Bank Sync Import-Profile: Zeit und Klicks sparen beim Import

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Videoanleitung
• Import-Profil anlegen
  • Import-Profil als Standard definieren
• Import-Profil verwenden
  • Einzelne Transaktion "bearbeiten und importieren"
  • Listenoperation von "bearbeiten und importieren"
• Achtung - Import-Profil gewinnt vor automatischer Verwendungszweck-Analyse

Gut zu wissen

Die Import-Profile sollen Ihnen wertvolle Zeit im Bank Sync sparen, indem Sie wiederkehrende Muster an Transaktions-Felder-Belegungen in den Import-Profilen speichern können und dann beim Bank Sync "bearbeiten und importieren" Prozess nur noch auswählen müssen.

• Die Import-Profile belegen ausgewählte Felder (bei Bedarf mit bestimmten Werten) vor, Sie können beim "bearbeiten und importieren" diese jederzeit noch verändern (andere Werte setzen).
• Die Import-Profile greifen ausschließlich bei der "bearbeiten und importieren" Funktion im Bank Sync - nicht bei der "importieren" Funktion.

Videoanleitung

In diesem 5-minütigen Video erklären wir, wie die Import-Profile angelegt werden können, zu verwenden sind und (wichtig) wie sie sich im Zusammenspiel mit der automatischen Verwendungszweck-Analyse verhalten:

Import-Profil anlegen

Sie können so viele verschiedenen Profile anlegen, wie Sie möchten - sie gelten global für Ihren FundraisingBox Account, d.h. alle Logins, die im Bank Sync arbeiten können, können Import-Profile anlegen/bearbeiten/löschen und verwenden. Ein Profil ist immer dann sinnvoll, wenn es Gemeinsamkeiten zwischen den verschiedenen Transaktions-Fällen gibt, die Sie mit dem Bank Sync importieren, z.B. gleiche Felder.

Gehen Sie auf Payment > Bank Sync > Einstellungen und klicken Sie entweder auf das blaue "+" oder oben rechts auf "Neues Profil", um ein neues Import-Profil anzulegen:

Anschließend öffnet sich die Maske zur Anlage eines neuen Profils:

• Vergeben Sie hier nun einen internen Profil-Namen und wählen alle Transaktions- und/oder Kontakt-Felder aus, die Sie vorwählen oder vorbelegen möchten.
• Zusätzlich können Sie über die optionale Checkbox bei maximal einem Import-Profil wählen, dass Sie dieses "Als Standard-Profil definieren", wenn die Angaben ohne weiteren Klick vorbelegt werden sollen
• Beispiel für ein angelegtes Profil könnte z.B. sein:
  

Hinweise:

• Wenn das Kontakt-Feld "Geburtsdatum" hinzugefügt wird, ist es in der Bearbeitung des Import-Profils immer ausgegraut, bei einem echten Datensatz wäre es natürlich befüllbar - es ist nur kein Feld, das vorbelegt werden kann - es kann nur vorausgewählt werden, damit es später nicht erst manuell hinzugefügt werden muss. Das Befüllen bleibt in diesem Fall natürlich trotzdem ein nötiger Schritt beim "bearbeiten und importieren" Prozess.
• Es ist, wie im Screenshot-Beispiel auch möglich, Felder wie z.B. "Tags" leer vorzuwählen, in dem Fall würde kein Tag ergänzt werden, sondern, wie beim Geburtstag-Fall auch, das Feld "Tags" direkt geöffnet bereitgestellt werden.
• Sähe dann so beispielhaft beim "bearbeiten und importieren" Schritt später aus:
  

Import-Profil als Standard definieren

Sie können dies entweder in der Anlage/Bearbeitung eines Import-Profils aktivieren:

Alternativ über den Pfeil in der Import-Profil-Übersicht in den Einstellungen:

Diese Funktion sollte für Ihr häufigstes Profil genutzt werden, wenn dies auf die Mehrheit der Transaktionen, die Sie im Bank Sync bearbeiten, zutrifft. Es bewirkt, dass bei der "bearbeiten und importieren" Nutzung das Import-Profil direkt vorausgewählt ist:

Wenn Sie kein "Standard-Profil" nutzen, dann wird standardmäßig kein Profil vorgewählt und Sie können es im Dropdown nachträglich selbst wählen:

Import-Profil verwenden

Im regulären "bearbeiten und importieren" Prozess des Bank Syncs können Sie die Import-Profile entweder in der Einzel-Bearbeitung oder in der Listenoperation nutzen.

Hinweis: Das Import-Profil gewinnt vor automatischer Verwendungszweck-Analyse. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Einzelne Transaktion "bearbeiten und importieren"

In der Bank Sync Arbeitsliste wählen Sie an einer einzelnen Zeile den Pfeil und klicken dort auf "bearbeiten und importieren":

Nun öffnet sich die Bearbeitungs-Maske und, sofern Sie ein "Standard-Profil" ausgewählt hatten, wir dieses direkt reingeladen. Andernfalls können Sie hier das Import-Profil noch wählen - Beispiel:

Listenoperation von "bearbeiten und importieren"

Falls Sie mehrere Transaktionen auf einmal im Bank Sync "bearbeiten und importieren" und dabei ein Import-Profil anwenden möchten, nutzen Sie dafür die Checkboxen und rechts das "Aktion wählen" Menü:

Nun öffnet sich die Bearbeitungs-Maske und, sofern Sie ein "Standard-Profil" ausgewählt hatten, wir dieses direkt reingeladen. Andernfalls können Sie hier das Import-Profil noch wählen - Beispiel:

Nun können Sie die Transaktionen bequem importieren und sparen viel Zeit und Klicks.

Achtung - Import-Profil gewinnt vor automatischer Verwendungszweck-Analyse

Wie im Video erwähnt: Die automatische Verwendungszweck-Analyse kann auch bereits "sicher" Daten aus dem Verwendungszweck vorbelegen, dies können Projekte oder Spendenquittungs-Wünsche sein. Wichtig zu wissen:

Die Import-Profile gewinnen immer, d.h. falls die automatische Verwendungszweck-Analyse z.B. ein Projekt oder Spendenquittungs-Wunsch vorbelegt und im Import-Profil abweichende Werte dazu gesetzt werden, dann wird das Import-Profil diese ohne Warnung überschreiben!

Beispiel, wenn das Import-Profil nicht die Felder Projekt und Spendenquittungs-Wunsch beeinflusst - hier werden beide Angaben durch die automatische Verwendungszweck-Analyse gefunden (das Import-Profil macht hier nichts):

Anderes Beispiel - hier wird durch das Import-Profil ein anderes Projekt vorbelegt, als in der automatischen Verwendungszweck-Analyse gefunden wird. Das Import-Profil gewinnt immer ohne zusätzliche Warnung.
Das Projekt wird vom Import-Profil genommen, während (in diesem Beispiel) der Spendenquittungs-Wunsch weiterhin von der automatischen Verwendungszweck-Analyse genommen wird (weil das Import-Profil hierzu keinen Wert hat):