Manuelle Kontakt-Tags anlegen und verwalten

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Tags anlegen
• Tags zuweisen
  • Einzeln in der Kontakt-Ansicht
  • Massenzuweisung via Listenoperation
• Tags entfernen
  • Einzeln in der Kontakt-Ansicht
  • Massenentfernung via Listenoperation
• Tags verwalten

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie manuelle Tags für CRM Kontakte anlegen, an diese vergeben und nachträglich verwalten können. 

Gut zu wissen

• Tags sind Kategorisierungen, Typisierungen, Gruppierungen und Bezeichnungen, die Sie einem Kontakt zuordnen können.
• Ein Kontakt kann mehrere Tags bekommen. Beispiele: Teilnehmer Workshop, VIP, Ehrenamt.
• Um bei einer größeren Anzahl von Tags den Überblick zu behalten, können diese in farblich getrennte Gruppen sortiert werden.
• Abhängig von Ihren Wünschen können neben Tags  auch Smart-Tags oder benutzerdefinierten Felder verwendet werden.

Tags anlegen

1. Klicken Sie auf Tags .
2. Klicken Sie auf manuelle Tags.
3. Klicken Sie oben rechts auf Tag hinzufügen .
4. Das Tag können Sie nun einen selbstdefinierten Namen, wie z. B. Ehrenamt, vergeben.
5. Optional kann eine Beschreibung für das Tag vergeben werden. 
6. Wählen Sie die Farbe für das Tag aus.
7. Klicken Sie auf speichern .

Tags zuweisen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Tags zu vergeben. Diese können direkt bei einem einzelnen Kontakt ergänzt oder via Listenoperation wahlweise mehreren Kontakten gleichzeitig vergeben werden:

Einzeln in der Kontakt-Ansicht

1. Rufen Sie den gewünschten Kontakt auf.
2. Klicken Sie oben neben dem Nutzer-Icon auf das Tag-Icon . Alternativ kann neben dem Icon bzw. bestehenden Tags in das leere Feld geklickt werden.
3. Tragen Sie den Namen des Tags ein. Falls das Tag bereits angelegt wurde, kann dieses per Autovervollständigung ausgewählt werden, alternativ kann direkt ein neues Tag vergeben werden.

Massenzuweisung via Listenoperation

1. Rufen Sie eine Liste von Kontakten auf, z. B. über eine entsprechende Smart-Suche.
2. Wählen Sie die gewünschten Kontakte aus, die das Tag erhalten sollen. Es können alle, einzelne oder auch nur ein Treffer ausgewählt werden.
3. Klicken Sie oben auf Aktion wählen .
4. Wählen Sie Tag vergeben aus.
   
5. Tragen Sie nun in das Feld das gewünschte Tag ein. Auch hier kann ein neues Tag vergeben werden, ohne dieses erstmal anlegen zu müssen.
6. Klicken Sie auf  speichern .

Tags entfernen

Falls Sie ein Tag bei einem oder mehreren Kontakten entfernen möchten, können Sie diese ebenfalls entweder direkt bei dem Kontakt selbst oder via Listenoperation umsetzen:

Einzeln in der Kontakt-Ansicht

1. Rufen Sie den gewünschten Kontakt auf.
2. Klicken Sie bei dem zu löschenden Tag auf das x rechts.

Massenentfernung via Listenoperation

Rufen Sie eine gewünschte Liste / Filterung von Kontakten, z.B. per Smart-Suche auf.

1. Wählen Sie die entsprechenden Kontakte aus. Es können alle, einzelne oder auch nur ein Treffer ausgewählt werden.
2. Klicken Sie oben auf Aktion wählen .
3. Wählen Sie Tag entfernen aus.
   
4. Tragen Sie nun den Namen des Tags in das Feld ein bzw. wählen Sie diese via Autovervollständigung aus.
5. Klicken Sie auf Tag entfernen .

Tags verwalten

1. Klicken Sie auf Tags .
2. Klicken Sie auf manuelle Tags.
3. Hier finden Sie einen Übersicht Ihrer Tags:
   • Tags werden pro Kategorie (anhand der Farbe) chronologisch sortiert.
   • Namen können somit schneller gefunden werden.
   • Eine Beschreibung, falls vorhanden, kann ebenfalls hier eingesehen werden.
   • Unter Verwendung sehen Sie die genaue Anzahl der Verwendungen (sichtbar/gesamt). Klicken Sie hier, wenn Sie die entsprechenden Kontakte aufrufen möchten.
4. Falls Sie ein Tag bearbeiten, z. B. Farbe ändern, oder komplett löschen möchten, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  links und wählen Sie die entsprechenden Operation aus.