Double Opt-In für Ihre FundraisingBox-Formulare aktivieren und konfigurieren

Geändert am: Fr, 11 Okt, 2024 um 9:56 VORMITTAGS

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INHALTSVERZEICHNIS

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Double Opt-In Funktion für E-Mail-Adressen in Ihrer FundraisingBox aktivieren und konfigurieren, so dass Sie rechtssicher E-Mails an diese E-Mail-Adressen versenden können.

Gut zu wissen

  • Ein sogenannter Double Opt-In ist ein Zustimmungsverfahren aus dem Online-Marketing, welches es Organisationen z.B. ermöglicht, rechtssicher Newsletter-Marketing zu betreiben. 
  • Vor Erhalt des ersten Newsletters wird dazu eine Double Opt-In E-Mail verschickt; darin ist ein Link enthalten, auf den die Person, der die E-Mail-Adresse gehört, klicken muss, um den Informationswunsch zu bestätigen.
  • Die Person bestätigt auf diese Weise, dass ihr die E-Mail-Adresse wirklich gehört und sie mit dem Erhalt von weiteren Informationen einverstanden ist. 
  • Der Opt-In wird immer einer E-Mail-Adresse zugeordnet; der Status wird an der E-Mail-Adresse verwaltet.
  • Für Organisationen, die in der Vergangenheit (bis April 2023) Single Opt-In in den FundraisingBox-Formularen durch die Abfrage des Informationswunsches genutzt haben, ist ein Migrationsassistent verfügbar, um die Migration der bestehenden Daten zu vereinfachen.

Double Opt-In aktivieren

Hinweis: Wenn die Double Opt-In E-Mails aus Ihrer FundraisingBox heraus verschickt werden sollen, dann muss eine E-Mail-Erweiterung aktiviert sein! Ohne E-Mail-Erweiterung können Sie keine Absender-Adressen anlegen, und ohne Absender-Adressen kann keine Double Opt-In Konfiguration erstellt werden!

Standardmäßig ist die Double-Opt-In Funktion schon aktiv. Dies sehen Sie, wenn links im Menü schon der Punkt  sichtbar ist.

Falls dies bei Ihnen noch nicht der Fall ist, sind folgende Schritte durchzuführen:

  1. Wenn Sie die Double Opt-In Funktion aktivieren möchten, klicken Sie auf Store.
  2. Hier finden Sie im Bereich CRM die Double Opt-In Funktion.
  3. Klicken Sie auf , um weitere Informationen und wichtige Hinweise zur Aktivierung der Funktion aufzurufen.
  4. Klicken Sie erneut auf , um den Migrationsassistenten zu starten.

Double Opt-In Migrationsassistent

Hinweis: Der Migrationsassistent der Double Opt-In Funktion muss auf jeden Fall durchlaufen werden! Dabei spielt es keine Rolle, ob in Ihrer FundraisingBox-Instanz bereits E-Mail-Adressen gespeichert sind oder nicht.

Der Migrationsassistent umfasst folgende Schritte:

  1. Migrationsassistent:”Bevor es losgeht”
  2. Migration Ihrer Bestandsdaten
  3. Double Opt-In-E-Mail-Konfiguration
  4. Vorbereitung der Formulare
  5. Migration wird durchgeführt

Hinweis: Der Fortschritt des Migrationsassistenten wird nicht gespeichert! Wenn Sie den Migrationsassistenten abbrechen, einen anderen FundraisingBox-Bereich aufrufen oder den Browser-Tab schließen, dann wird der Migrationsassistent neu gestartet.

Migrationsassistent: ”Bevor es losgeht”

  • Falls Sie bisher noch keine E-Mail-Erweiterung für Ihre FundraisingBox aktiviert haben, werden Sie im ersten Schritt des Migrationsassistenten noch einmal darauf hingewiesen.
  • Prüfen Sie Ihre Double Opt-In Konfiguration (Kombination aus Absender-Adresse und E-Mail-Template). Weitere Informationen zur Double Opt-In Konfiguration finden Sie hier.
  • Bevor Sie fortfahren: Bitte stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie Sie bislang in Ihrer Organisation mit dem Newsletter-Wunsch Ihrer Spendenden umgegangen sind.

Migration Ihrer Bestandsdaten

Wichtig: Dieser Schritt ist erst einmal nur relevant, wenn in Ihrer FundraisingBox bereits E-Mail-Adressen gespeichert sind! Die folgenden Einstellungen legen aber auch fest, wie z.B. mit E-Mail-Adressen in Kontakt-Import-Dateien oder per API-Import verfahren wird.


Tipp: Die Migration berücksichtigt nur E-Mail-Adressen von Kontakten, bei denen der Haken in der “Möchte E-Mail-Newsletter”-Checkbox gesetzt ist!

  • Die E-Mail-Adressen der Kontakte, bei denen der Haken bei “Möchte E-Mail-Newsletter” nicht gesetzt ist, erhalten den Status “Kein Opt-In”. Wie Sie damit umgehen, erfahren Sie hier.
  • Wenn in Ihrer FundraisingBox bereits E-Mail-Adressen gespeichert sind, haben Sie folgende Optionen:
    1. “Für alle Prio-E-Mail-Adressen folgenden Status setzen”
      1. Jeder Kontakt in Ihrer FundraisingBox kann eine oder mehrere E-Mail-Adressen haben. Die erste davon ist üblicherweise als die Prio-Adresse angelegt, die primär für den E-Mail-Versand an diesen Kontakt verwendet wird.
      2. “Double Opt-In bestätigt”: Alle Prio-E-Mail-Adressen erhalten den “Double Opt-In bestätigt”-Status.
      3. “Single Opt-In”: Alle Prio-E-Mail-Adressen erhalten den “Single Opt-In”-Status.
    2. “Status auch für weitere E-Mai Adressen setzen”
      1. Wie zuvor beschrieben kann ein Kontakt in Ihrer FundraisingBox auch sekundäre E-Mail-Adressen neben der Prio-Adresse haben, für die ebenfalls ein Opt-Status gesetzt werden kann/muss.
      2. “Nein. Status nur für Prio-E-Mail-Adressen setzen”: Alle E-Mail-Adressen außer Prio-Adressen erhalten den “Kein Opt-In”-Status.
      3. “Ja, Status auch für weitere E-Mail-Adressen setzen”: ALLE E-Mail-Adressen erhalten den Status, der für die Prio-Adressen gewählt wurde.

Wichtig: Diese Einstellungen können Sie in der Zukunft auch wieder ändern, falls notwendig. Dies könnte z.B. der Fall sein, wenn Sie per Import oder API Kontakte in Ihre FundraisingBox übertragen möchten und deren E-Mail-Adressen einen anderen Opt-Status erhalten sollen. Beispiel: Sie treffen die oben beschriebenen Einstellungen so, dass alle E-Mail-Adressen den Status “Single Opt-In” erhalten. Im weiteren Verlauf möchten Sie einen Kontakt-Import mit E-Mail-Adressen durchführen, bei denen bereits Double Opt-In vorliegt. Dann können Sie die Einstellungen (temporär) ändern, so dass die Kontakte des Imports, die Newsletter o.ä. erhalten möchten, auch in Ihrer FundraisingBox “Double Opt-In bestätigt” als Opt-Status haben.

Double Opt-In-E-Mail-Konfiguration

  • Dieser Schritt dient der Überprüfung, ob bereits eine Double Opt-In E-Mail-Konfiguration angelegt wurde.
  • Falls noch keine Double Opt-In E-Mail-Konfiguration angelegt wurde, dann sollte dies in diesem Schritt geprüft und durchgeführt werden.
  • Wenn die E-Mail-Konfiguration bereits angelegt wurde, dann können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Vorbereitung der Formulare

  • In diesem Schritt verknüpfen Sie Ihr(e) Formular(e) mit einer zuvor angelegten Double Opt-In E-Mail-Konfiguration.
  • An dieser Stelle werden einerseits Spendenformulare und andererseits – falls für Ihre FundraisingBox gebucht – auch Formulare von Spendenaktionen-Tools angezeigt.
  • Falls Sie mehrere Formulare in Ihrer FundraisingBox angelegt haben, können Sie für alle die gleiche E-Mail-Konfiguration verwenden.
  • Sie können aber auch mehrere E-Mail-Konfigurationen anlegen und für bestimmte Formulare eine bestimmte E-Mail-Konfiguration wählen.
  • Nach dem Klick auf “Änderungen übernehmen und Migration abschließen” erscheint eine letzte Sicherheitsabfrage. Indem Sie dort auf “Double Opt-In nutzen” klicken, starten Sie die Migration

Hinweis: Sobald Sie diesen Schritt abschließen, ist die Double Opt-In Funktion für Ihre Formulare aktiv, wenn dort der Informationswunsch der Spender*innen abgefragt wird!


Tipp: Wenn bei diesem Schritt keines Ihrer Formulare angezeigt wird, dann wird in keinem davon der Informationswunsch Ihrer Spender*innen abgefragt! Dies können Sie im “Abfragen”-Bereich der Formular-Konfiguration anpassen.

Migration wird durchgeführt

  • Dieser letzte Schritt bestätigt Ihnen, dass die Migration nun durchgeführt wird.
  • Falls bereits E-Mail-Adressen bei den Kontakten in Ihrer FundraisingBox vorhanden sind, wird nun im Hintergrund der Opt-Status gemäß Ihrer Angaben migriert.




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