SEPA-Mandate konfigurieren und verwalten

INHALTSVERZEICHNIS

• Das solltest Du über SEPA-Mandate wissen
• SEPA-Mandatsverwaltung konfigurieren
• SEPA-Mandat manuell anlegen
  • Angaben für das SEPA-Mandat
• SEPA-Mandat automatisch anlegen
• SEPA-Mandat bearbeiten
• SEPA-Mandate zentral verwalten
  • Informationen in der Mandatsübersicht
• SEPA-Mandat über eine Transaktion oder einen Dauerauftrag aufrufen
• SEPA-Mandat löschen
  • Ein ungenutzes SEPA-Mandat löschen
  • Ein bereits verwendetes SEPA-Mandat löschen

Mit SEPA-Mandaten verwaltest Du die Einzugsermächtigungen Deiner Kontakte direkt in der FundraisingBox. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die Mandatsverwaltung einrichtest und SEPA-Mandate anlegst, bearbeitest, verwaltest und löschst. 

Das solltest Du über SEPA-Mandate wissen

• Bevor Du SEPA-Mandate verwalten kannst, musst Du die Mandatsverwaltung in Deinem Account konfigurieren.
• Du kannst SEPA-Mandate manuell anlegen, zum Beispiel um Bankverbindungen für Daueraufträge zu aktualisieren oder manuelle Transaktionen anzulegen.
• Bei Online-Transaktionen mit entsprechenden SEPA-Zahlungsweisen erstellt die FundraisingBox das Mandat automatisch.
• Manuell und automatisch erstellte SEPA-Mandate kannst Du anschließend zentral verwalten und bearbeiten.

SEPA-Mandatsverwaltung konfigurieren

Hinterlege zunächst die Angaben, die für Deine SEPA-Mandate verwendet werden sollen.

1. Öffne links im Menü Account und wähle SEPA-Details.
   
2. Lege unter Mandat-Einstellungen die Überschrift sowie die Texte für Einzel- und Dauer-Mandate fest.
3. Trage unter den Angaben zu Deiner Organisation alle erforderlichen Organisationsdaten vollständig ein. Die FundraisingBox übernimmt diese Angaben automatisch in Deine SEPA-Mandate.
   
4. Klicke unten links auf den blauen Button Speichern.
   

Hinweis: Wenn Du Deine Gläubiger-ID ändern musst, wende Dich direkt an den FundraisingBox Support.

SEPA-Mandat manuell anlegen

Du kannst ein SEPA-Mandat direkt bei einem Kontakt hinterlegen. Diese Funktion ist im FundraisingBox-CRM verfügbar.

Info: Wenn Du Fragen zur Verfügbarkeit dieser Funktion hast, kontaktiere unseren FundraisingBox-Support.

1. Gehe links im Menü zu Kontakte.
   
2. Sucher dort den gewünschten Kontakt und klicke auf dessen Namen, um die Übersichtsseite für diesen zu öffnen.
3. Wechsle dort zum Reiter Dokumente.
   
4. Klicke im Bereich SEPA-Mandate auf den Plus-Button.
5. 
6. Fülle das Formular für das neue Mandat aus.
   

Angaben für das SEPA-Mandat

• Status: Nur Transaktionen mit einem aktiven Mandat können eingezogen werden. Ein aktives Mandat benötigt außerdem ein Unterschriftsdatum, da dieses für die XML-Generierung erforderlich ist.
• Art: Ein Einzel-Mandat kannst Du nur einmal verwenden. Ein Dauer-Mandat lässt sich mehrfach verwenden.
• Herkunft: Hier kannst Du beispielsweise angeben, dass eine bereits unterschriebene Einzugsermächtigung als SEPA-Mandat weiterverwendet wird.
• Bankverbindung: Trage Kontoinhaber*in und IBAN sowie optional die BIC ein. Alternativ kannst Du ein bereits beim Kontakt gespeichertes Konto auswählen. Zur Auswahl stehen nur Bankkonten mit IBAN.
• Mandatsreferenznummer: Trage eine eigene Referenznummer ein oder lasse das Feld leer. In diesem Fall erzeugt die FundraisingBox automatisch eine accountübergreifend eindeutige Nummer.
• Letzte Nutzung: Hier siehst Du, wann das Mandat zuletzt verwendet wurde. Bei einem neuen Mandat lässt Du dieses Feld leer.
• Unterschrift am: Für ein aktives Mandat musst Du ein Datum eintragen.
• Übermittelt am / per: Dokumentiere hier, wann und auf welchem Weg das Mandat an den Kontakt übermittelt wurde.

Anschließend kannst Du das Mandat speichern:

1. Wenn Dir eine Datei zum Mandat vorliegt, klicke auf Unterschriebenes Mandat hochladen und hinterlege die Datei.
   
2. Klicke unten links auf Speichern.
   

Das Mandat ist jetzt beim Kontakt hinterlegt. Du kannst es anschließend für eine manuelle Transaktion oder einen Dauerauftrag verwenden.

Hinweis: Ein Einzel-Mandat mit einem Datum unter Letzte Nutzung kannst Du nicht erneut verwenden. Bei einem Dauer-Mandat mit einer letzten Nutzung werden weitere Lastschriften als Folge-Transaktionen gekennzeichnet.

SEPA-Mandat automatisch anlegen

Bei Transaktionen über entsprechende SEPA-Zahlungsweisen in einem Online-Formular erstellt die FundraisingBox das SEPA-Mandat automatisch.

• Abhängig von Deinen Payment-Einstellungen kann das Mandat elektronisch unterschrieben und dadurch automatisch aktiviert werden.
• Wenn Du den Download des Mandats in der Dankes-E-Mail oder Erfolgsnachricht anbietest, setzt die FundraisingBox die Angaben Übermittelt am und Übermittelt per automatisch.
• Die Mandatsreferenznummer wird accountübergreifend eindeutig generiert. Das gilt auch, wenn Du mehrere FundraisingBox-Accounts verwendest.
• Automatisch erstellte Mandate kannst Du anschließend wie manuell erstellte Mandate verwalten und bearbeiten.

SEPA-Mandat bearbeiten

Ein bestehendes Mandat kannst Du direkt über den zugehörigen Kontakt bearbeiten.

1. Gehe links im Menü zu Kontakte.
   
2. Sucher dort den gewünschten Kontakt und klicke auf dessen Namen, um die Übersichtsseite für diesen zu öffnen.
3. Wechsle dort zum Reiter Dokumente.
   
4. Scrolle zum Bereich SEPA-Mandate. Dort findest Du alle Mandate des Kontakts.
5. Klicke beim gewünschten Mandat auf den Pfeil und wähle bearbeiten.
   
6. Nimm die gewünschten Änderungen vor.
7. Klicke unten links auf Speichern.
   

Hinweis: Wenn Du zusätzlich einen Lastschrift-Dauerauftrag beenden möchtest, musst Du dies separat in der Dauerauftragsverwaltung durchführen.

Tipp: Du kannst ein SEPA-Mandat auch direkt über die zentrale SEPA-Mandatsübersicht bearbeiten. Diese findest Du links im Menü unter Dokumente > SEPA-Mandate.

SEPA-Mandate zentral verwalten

Du kannst Deine SEPA-Mandate direkt bei einzelnen Kontakten, über Smart-Suchen oder über die zentrale Übersicht aufrufen.

1. Öffne Dokumente und wähle SEPA-Mandate.
   
2. Nutze den Reiter Suche, um Mandate anhand bestimmter Kriterien zu finden.
   
3. Über Smart-Tags kannst Du gespeicherte Smart-Suchen für SEPA-Mandate aufrufen.
   
4. In der Übersicht findest Du die vorhandenen SEPA-Mandate und die wichtigsten Informationen dazu.

Informationen in der Mandatsübersicht

• Mandatsreferenznr.: Zeigt die Mandatsreferenznummer. Klicke auf die Nummer, um die Details aufzurufen und eine PDF-Datei herunterzuladen.
• Status: Zeigt den Status farblich an: Grün steht für aktiv, Orange für unbestätigt und Rot für widerrufen.
• Erstellt: Zeigt das Erstellungsdatum des Mandats.
• Letzte Nutzung: Zeigt, wann zuletzt eine Transaktion aus diesem Mandat erstellt wurde.
• Kontakt: Zeigt den zugehörigen Kontakt. Über den Namen kannst Du den Kontakt direkt öffnen.
• Bankverbindung: Zeigt die für das Mandat hinterlegte Bankverbindung.
• Art: Zeigt, ob es sich um ein Dauer-Mandat oder Einzel-Mandat handelt.
• Ursprung und Übermittlung: Der Ursprung kann Anderes, Einzugsermächtigung oder Papier sein. Bei Online-Transaktionen wird standardmäßig Anderes verwendet. Zusätzlich siehst Du, ob, wann und auf welchem Weg das Mandat übermittelt wurde. Bei einer Übermittlung über die Dankes-E-Mail setzt die FundraisingBox diese Information automatisch.

In der Übersicht kannst Du einzelne Mandate bearbeiten. Du kannst außerdem mehrere Mandate markieren und oben rechts über Aktion wählen bis zu 100.000 Mandate gleichzeitig herunterladen, exportieren oder weitere verfügbare Aktionen ausführen.

SEPA-Mandat über eine Transaktion oder einen Dauerauftrag aufrufen

Verknüpfte Mandate kannst Du auch direkt über Transaktionen und Daueraufträge öffnen.

1. Öffne Transaktionen oder Daueraufträge. Alternativ kannst Du eine entsprechende Smart-Suche aufrufen.
   
2. Suche in der Spalte für die Zahlungsweise nach dem Dokumenten-Icon. Seine Farbe entspricht dem Status des zugehörigen Mandats. Blau = aktiv, Orange = unbestätigt, Rot = widerrufen.
   
3. Klicke auf das Icon, um das SEPA-Mandat zu öffnen. Dort kannst Du das Mandat verwalten und die damit verbundenen Transaktionen einsehen.

SEPA-Mandat löschen

Ob Du ein SEPA-Mandat löschen kannst, hängt davon ab, ob es bereits verwendet oder mit einer Transaktion beziehungsweise einem Dauerauftrag verknüpft wurde.

Ein ungenutzes SEPA-Mandat löschen

1. Öffne über Dokumente > SEPA-Mandate die SEPA-Mandatsübersicht oder gehen wie oben beschrieben zu dem zugehörigen Kontakt.
   
2. Klicke auf das kleine Dreieck neben der Mandatsreferenznummer des SEPA-Mandates, dass Du löschen möchtest.
3. Wähle löschen und bestätige den Vorgang.
   

Ein bereits verwendetes SEPA-Mandat löschen

Wenn das Mandat bereits verwendet wurde, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die verknüpfte Transaktion ist gelöscht.
• Das SEPA-Mandat hat den Status Widerrufen.
• Das Feld Letzte Nutzung ist leer.

Hinweis: Prüfe vor dem Löschen von Daten Deine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.