Informationen zur Wikando Lastschrift für Banken

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Was ist die Wikando Lastschrift?
• Nötige Schnittstellen-Rechte
• Schnittstellen-Optionen
• Schnittstellen-Option 1 via SRZ WINDATA
  • Hinweise zur SRZ Pauschalautorisierung
• Schnittstellen-Option 2 via EBICS-User
  • EBICS-User - Hinweis: Ausscheiden von Personen mit Kontovollmacht

Gut zu wissen

Gerne können Sie diesen Artikel zu Ihrer Bank senden, wenn Sie diese inhaltlich bei der Einrichtung der Wikando Lastschrift als Zahlungsweise unterstützen möchten. Ziel ist es hier, für die Banken darzustellen, was die Wikando Lastschrift ist, und welche technischen Gegebenheiten bankseitig benötigt werden.

Was ist die Wikando Lastschrift?

• Die Wikando Lastschrift ist eine Zahlungsweise, die z.B. für FundraisingBox-Spendenformulare als Lastschrift-Zahlungsweise im Hintergrund konfiguriert und anschließend von Spender*innen verwendet werden kann.
• Durch die Nutzung der Wikando Lastschrift kann der Datenübermittlungsprozess für die Abwicklung von Spenden per Lastschrift zwischen FundraisingBox-Kund*innen und deren Banken vollständig automatisiert werden.
• Sobald die Zahlungsweise entsprechend eingerichtet ist, übermittelt die FundraisingBox bei Transaktionen die dazugehörigen SEPA-Basis-Lastschriften der Spendenden an Ihre Bank, so dass diese von der Bank direkt und zugunsten Ihres Kontos ausgeführt werden.
• Ihre Bank übermittelt täglich Konto-Umsatzdaten an die technische Schnittstelle des FundraisingBox-Systems. Dadurch können folgende Vorgänge automatisiert werden: (1) eine Rücklastschrift kann erkannt werden und das (2) Eingangsdatum direkt in der Transaktion eingetragen werden (Tag der Wertstellung). Letzteres wird ggf. für Zuwendungsbescheinigungen Ihrer Spender*innen benötigt.

Nötige Schnittstellen-Rechte

Damit zwischen Banken und Organisationen, die die FundraisingBox nutzen, entsprechende Informationen ausgetauscht werden können, müssen für das in der FundraisingBox (unter Account > SEPA-Details hinterlegte) Spenden-Bankkonto folgende Rechte eingerichtet werden:

Falls die Schnittstelle via SRZ hergestellt werden soll:

1. Täglicher Abruf elektronischer Kontoumsätze ausschließlich im Format CAMT53 (C53)
2. Pauschalautorisierung von SEPA Basis-Lastschriften (CDD) zur Gutschrift

Falls die Schnittstelle via EBICS-User-Zugang hergestellt werden soll:

1. Täglicher Abruf elektronischer Kontoumsätze ausschließlich im Format CAMT53 (C53)
2. SEPA Basis-Lastschriften (CDD) zur Gutschrift mit E-Kompetenz (Einzelunterschrift)
3. HAC Protokoll
4. Bitte beachten Sie weitere, wichtige Hinweise zum EBICS-User weiter unten

Einrichtung für deutsche Konten:
Die Einrichtung dieser Rechte erfolgt bei deutschen Konten üblicherweise basierend auf einer "SRZ" (Service-Rechenzentrum) Schnittstelle geregelt durch eine Vereinbarung über den beleglosen Datenaustausch zwischen der Organisation als Kontoinhaber*in und der Bank, bei der das Konto geführt wird.

Wenn eine Organisation die Wikando Lastschrift aktiviert, dann stellen wir nach Möglichkeit das passende Bank-Formular für die Vereinbarung über den beleglosen Datenaustausch (SRZ-Schnittstelle) zur Verfügung. Es kann jedoch auch sein, dass seitens der Bank ein spezielles/individuelles Formular gefordert wird, welches uns nicht vorliegt. In diesen Fällen kann nur Ihre Bank das passende Formular an Sie zusenden.

Schnittstellen-Optionen

Falls wir aufgrund von Erfahrungswerten mit Ihrer Bank wissen, dass über eine SRZ-Schnittstelle Wege kein vollautomatischer Einzug (= keine Pauschalautorisierung) mit der o.g. SRZ-Schnittstelle umgesetzt werden kann, informieren wir Sie per E-Mail darüber, dass die Schnittstelle auf anderem Wege, nämlich per "EBICS-User-Zugang", hergestellt werden muss.

Einrichtung für Konten außerhalb von Deutschland (z.B. Österreich):
Außerhalb von Deutschland ist die SRZ-Schnittstelle nicht nutzbar, daher ist immer zwingend eine Schnittstelle über einen "EBICS-User-Zugang" herzustellen. Wir informieren Sie beim Einrichtungsprozess entsprechend darüber.Wie bereits beschrieben ist der Datenaustausch über das SRZ WINDATA die von uns bevorzugte Lösung für Konten innerhalb von Deutschland, wenn darüber eine Pauschalautorisierung hergestellt werden kann. Im Zweifelsfall gibt es jedoch auch die Alternative per EBICS-User-Zugang, ausgestellt auf eine Person mit entsprechender Konto-Vollmacht.

Schnittstellen-Option 1 via SRZ WINDATA

Ist nur für Banken innerhalb von Deutschland möglich!
Seitens FundraisingBox/Wikando ist der bevorzugte Weg für den Datenaustausch deutscher Bankkonten (sofern diese darüber eine Pauschalautorisierung unterstützen) die etablierte Lösung der Firma windata GmbH & Co. KG, die ihr Service-Rechenzentrum (SRZ) mit Standort in Deutschland nach höchsten Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards betreibt und bereits seit vielen Jahren im Bereich der Abwicklung von elektronischen Zahlungsdienstleistungen tätig ist.

Information zum Service-Rechenzentrum (SRZ):

• Bezeichnung SRZ: WINDATA
  • Sonderfall Sparkassen: Lastschriften werden über WINDATA1 eingereicht, Umsätze, jedoch über WINDATA (ohne 1) abgerufen.
• Rechte:
  • Täglicher Abruf elektronischer Kontoumsätze ausschließlich im Format CAMT53 (C53)
  • Pauschalautorisierung(!) von SEPA Basis-Lastschriften (CDD) zur Gutschrift

Hinweise zur SRZ Pauschalautorisierung

Die Pauschalautorisierung ist der Fachterminus und meint einen vollautomatischen Lastschrift-Einzug - daher ist diese Funktion für die Nutzung der Wikando Lastschrift essentiell. Rein technisch ist zwar auch eine Nutzung mit manueller Freigabe der Lastschriften per Online-Banking möglich (= halbautomatisches Verfahren), aber genau diese Prozessschritte sollen für die Organisationen, die die Wikando Lastschrift für ihre FundraisingBox verwenden, eliminiert werden, um Aufwände im Team zu reduzieren. Es ist somit immer entscheidend, dass die Bank die Pauschalautorisierung über die SRZ-Schnittstelle realisieren kann (- im Falle der Alternative via EBICS-User-Zugang ist der vollautomatische Einzug über die "E-Kompetenz" bereits sichergestellt). 

Falls die Datenübermittlung seitens der Bank also zwar per SRZ möglich ist, aber die eingereichten Lastschriften dann nicht pauschalautorisiert werden können, dann ist die oben beschriebene Nutzung per EBICS-User-Zugang vorzuziehen.

Hinweis Sparkassen:

• Einige Sparkassen ermöglichen die Pauschalautorisierung per SRZ nach wie vor nicht, obwohl dies der modernere und einfachere Weg ist. Beispiele: Hamburger Sparkasse oder Landesbank Berlin (letztere ist trotz des Namens ebenfalls Sparkasse). In diesem Fall ist ein EBICS User (siehe folgende Infos) als Alternative nötig.

Schnittstellen-Option 2 via EBICS-User

Alternativ zur SRZ-Schnittstelle kann in Deutschland optional bzw. außerhalb von Deutschland muss verpflichtend die technische Schnittstelle für den Datenaustausch über einen EBICS-User hergestellt werden.

Was ist ein EBICS-User?
Ein EBICS-User (EBICS steht für Electronic Banking Internet Communication Standard) ist eine Art Benutzerkonto, das von Unternehmen oder Einzelpersonen genutzt wird, um sicher auf Bankdienstleistungen zuzugreifen und Finanztransaktionen online durchzuführen.

EBICS ist ein Standard für den sicheren Austausch von Zahlungsdaten zwischen Kunden und Banken.

Ein EBICS-User hat individuelle Zugangsdaten und Berechtigungen, die von der Bank vergeben werden. Diese Berechtigungen bestimmen, welche Aktionen der Benutzer ausführen kann, wie z. B.:

• Zahlungen einreichen: z.B. Lastschrifteinzüge zur Gutschrift.
• Kontoinformationen abrufen: Einsicht in Tagesabschlüsse und Kontobewegungen.
• Dateien austauschen: Hochladen oder Herunterladen von Dateien, z.B. Protokolle.

Jeder EBICS-User hat eine eindeutige Identität, die durch digitale Zertifikate geschützt wird, um die Sicherheit der Kommunikation zu gewährleisten. In Unternehmen können verschiedene EBICS-User eingerichtet werden, um unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten abzubilden, z. B. für Menschen aus den Abteilungen Buchhaltung, Controlling oder Geschäftsführung.

Wann ist ein EBICS-User nötig?
Ein EBICS-User ist für die technische Schnittstelle der Wikando Lastschrift immer dann nötig, wenn ein Spendenkonto Ihrer Organisation außerhalb von Deutschland genutzt werden soll (z.B. Österreich) oder, wenn es bei Ihrer deutschen Bank über die SRZ-Schnittstelle (siehe oben) keinen vollautomatischen Lastschrift-Einzug gäbe (Pauschalautorisierung ist nicht möglich).

Wichtige Hinweise und Rechte für den EBICS-User-Zugang:

• Benötigte Rechte:
  • Täglicher Abruf elektronischer Kontoumsätze ausschließlich im Format CAMT53 (C53)
  • SEPA Basis-Lastschriften (CDD) zur Gutschrift mit E-Kompetenz (Einzelunterschrift)
  • HAC Protokoll um schneller Fehler bei der Lastschrift-Datei-Einreichung zu erkennen
    
• Der EBICS-User-Zugang soll/muss auf eine einzelne Person der Organisation ausgestellt sein, die die entsprechende Kontovollmacht hat
• Es ist nicht möglich, dass der EBICS-User-Zugang auf eine Person bei der Wikando GmbH/FundraisingBox oder der windata GmbH & Co. KG ausgestellt wird.
• Grundsätzlich kann die fragliche Bank selbst alle Fragen zum Thema EBICS-User beantworten.
• Bitte beachten Sie unsere Hinweise unten zum Thema "Ausscheiden von Personen mit Kontovollmacht"!

Wichtig: Der zu verwendende EBICS-User darf noch in keinem anderen System (z.B. DATEV) der/des Kund*in initialisiert worden sein! Praktisch bedeutet dies, dass ein neuer EBICS-User benötigt wird, der sich kund*innenseitig noch nirgends in Verwendung befindet.

Wie erhalte ich einen EBICS-User?
Ein EBICS-User muss immer von Ihnen selbst bei Ihrer Bank beauftragt werden (bitte beachten Sie dabei die o.g. Hinweise und Schnittstellen-Rechte!) - dies geht in der Regel formlos per E-Mail an Ihre Ansprechperson dort. Einige Banken bieten auf Ihrer Website auch bestimmte Klickwege an, um diesen zu beantragen. Im Zweifelsfall erkundigen Sie sich bitte bei Ihrer Bank, wie der beste Weg ist.
Sobald Sie alles mit der Bank geklärt haben, erhalten Sie die Zugangsdaten, die z.B. so aussehen können:

Sobald Sie die Zugangsdaten erhalten haben, erklären wir Ihnen, was die nächsten Schritte sind

EBICS-User - Hinweis: Ausscheiden von Personen mit Kontovollmacht

Es kommt regelmäßig dazu, dass Personen mit Kontovollmacht aus einer Organisation ausscheiden. Parallel dazu wird logischerweise auch deren Kontovollmacht entfernt. Wenn die Kontovollmacht einer Person entfernt wird, wird auch der EBICS-User bzw. die EBICS-User-ID entfernt, die gegebenenfalls für diese Person angelegt wurde.

Wenn die EBICS-User-ID einer ausgeschiedenen Person für die Wikando Lastschrift verwendet wird, dann wird in diesem Fall die Wikando Lastschrift als Zahlungsweise für die fragliche FundraisingBox-Instanz nicht mehr funktionieren!

Wichtig: Wenn eine Person mit Kontovollmacht aus der fraglichen Organisation ausscheidet, dann muss geprüft werden, ob hier eine EBICS-User-ID besteht und ob diese für die Wikando Lastschrift verwendet wird! Bitte im Zweifelsfall unbedingt mit dem FundraisingBox-Support-Team Kontakt aufnehmen, um unnötige Komplikationen zu vermeiden!