SEPA-Mandate konfigurieren und verwalten

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• SEPA-Mandatsverwaltung aktivieren
• SEPA-Mandat manuell anlegen
• SEPA-Mandat automatisch anlegen
• SEPA-Mandat bearbeiten
• SEPA-Mandate verwalten
• SEPA-Mandat löschen

Sie haben die Möglichkeit SEPA-Mandate in Ihrer FundraisingBox direkt zu verwalten, um neue Transaktionen anzulegen bzw. bestehende Daueraufträge schnell anzupassen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie SEPA-Mandate konfigurieren und verwalten können. 

Gut zu wissen

• Um SEPA-Mandate in der FundraisingBox verwalten zu können, muss diese Funktion vorab aktiviert werden.
• Sie haben die Möglichkeit, SEPA-Mandate manuell anzulegen, um z. B. Bankverbindungen von Daueraufträgen zu aktualisieren oder manuelle Transaktionen anzulegen.
• Online-Transaktionen von relevanten Zahlungsweisen erzeugen automatisch SEPA-Mandate.
• Alle Arten von SEPA-Mandate, welche Sie in Ihrer FundraisingBox haben, können jederzeit schnell verwaltet werden.

SEPA-Mandatsverwaltung aktivieren

1. Klicken Sie auf Account  und wählen SEPA-Details aus.
2. Unter Mandat-Einstellungen können Sie Überschrift sowie die Texte für Einzel- und Dauer-Mandate individualisieren.
3. Bei den Angaben zu Ihrer Organisation geben Sie alle vollständige Organisations-Information an. Diese werden für die SEPA-Mandate automatisch hinterlegt.
4. Klicken Sie anschließend auf speichern .

SEPA-Mandat manuell anlegen

1. Gehen Sie auf den gewünschten Kontakt und klicken dort auf den Reiter Dokumente.
2. Klicken Sie im unteren Bereich bei SEPA-Mandate auf den Plus-Button .
3. Füllen Sie im Anschluss das eingeblendete Formular aus:
   • Status: nur Transaktionen mit einem "aktiven" Mandat können eingezogen werden. Ein aktives Mandat muss auch ein Datum der Unterschrift haben, welches für die XML-Generierung benötigt wird.
   • Art: Ein Einzel-Mandat kann nur einmal verwendet werden, ein Dauer-Mandat beliebig oft.
   • Herkunft: wenn Sie z.B. eine bereits unterschriebene Einzugsermächtigung haben, gilt diese weiter als SEPA-Mandat und Sie können dies hier auswählen.
   • Bankverbindung: Sie können Kontoinhaber und IBAN (optional: mit BIC) selbst eintragen oder Sie wählen ein Konto aus, das bereits bei dem Kontakt gespeichert ist. Zur Auswahl stehen nur Bankkonten mit IBAN. 
   • Mandatsreferenznummer: Sie können hier eine eigene Referenznummer eingeben oder leer lassen, dann wird von Ihrer FundraisingBox automatisch eine accountübergreifend eindeutige Nummer generiert.
   • Letzte Nutzung: zeigt an, wann das Mandat zuletzt genutzt wurde. Bei neuen Mandaten ist dieses Feld leer zu lassen.
   • Unterschrift am: muss gesetzt werden, wenn es ein aktives Mandat ist.
   • Übermittelt am / per: hier können Sie festhalten, wann und wie das Mandat an den Kontakt übermittelt wurde.
4. Falls Sie eine Datei zu dem Mandat haben, können Sie diese mit einem Klick auf Unterschriebenes Mandat hochladen ebenfalls ablegen.
5. Klicken Sie anschließend auf speichern  .

Das SEPA-Mandat ist nun hinterlegt und kann bei Bedarf für eine Transaktion / einen Dauerauftrag verwendet werden.

SEPA-Mandat automatisch anlegen

• Transaktionen via entsprechende SEPA-Zahlungsweisen über ein Online-Formular legen automatisch ein SEPA-Mandat an. Abhängig von den Payment-Einstellungen, können solche Mandate elektronisch unterschrieben und somit automatisch aktiviert werden.
• Wenn Sie den Download des Mandats in der Dankes-E-Mail oder Erfolgsnachricht anbieten, werden Angaben zu übermittelt am und übermittelt per automatisch gesetzt.
• Die Referenznummern der SEPA-Mandate werden selbst accountübergreifend absolut eindeutig generiert, u.a. für den Fall, dass Sie mehrere FundraisingBox-Accounts verwenden.
• Selbst automatisch erzeugte SEPA-Mandate können verwaltet und bei Bedarf bearbeitet werden.

SEPA-Mandat bearbeiten

1. Gehen Sie auf den gewünschten Kontakt und klicken dort auf den Reiter Dokumente.
2. Im unteren Bereich bei SEPA-Mandate finden Sie alle SEPA-Mandate zu diesem Kontakt.
3. Klicken Sie links auf den Pfeil  neben den gewünschten SEPA-Mandat und wählen bearbeiten aus.
4. Geben Sie die Änderungen ein und klicken Sie auf speichern  .

Falls Sie einen Lastschrift-Dauerauftrag zusätzlich beenden möchten, muss dies in der Dauerauftrags-Verwaltung umgesetzt werden.

SEPA-Mandate verwalten

Sie können SEPA-Mandate direkt bei den Kontakten, über eine Smart-Suche oder in der vollständigen Übersicht verwalten:

1. Klicken Sie auf Dokumente  und wählen SEPA-Mandate aus.
2. Über den Reiter Suche können Sie eine schnelle Suche anhand von bestimmten Kriterien anstoßen.
3. Über den Reiter Smart-Tags können Sie evtl. gespeicherte Smart-Suchen von SEPA-Mandate aufrufen. 
4. Unten sehen Sie einen Übersicht der SEPA-Mandate:
   • Mandatsreferenznr.: zeigt die entsprechende Mandatsreferenznummer an. Mit einem Klick auf die Nummer können Sie alle Details des SEPA-Mandates sehen sowie eine PDF-Datei herunterladen.
   • Status: zeigt an, welche Status ein SEPA-Mandat hat - grün für aktiv, orange für unbestätigt und rot für widerrufen.
   • Erstellt: Datum, an dem das Mandat erstellt wurde.
   • Letzte Nutzung: Datum, an dem das Mandat zuletzt verwendet wurde (d. h. wenn eine Transaktion aus dem SEPA-Mandat erstellt wurde).
   • Kontakt: Kontakt des SEPA-Mandates. Mit einem Klick auf den Name, kann der Kontakt sofort aufgerufen werden.
   • Bankverbindung: genaue Bankverbindung, welche für das SEPA-Mandat hinterlegt ist.
   • Art: Dauer-Mandat oder Einzel-Mandat
   • Ursprung: Anderes, Einzugsermächtigung oder Papier. Für Online-Transaktionen wird Anderes standardmäßig ausgewählt.
   • Übermittelt: zeigt an, wann, ob und über welchen Weg (per Post oder per E-Mail) das SEPA-Mandat übermittelt wurde. Wenn das SEPA-Mandat in der Dankes-E-Mail übermittelt wird, ist diese Information automatisch gesetzt. 
5. Auch hier können Sie Mandate bearbeiten bzw. mehrere Mandate auswählen, um über Aktion wählen   bis zu 100.000 Mandate gleichzeitig herunterzuladen, zu exportieren, etc.

Sie haben auch die Möglichkeit, SEPA-Mandate von Transaktionen und Daueraufträge direkt über die entsprechende Seiten aufzurufen. 

1. Klicken Sie auf Transaktionen oder Daueraufträge bzw. rufen Sie eine entsprechende Smart-Suche auf.
2. In der Spalte zur Zahlungsweise finden Sie neben den entsprechenden Zahlungsweisen ein Dokumenten-Icon  (die Farbe entspricht dem Status des Mandates).
3. Mit einem Klick auf das Icon können Sie das SEPA-Mandat aufrufen und somit schnell verwalten bzw. die Transaktionen zu diesem Mandat sehen.

SEPA-Mandat löschen

1. Wählen Sie in der Übersicht bzw. bei dem Kontakt die entsprechende SEPA-Mandate aus.
2. Klicken Sie oben rechts auf Aktion wählen  .
3. Selektieren Sie löschen und bestätigen Sie den Vorgang.
   • Hinweis: Ein SEPA Mandat ist nur löschbar, wenn daran noch keine Transaktion bzw. kein Dauerauftrag verknüpft ist oder war
     • Um bereits verwendete SEPA Mandate final löschen zu können sind folgende Voraussetzungen nötig:
       • Die verknüpfte Transaktion muss gelöscht sein
       • UND das SEPA Mandat muss den Status "widerrufen" haben und das Datum "Letzte Nutzung muss geleert sein