigt-am-Datum in den letzten 14 Tagen" um immer die letzten Spenden zu finden, wenn diese immer zu einem bestimmten Zeitpunkt eingezogen werden. Beachten Sie auch unsere weiteren Beispiele im separaten Artikel, falls Sie z.B. einzelne Dateien für die jeweilige Lastschrift-Art benötigen. Es macht auch Sinn diese Suche als Smart-Tag zu speichern um diese schnell ausführen zu können.



In der Ergebnisliste wählen Sie nun die gewünschten Spenden aus und Sie sehen die Listenoperation "SEPA-XML erstellen".



Ein Dialog erscheint, in dem Sie das Abbuchungsdatum auswählen können. Wählen Sie den Termin aus, der mit Ihrer Prenotification übereinstimmt. Wochenenden sind automatisch deaktiviert, da an diesen Tagen kein Einzug stattfinden kann. Achten Sie bitte auch auf Feiertage, an denen keinen Bankgeschäfte stattfinden.
Wichtig:
Klären Sie auch mit Ihrer Bank die Einreichungsfristen! Es gibt Mindest- und Maximal-Fristen, die auch von der Uhrzeit abhängen können.

Mit einem Klick auf den Button geben Sie den Auftrag zur Erstellung. Die XML-Generierung ist ein komplexer Ablauf, der nun im Hintergrund stattfindet. Wenn die Erzeugung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail mit dem Download-Link. Diese Datei können Sie jetzt in Ihrer Bank-Software oder im Online-Banking nutzen.

Auch wenn die Spenden noch nicht eingegangen sind, empfehlen wir, als Vereinfachung, nun das Eingangsdatum für diese Spenden zu setzen. Nutzen Sie dazu einfach die Listenoperation auf die gleiche Suchanfrage und setzen Sie den Abbuchungstermin als Eingangsdatum. So müssen Sie nach dem Einzug nur noch einzelne ggf. fehlgeschlagene Spenden zurücksetzen.
Wichtig:
Setzen Sie das Eingangsdatum der Spenden, erst nachdem die Generierung der XML-Datei(en) abgeschlossen wurde und Sie die Datei(en) bei Ihrer Bank hochgeladen haben. Anderenfalls werden keine bzw. unvollständige Dateien erzeugt, da der XML-Generator nur Spenden konvertiert, die noch nicht als eingegangen gesetzt wurden.

Ein Beispiel:
Sie ziehen am 1.5. die Spenden vom 1.4. bis 15.4. ein.

  1. Ab dem 16.4. können Sie das XML erzeugen. Ggf. warten Sie noch auf die Bestätigung von einigen Mandaten. Warten Sie aber nicht zu lange, um die Bank-Einreichungsfrist nicht zu verpassen.
  2. Suchen Sie nach Spenden vom 1.4. bis 15.4. mit SEPA-Lastschrift und aktivem Mandat.
  3. Wählen Sie alle Spenden aus und lassen Sie ein SEPA-XML mit Abbuchungsdatum 1.5. erzeugen.
  4. Laden Sie die XML-Dateien durch die Bestätigungs-E-Mail herunter und übertragen Sie diese in Ihre Banking-Software.
  5. Selektieren Sie erneut alle Spenden und setzen Sie das Eingangsdatum auf den 1.5.
  6. Suchen Sie nun nach Spenden vom 1.4. bis 15.4. mit unbestätigtem Mandat. Diese Spenden können noch nicht eingezogen werden. Bitten Sie die Spender erneut um die Unterschrift, um ein aktives Mandat zu erhalten. Möglicherweise ist ein Einzug zum 1.5. bei diesen Spenden nun nicht mehr möglich, womit Sie eine korrigierte Prenotification verschicken müssten.
  7. Nach dem Einzug am 1.5.: vielleicht sind einzelne Spenden fehlgeschlagen oder es kam zu Rückbuchungen. Löschen Sie dann das Eingangsdatum bei diesen Spenden und klären Sie das Problem mit dem Spender, um ggf. einen weiteren Einzug zu starten. Konnte ein Einzug, z.B. wegen falschen Bankdaten nicht stattfinden, so müssen Sie auch das Mandat ändern oder ein neues anlegen.

Wichtig:

SEPA-XML-Dateien von Spenden können von Ihnen jederzeit erzeugt werden, außer bei inaktiven Mandaten, bei bereits verwendeten Einzel-Mandaten, sowie bei syntaktisch falschen Bankverbindungen.

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