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Daten exportieren und Export-Markierung setzen

Geändert am: Di, 4 Jul, 2023 um 6:07 NACHMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

Gut zu wissen
Export-Einstellungen
Daten exportieren
Export-Markierung setzen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Daten aus Ihrer FundraisingBox exportieren können.

Gut zu wissen

Sie können Ihre Daten als CSV-Dateien herunterladen. Dieses Datenformat ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Daten in eine Datenbank oder in eine Tabelle importieren wollen.
In den Export-Einstellungen können Sie jederzeit festlegen, genau welche Daten Sie zu den entsprechenden Bereichen beim Export haben möchten.
Sie können bis zu 100.000 Datensätze je Export auswählen. Für größere oder regelmäßige Datenexporte bieten wir unser API-Package an.
Sobald Sie die Einstellungen festgelegt haben, können Sie die gewünschte Daten aufrufen und leicht exportieren, um diese z. B. in einem externen Tabellenkalkulationsprogramm weiterzuverarbeiten.
Wenn Sie Ihre Daten aus der FundraisingBox exportieren möchten, können Sie eine individuelle Markierung setzen. Dadurch sind in Zukunft noch nicht exportierte Daten schneller auffindbar.

Export-Einstellungen

Bevor Sie mit Ihrem Export anfangen, prüfen Sie bitte Ihre Export-Einstellungen bzw. legen Sie die gewünschten Spalten fest:

Klicken Sie auf Konfiguration .
Wählen Sie Export aus.
Hier sehen Sie unter Einstellungen drei Dropdown-Menüs:
Trennzeichen: Wählen Sie zwischen Strichpunkt (;) und Komma (,) - Standardmäßig verwendet MS Excel den Strichpunkt. Bitte verwenden Sie den entsprechenden Trennzeichen für Ihr Programm.
Textkodierung: Wählen Sie zwischen Windows-1252 (z. B. für Excel) oder UTF-8 (z. B. für iWork).
Sprache: Wählen Sie zwischen Standard (entspricht englische Namen und Werte, wie "amount", "10.00", etc.) oder Deutsche Spaltennamen und Werte (wie "Betrag", "10,00", etc.)
Unten finden Sie nun pro FundraisingBox-Bereich entsprechende Spalten. Wenn Sie z. B. Kontakte exportieren, werden die ausgewählten Daten bei Kontakt-CSV-Spalten exportiert.
Abhängig von der ausgewählten Sprache, sehen Sie die entsprechenden Namen. Bei Deutschen Spaltennamen und Werten können Sie diese bei Bedarf mit einem Klick auf das Stift-Icon individuell nennen.
Wählen Sie nun die gewünschte Spalten aus, die Sie bei den gewünschten Bereichen exportieren möchten. Standardmäßig sind alle Spalten aktiv, Sie können aber bestimmte Spalten abwählen, falls Sie unnötige Spalten vermeiden wollen.
Klicken Sie nun auf speichern .

Tipp: In unserer Export-Beschreibung werden die verschiedenen Spalten und deren möglichen Inhalte genauer beschrieben. Beachten Sie bitte, dass das Dokument mehrere Tabellenblätter enthält.

Daten exportieren

Gehen Sie in den gewünschten Bereich, also Kontakte, Transaktionen, etc., bzw. rufen Sie eine entsprechende Suche auf.
Wählen Sie die gewünschte Einträge aus, die Sie exportieren möchten.
Klicken Sie auf Aktion wählen .
Wählen Sie exportieren aus.
Bei einer kleineren Anzahl an Einträge, kann die Datei in der Regel sofort aufgerufen bzw. heruntergeladen werden.
Falls Sie eine größere Menge an Einträge exportieren, wird der Vorgang im Hintergrund verarbeitet. Sie erhalten eine entsprechende Meldung in der FundraisingBox und können anschließend weiter arbeiten. Die Datei wird nach Erzeugung an Ihre Login-Adresse per E-Mail über einen verschlüsselten Link versendet.

Hinweis: Ausschließlich die Spalten, die Sie in der Export-Einstellungen für den Bereich ausgewählt haben, werden exportiert. Bei Bedarf können Sie diese anpassen.

Export-Markierung setzen

Mit dem FundraisingBox-CRM:

Mithilfe eines benutzerdefinierten Feldes können Sie eine individuelle Export-Markierung leicht setzen:

Legen Sie ein benutzerdefiniertes Feld, z. B. mit dem Eingabefeld "Checkbox" und Objekt "Transaktion" an.
Das Feld können Sie z. B. "Daten bereits exportiert" nennen.
Vor dem Export suchen Sie über die Smart-Suche nach Transaktionen oder Daueraufträge mit "Daten bereits exportiert - nein". Es werden dann nur Daten angezeigt, die noch nicht exportiert wurden bzw. dieses Feld noch nicht gesetzt bekommen haben.
Exportieren Sie nun die entsprechenden Daten.
Nach dem Export bleiben Sie bei den Ergebnissen, bei Bedarf können Sie die Suche erneut aufrufen.
Wählen Sie nun alle Einträge aus, die Sie exportiert haben. Wenn Sie alle exportiert haben, können Sie einfach "Alle XX Treffer" auswählen.
Klicken Sie auf Aktion wählen .
Wählen nun bearbeiten aus.
In dem Dropdown-Feld wählen Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld "Daten bereits exportiert" aus.
Setzen Sie nun ein Haken bei diesem hinzugefügten Feld.
Klicken Sie nun auf speichern .
Wenn Sie das nächste Mal Daten exportieren, werden diese Treffer entsprechend nicht mehr angezeigt, sodass Sie nicht versehentlich doppelte Datensätze exportieren.

Tipp: Falls Sie auch das Datum des Exports festlegen möchten, können Sie zusätzlich ein benutzerdefiniertes Datum-Feld anlegen und diese nach dem Export setzen.

Ohne das FundraisingBox-CRM:

Da die benutzerdefinierten Feldern ausschließlich im FundraisingBox-CRM zur Verfügung stehen, muss für Accounts ohne diese Funktion den Weg über die "Transaktions-Information" implementiert:

Rufen Sie die Transaktionen auf, die Sie exportieren möchten.
Exportieren Sie nun die gewünschten Transaktionen.
Nach dem Export bleiben Sie bei den Ergebnissen.
Wählen Sie nun alle Einträge aus, die Sie exportiert haben. Wenn Sie alle exportiert haben, können Sie einfach "Alle XX Treffer" auswählen.
Klicken Sie auf Aktion wählen .
Wählen nun bearbeiten aus.
In dem Dropdown-Feld wählen Sie "Information" aus.
Tragen Sie in das Feld eine entsprechende Information, wie z. B. "exportiert" ein.
Klicken Sie nun auf speichern .
Zukünftig können Sie noch nicht exportierte Transaktionen über die Smart-Suche filtern, z. B. mit dem Kriterium "Transaktions-Information ist leer ".
Somit lässt sich auch ohne CRM erkennen, welche Transaktionen evtl. bereits exportiert worden sind.

Hinweis: Bitte prüfen Sie evtl. vorab, ob Sie die Transaktions-Information bereits für andere Zwecke nutzen. Falls ja müssen Ihre internen Prozesse für die Filterung der exportierten Transaktionen ergänzt werden.

Tipp: Wenn Sie das "Transaktions-Information"-Feld mit exportieren, können Sie ebenfalls besser erkennen, ob eine Transaktion bereits exportiert wurde.

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