Kontakte zu CleverReach synchronisieren

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Wichtige Hinweise
• Kontakte zu CleverReach synchronisieren
• Was passiert bei der Synchronisation?

Sobald Sie die CleverReach Erweiterung aktiviert und verknüpft haben, können Sie Kontakte aus Ihrer FundraisingBox auswählen und an CleverReach übertragen.

Gut zu wissen

• Kontakte in Ihrem FundraisingBox CRM können mit wenigen Klicks an Ihren CleverReach-Account übermittelt werden. 
• Sie können Kontakte auch an unterschiedlichen Listen übertragen. Neue Listen in CleverReach werden automatisch bei der Übermittlung in der FundraisingBox zur Auswahl stehen. 
• Weitere wichtige Hinweise zur Synchronisation sowie zum Double-Opt-In-Verfahren (DOI) finden Sie unten. 

Wichtige Hinweise

• Die Übermittlung von Kontakten findet nur in eine Richtung (FundraisingBox > CleverReach) statt. D. h. bei Abmeldungen in CleverReach werden keine Einstellungen automatisch zurück in die FundraisingBox übertragen.
• Double-Opt-Ins können Sie mit unserer separaten DOI-Funktion einholen
  • Double Opt-In für Ihre FundraisingBox-Formulare aktivieren und konfigurieren
  • Double Opt-In für die E-Mail-Adressen der Kontakte in Ihrer FundraisingBox verwenden
• Die Synchronisation ist nur für FundraisingBox Nutzer mit mindestens Leserechten auf Payment -> Zahlungsweisen / Store möglich.
• Die Empfänger-Liste muss vorab in CleverReach angelegt werden, damit sie in der FundraisingBox für die Synchronisation ausgewählt werden kann.
• Kontakte ohne E-Mail-Adresse können nicht zu CleverReach übertragen werden.
• Es können Kontakte mit dem Status "Double Opt-In bestätigt" übertragen werden - zusätzlich können auch Kontakte mit "Single Opt-In" dabei inkludiert werden.

Kontakte zu CleverReach synchronisieren

1. Prüfen Sie vorab in Ihrem CleverReach Account, ob die gewünschte Empfänger-Liste bereits angelegt ist. Falls nicht, legen diese vorab an.
2. Filtern und wählen Sie die gewünschten Kontakte in Ihrer FundraisingBox. Dafür haben Sie diese Optionen:
   • a) Unter dem Menüpunkt Double Opt-In > E-Mailadressen
   • b) Unter dem Menüpunkt Kontakt (Liste oder in einem einzelnen Kontakt)
   • c) In der Smart-Suche nach Kontakten
3. Nach der Auswahl der Kontakte: Klicken Sie oben auf Aktion wählen .
4. Klicken Sie auf die Option "mit Newsletter-Tool synchronisieren".
5. Wählen Sie nun die gewünschte Empfänger-Liste aus, in welche die Synchronisation stattfinden soll.
6. Optional können Sie diese Funktionen prüfen, ob Sie diese zusätzlich auswählen möchten:
   
7. Schließen Sie den Vorgang mit Klick auf “synchronisieren” ab.

Nach erfolgreicher Synchronisation erhalten Sie eine detaillierte Auskunft darüber, wie viele Kontakte synchronisiert wurden, wie viele davon angemeldet wurden und wie viele Kontakte nicht synchronisiert werden konnten, weil z.B. keine E-Mail-Adresse vorhanden oder beim Kontakt kein passender DOI-Status vorhanden war.

Was passiert bei der Synchronisation?

• Neben der E-Mail-Adresse werden auch Anrede, Titel, Vor- und Nachname oder Unternehmensname an CleverReach übermittelt.
• Die nötigen Felder werden automatisch für Sie in CleverReach angelegt. Somit können Sie in Ihrem Newsletter die Empfänger personalisiert ansprechen.
• Auch das Feld "Ansprache für Brief / E-Mail" wird übertragen. Mithilfe der IF/ELSE-Anweisung in den CleverReach-Templates (externer Hilfe-Link) können Sie diese spezielle Ansprache nutzen, wenn Sie vorhanden ist.
• Wenn der DOI-Status "Double Opt-In bestätigt" ist (oder "Single Opt-In", falls Sie die Funktion "auch Single Opt-Ins exportieren" zuvor aktiviert haben), wird der Kontakt in der CleverReach-Liste neu angelegt oder falls der Kontakt bereits vorhanden ist, wird dieser aktualisiert.
• Kontakte mit dem DOI-Status "kein Opt-Status" oder "Double Opt-In ausstehend" werden nicht übertragen, genauso wenig wie "Single Opt-In" Kontakte (falls Sie die Funktion "auch Single Opt-Ins exportieren" zuvor nicht aktiviert hatten).
  • Wichtig: Eine Abmeldung wird in CleverReach dabei nicht durchgeführt.

Ein Beispiel:

• Bei einer Spende wird im Spendenformular die Checkbox "Informationswunsch” (kann im Formular nach außen z.B. "Ich möchte weitere Informationen erhalten." heißen) angeklickt.
• Dadurch wird die E-Mailadresse des Kontaktes in die Double Opt-In > E-Mailadressen Liste übertragen mit dem Status "Double Opt-In ausstehend".
• Parallel wurde die DOI E-Mail verschickt und, sobald der darin enthaltene Link von der Person geklickt wurde, ändert sich der Status auf "Double Opt-In bestätigt".
• Sollten Ihre Unterstützer bei einer zukünftigen Spende die Checkbox "Informationswunsch” nicht mehr aktivieren (bzw. diese Checkbox in einem anderen Formular gar nicht abgefragt), wird die Einstellungen in Ihrer FundraisingBox unverändert gelassen, da dies keinem Opt-Out entspricht.
• Sie bestimmen erst über die o.g. Möglichkeiten, wann Sie die Kontakte zu CleverReach in Ihre Liste übertragen.