Daten korrekt importieren


Pauschal kann man dies natürlich nicht sagen. Es wird klare Spalten wie Vorname, Telefon, Adresse etc. geben, die problemlos einem Feld in der FundraisingBox zugeordnet werden kann. Aber dann gibt es auch individuelle Felder, die es in der FundraisingBox nicht gibt.

Im folgenden einige nützliches Tipps:

Beispiel 1: Tags und benutzerdefinierte Felder

Beispieltabelle

Spalte C: hier ist mit Wahrheitswerten (ja, nein, 0, 1, etc.) definiert, ob der Kontakt ein Sponsor ist oder nicht. Hier bietet es sich an, diese Spalte als Kontakt-Tag zu importieren. Die Kontakte erhalten dann den Tag "Sponsor” wenn "ja” in der Zeile steht, alle anderen Personen bekommen den Tag nicht.

Spalte D: bei einer überschaubaren Anzahl an immer gleichen Werten in einer Spalte (hier Städte) macht es auch hier Sinn diese Spalte als Kontakt-Tag zu importieren. Die Kontakte erhalten dann den Tag "Augsburg”, "Berlin”, etc. Nach dem Import kann man auf Wunsch dann auch die erstellten Tags umbenennen z.B. "Einsatzort Augsburg”, usw.

Spalte E: hier gibt es viele verschiedene Werte, die ggf. teilweise sogar ähnlich sind, aber nicht gleich geschrieben sind. In so einem Fall bietet es sich an diese Spalte in ein benutzerdefiniertes Feld "Branche” zu importieren. Die benutzerdefinierten Felder muss man vor dem Import anlegen.

Eine Zuordnung könnte also so aussehen: 

Beispiel 2: Information und Notizen

Beispieltabelle

Spalten mit längeren Texten sollten als Notiz oder in die Kontakt-Information importiert werden. Der Hauptunterschied liegt darin, dass die Kontakt-Information immer in der Visitenkarte des Kontaktes abrufbar ist, Notizen hingegen wandern mit der Zeit im Kommunikationsverlauf nach hinten, falls diese nicht angepinnt sind. Für kurze wichtige Informationen, die auch nicht in ein extra angelegetes benutzerdefiniertes Feld passen, bietet sich die Kontakt-Information an. Zum Beispiel auch für temporäre Informationen, die nach einer Zeit wieder rausgelöscht werden. Damit man nach dem Import nachvollziehen kann woher der Text stammt wird der Spaltenname vorangestellt. Im Beispiel würde also bei Max Mustermann der Text "Information: gerade im Ausland” in die Kontakt-Information importiert werden.
Längere Texte, die in der Regel auch dauerhaft erhalten bleiben sollen, sollten als Notiz importiert werden.



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