Transaktionen mit manueller (SEPA-)Lastschrift als Zahlungsweise einziehen

INHALTSVERZEICHNIS

• Transaktionen filtern
• CSV-Datei erstellen
• Eingezogene Transaktionen markieren
• Einzugs-Beispiel

In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie Transaktionen per manueller SEPA-Lastschrift zum Lastschrifteinzug bringen.

Dazu müssen Sie die fraglichen Transaktionen aus Ihrer FundraisingBox-Instanz exportieren. Die Export-Funktion erstellt für Sie eine CSV-Datei, die Sie dann selbstständig an Ihre Bank übermitteln müssen, damit diese die Transaktionen für Sie auf Ihr Bankkonto einzieht.

Tipp: Dieser Prozess lässt sich alternativ durch die Verwendung der Wikando Lastschrift als Zahlungsweise für Ihre FundraisingBox-Spendenformulare vollständig automatisieren.

Bei Fragen zum Prozess, wie Sie diese Daten an Ihre Bank übermitteln, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Bank! Da dieser Prozess gegebenenfalls von Bank zu Bank unterschiedlich ist, ist Ihre Bank auch in der besten Position, Ihnen hier die nötigen Hinweise zu geben

Transaktionen filtern

1. Klicken Sie im oberen Bereich auf den Button Smart-Suche 
2. Suchen Sie nach Transaktionen mit den folgenden Kriterien:
   
3. Optional können Sie die Suche weiter einschränken, z.B. auf das "Getätigt-am-Datum in den letzten 14 Tagen", wenn Sie einen festen Einzugsrhythmus haben. 
4. Geben Sie einen Name ein, um die Suche abzuspeichern und zukünftig mit wenigen Klicks auszuführen.
5. Klicken Sie auf suche und speichern. 

CSV-Datei erstellen

Ihnen werden nun alle passenden Transaktionen angezeigt.

1. Wählen Sie die Transaktionen aus. Sie können bis zu 100.000 Datensätze je Export auswählen. Für größere oder regelmäßige Datenexporte bieten wir unser API-Package an.
2. Klicken Sie oben rechts auf Aktion wählen  und wählen exportieren aus.
3. Unter Konfiguration > Export können ggf. vorab die notwendigen bzw. gewünschten Transaktions-Spalten angepasst werden.
4. Sie können die CSV-Datei anschließend in z. B. Ihr externes Buchhaltungs- bzw. Verwaltungsprogramm für die Weiterverarbeitung importieren. 

Eingezogene Transaktionen markieren

Auch wenn die Transaktionen noch nicht eingegangen sind, empfehlen wir ein Eingangsdatum zu setzen. Dadurch müssen Sie nach dem Einzug nur noch einzelne ggf. fehlgeschlagene Transaktionen zurücksetzen. 

1. Nutzen Sie die oben erstellte Smart-Suche und wählen erneut die Transaktionen aus.
2. Klicken Sie rechts auf den Button Aktion wählen 
3. Wählen Sie bearbeiten aus.
4. In der Liste klicken Sie auf Eingegangen und geben Ihr Datum an.
5. Klicken Sie auf speichern.

Einzugs-Beispiel

Sie ziehen am 1.5. die Transaktionen vom 1.4. bis 15.4. ein.

1. Ab dem 16.4. können Sie die Transaktion als CSV exportieren.
2. Suchen Sie nach Transaktionen vom 1.4. bis 15.4. mit SEPA-Lastschrift und aktivem Mandat.
3. Wählen Sie alle Transaktionen aus und lassen Sie eine CSV-Datei erzeugen.
4. Verarbeiten die Datei bei Bedarf extern weiter und übertragen Sie diese in Ihre Banking-Software.
5. Selektieren Sie erneut alle Transaktionen und setzen Sie das Eingangsdatum auf den 1.5.
6. Nach dem Einzug am 1.5.: Ggf. sind einzelne Transaktionen fehlgeschlagen oder es kam zu Rückbuchungen. Löschen Sie dann das Eingangsdatum bei diesen Transaktionen und klären Sie das Problem mit dem Spender, um ggf. einen weiteren Einzug zu starten. Konnte ein Einzug, z.B. wegen falschen Bankdaten nicht stattfinden, so müssen Sie auch das Mandat ändern oder ein neues anlegen.