Briefe an Mitarbeitende von Unternehmen und/oder mit Anrede in der Empfangsadresse schreiben

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Feld im Unternehmens-Kontakt befüllen: z.B. unter "Ansprache für Brief / E-Mail"
• Briefpapier bearbeiten
• Template bearbeiten (Beispiel ohne Anrede)
  oder
• Template bearbeiten (Beispiel mit Anrede)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Mitarbeitende z.B. in der Empfangs-Adresse von Briefen an Unternehmen anschreiben können oder generell die Anrede in der Brief-Empfangsadresse einfügen können.

Gut zu wissen

• Wenn Sie Unternehmens-Kontakte auswählen und an diese Briefe senden wollen, dann ist es nicht möglich, dabei auf Inhalte von den Mitarbeitenden-Kontakten zuzugreifen (z.B. Name)
• Wenn Sie die Unternehmens-Kontakte bearbeiten und ein zusätzliches Feld befüllen, ist es möglich, dass die Mitarbeitenden in dem Brief genannt/adressiert werden können, obwohl nur Unternehmens-Kontakte bei der Kontakt-Selektion ausgewählt werden

Feld im Unternehmens-Kontakt befüllen: z.B. unter "Ansprache für Brief / E-Mail"

1. Bearbeiten Sie einen  Unternehmens-Kontakt
2. Befüllen Sie das Feld "Ansprache für Brief / E-Mail" (als Variable heißt es "greeting") unter Kommunikation mit dem gewünschten Inhalt, z.B. "Maxi Mustermensch"
   Beispiel:
   
   Hinweis: Ein "z.Hd." kann später im Template ergänzt werden. Wir empfehlen eine einheitliche Verwendung im Team, damit die Templates dann korrekt sind.
3. Klicken Sie anschließend auf speichern .

Briefpapier bearbeiten

1. Klicken Sie auf Konfiguration .
2. Wählen Sie Dokumente und anschließend Briefpapier aus.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  neben dem zu prüfenden Briefpapier und bearbeiten dieses.
4. Deaktivieren(!) Sie dort die Empfangsadresse einzudrucken:
   
5. Klicken Sie anschließend auf speichern 
   .

Template bearbeiten (Beispiel ohne Anrede)

1. Klicken Sie auf Konfiguration .
2. Wählen Sie Dokumente und anschließend Templates aus.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  neben dem zu bearbeitenden Template.
4. Wählen Sie bearbeiten aus.
5. Dafür sind folgende Schritte nötig:

   1. In dem Dokumenten Template muss nun die Empfangsadresse über Variablen selbst gebaut werden (da sie im Briefpapier deaktiviert wurde), das kann z.B. so aussehen:

      {% if company_name != "" %}{{company_name}}{% if greeting != "" %}
      z.Hd. {{greeting}}{% endif %}
      {% elseif first_name != "" %}{{first_name}} {{last_name}}
      {% endif %}
      {{address}}
      {{postcode}} {{city}}{% if country != "DE" %}
      {{country_de}}{% endif %}

      
      

   2. Das führt dann im o.g. Beispiel einer Muster-Firma zu dieser Anschrift:
      

       

   3. Wenn in einer Firma das "greeting" Feld leer wäre, sähe es so aus:
      

6. Klicken Sie anschließend auf speichern 
   .

Template bearbeiten (Beispiel mit Anrede)

1. Klicken Sie auf Konfiguration .
2. Wählen Sie Dokumente und anschließend Templates aus.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  neben dem zu bearbeitenden Template.
4. Wählen Sie bearbeiten aus.
5. Dafür sind folgende Schritte nötig:

   1. In dem Dokumenten Template muss nun die Empfangsadresse über Variablen selbst gebaut werden (da sie im Briefpapier deaktiviert wurde), das kann z.B. so aussehen:
      
      Beispiel für den Fall, dass explizit "Herrn" (statt Herr, wie es aus der Variable kommen würde) eingedruckt werden soll:

      {% if company_name != "" %}{{company_name}}{% if greeting != "" %}
      z.Hd. {{greeting}}{% endif %}{% elseif salutation_de == "Herr" %}Herrn
      {% elseif salutation_de != "Divers" %}{{salutation_de}}
      {% endif %}{% if title != "" %}{{title}} {% endif %}{{first_name}} {{last_name}}
      {{address}}
      {{postcode}} {{city}}{% if country != "DE" %}
      {{country_de}}{% endif %}

      
      

   2. Das führt dann im o.g. Beispiel einer Muster-Firma zu dieser Anschrift (wenn das eigene Feld "greeting" bzw. das Feld "Ansprache für Brief / E-Mail" im Unternehmens-Kontakt gefüllt ist):
      

       

   3. Wenn ein Kontakt mit der Anrede "Herr" (es wird Herrn gedruckt!) und Titel vorhanden wäre, sowie das Land nicht Deutschland ist, sähe das so aus:
      

   4. Im Falle eines Kontakts mit der Anrede "Divers", sähe dies so aus ("Divers" wird nicht ausgegeben):
      

6. Klicken Sie anschließend auf speichern 
   .