Spendenaktions-E-Mails konfigurieren

INHALTSVERZEICHNIS

• Voraussetzungen für den E-Mail-Versand
• Mehrsprachige Spendenaktionen vorbereiten
• Dankes-E-Mail an Unterstützer*innen einrichten
• Automatische E-Mails an Aktionsstarter*innen einrichten
  • Verfügbare automatische E-Mails
  • E-Mail-Templates vorbereiten
  • Templates mit dem Spendenaktions-Tool verknüpfen
• Willkommensnachricht sinnvoll gestalten
• Inhalte mit If/Else-Anweisungen steuern
• Automatische E-Mails passend zum Aktionsverlauf einsetzen

Für Spendenaktionen kannst Du automatische E-Mails an Unterstützer*innen und Aktionsstarter*innen versenden. Hier erfährst Du, welche E-Mails zur Verfügung stehen, wie Du die benötigten Templates vorbereitest und mit Deinem Spendenaktions-Tool verknüpfst.

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand

Bevor Du automatische E-Mails für Spendenaktionen einrichtest, benötigst Du die entsprechenden E-Mail-Funktionen und Templates.

• Aktiviere eine E-Mail-Erweiterung.
• Hinterlege und aktiviere eine Absender-Adresse.
• Erstelle für jede gewünschte automatische E-Mail ein passendes E-Mail-Template.

Hinweis: Die E-Mail-Funktionen für Spendenaktionen sind nicht in jeder FundraisingBox verfügbar. Wenn Du Fragen zur Verfügbarkeit hast, wende Dich an das FundraisingBox-Support-Team.

Mehrsprachige Spendenaktionen vorbereiten

Wenn Du Spendenaktions-Tools in mehreren Sprachen verwendest, erstelle die benötigten E-Mail-Templates in der jeweiligen Sprache. Anschließend ordnest Du jedem Spendenaktions-Tool die passenden Templates zu.

Dankes-E-Mail an Unterstützer*innen einrichten

Nach einer Spende über eine Spendenaktion kannst Du Unterstützer*innen automatisch eine Dankes-E-Mail senden. Die Einrichtung funktioniert ähnlich wie die automatische Dankes-E-Mail bei Spendenformularen.

1. Erstelle ein E-Mail-Template für die Dankes-E-Mail.
2. Wähle beim Erstellen des Templates als Template-Variable Transaktion. Dadurch stehen Dir neben den allgemeinen Kontakt-Variablen auch die Transaktions-Variablen zur Verfügung.
3. Öffne Spendenaktionen > Einstellungen.
   
4. Klicke links neben dem gewünschten Spendenaktions-Tool auf den Pfeil und wähle bearbeiten.
   
5. Öffne oben den Reiter Formular.
   
6. Wähle rechts im Menü Dankes-E-Mail.
   
7. Wähle zuerst die gewünschte Absender-Adresse und dann das gewünschte E-Mail-Template aus.
   
8. Lege ganz links fest, ob die Signatur der Absender-Adresse hinzugefügt werden soll.
9. Klicke oben rechts auf den blauen Button "speichern".
   

Tipp: Verwende für Spenden über Spendenaktionen einen eigenen Dankestext. So kannst Du gezielt auf den Kontext der Aktion eingehen und beispielsweise darauf hinweisen, dass Unterstützer*innen auch selbst eine Spendenaktion starten können.

Automatische E-Mails an Aktionsstarter*innen einrichten

Beim Anlegen einer neuen Spendenaktion erstellt die FundraisingBox einen Kontakt für die*den Aktionsstarter*in. Abhängig vom Verlauf der Aktion kannst Du anschließend verschiedene automatische E-Mails versenden.

Verfügbare automatische E-Mails

• Willkommensnachricht: Wird direkt nach dem Start der Spendenaktion an die angegebene E-Mail-Adresse der*des Aktionsstarter*in gesendet. Diese E-Mail ist erforderlich.
• Sperrung: Wird versendet, wenn Du eine Spendenaktion manuell sperrst.
• 10 Tage nach Aktionsstart: Wird zehn Tage nach dem Start der Spendenaktion versendet.
• 30 Tage nach Aktionsstart: Wird 30 Tage nach dem Start der Spendenaktion versendet.
• 10 Tage vor Aktionsende: Wird zehn Tage vor dem festgelegten Ende der Spendenaktion versendet.
• Hälfte des Aktionsziels wurde erreicht: Wird direkt nach der Spende versendet, mit der 50 % des Aktionsziels erreicht werden.
• Aktionsziel wurde erreicht: Wird versendet, sobald das festgelegte Aktionsziel erreicht ist.
• Spendenaktion beendet: Wird versendet, wenn das Enddatum erreicht wurde und die Aktion nicht verlängert wurde.

E-Mail-Templates vorbereiten

Für jedes Ereignis, zu dem Du eine E-Mail versenden möchtest, benötigst Du ein eigenes Template.

1. Erstelle für jede gewünschte automatische E-Mail ein eigenes E-Mail-Template. Für die Willkommensnachricht benötigst Du in jedem Fall ein Template.
2. Alternativ kannst Du vorhandene Beispiel-Templates aus der Kategorie Spendenaktionen verwenden und individuell anpassen.
3. Wenn Du ein eigenes Template erstellst, wähle als Template-Variable Spendenaktion. Dadurch stehen Dir neben den Kontakt-Variablen auch die Spendenaktions-Variablen zur Verfügung.

Weitere Informationen zu den verfügbaren Variablen findest Du unter Template-Variablen und Verwendung von If/Else-Anweisungen.

Templates mit dem Spendenaktions-Tool verknüpfen

Sobald Deine Templates vorbereitet sind, hinterlegst Du sie beim gewünschten Spendenaktions-Tool.

1. Öffne Spendenaktionen > Einstellungen.
    
2. Klicke links neben dem gewünschten Tool auf den Pfeil und wähle bearbeiten.
   
3. Wähle rechts im Menü Community Management oder scrolle zum entsprechenden Bereich.
4. Öffne den Bereich Kommunikation.
   
5. Wähle die gewünschte Absender-Adresse aus.
   
6. Lege fest, ob die Signatur der Absender-Adresse hinzugefügt werden soll.
   
7. Ordne den gewünschten Ereignissen jeweils ein E-Mail-Template zu. Für die Willkommensnachricht musst Du ein Template auswählen.
   
8. Soll bei einem optionalen Ereignis keine E-Mail versendet werden, lässt Du das entsprechende Feld leer. Ein bereits ausgewähltes Template entfernst Du über das graue X im Feld.
   
9. Klicke oben rechts auf speichern.
   

Info: Du kannst die zugeordneten Templates später jederzeit ändern. Bearbeitest Du den Inhalt eines bereits verknüpften Templates, verwendet die FundraisingBox die neue Version automatisch für zukünftige E-Mails.

Willkommensnachricht sinnvoll gestalten

Die Willkommensnachricht wird unmittelbar nach dem Start einer Spendenaktion versendet. Mit Spendenaktions-Variablen kannst Du Aktionsstarter*innen direkt zu ihrer Aktion und zu wichtigen Funktionen führen.

• {{link}}: Direkter Link zur Spendenaktion. Darüber kann die*der Aktionsstarter*in die Aktion auch aufrufen, wenn sie noch nicht in der Übersicht erscheint.
• {{admin_link}}: Geheimer Bearbeitungslink, über den die*der Aktionsstarter*in die eigene Spendenaktion bearbeiten kann.
• {{expires_at_de}}: Enddatum der Spendenaktion im Format TT-MM-JJJJ. Du kannst beispielsweise darauf hinweisen, dass sich das Enddatum über den Bearbeitungslink verlängern lässt.

Wichtig: Der Bearbeitungslink ist nur für die jeweilige Spendenaktion bestimmt. Behandle ihn entsprechend vertraulich.

Inhalte mit If/Else-Anweisungen steuern

Mit If/Else-Anweisungen kannst Du Inhalte eines Templates abhängig von bestimmten Bedingungen anzeigen. Dadurch lassen sich automatische E-Mails gezielter auf die jeweilige Spendenaktion abstimmen.

Mit der folgenden Abfrage kannst Du beispielsweise einen Hinweis nur anzeigen, wenn für die Spendenaktion kein eigenes Bild hochgeladen wurde:

{% if has_image == 0 %}...{% endif %}

Weitere Möglichkeiten findest Du unter Template-Variablen und Verwendung von If/Else-Anweisungen.

Automatische E-Mails passend zum Aktionsverlauf einsetzen

Die verschiedenen Versandzeitpunkte kannst Du nutzen, um Aktionsstarter*innen während ihrer Spendenaktion gezielt zu unterstützen.

• Nutze die E-Mail 10 Tage nach Aktionsstart, um Tipps für die Aktion zu geben oder eine Kontaktmöglichkeit bei Fragen anzubieten.
• Nach Erreichen des Aktionsziels kannst Du darauf hinweisen, dass die Spendenaktion weiterhin bearbeitet und beispielsweise das Ziel erhöht werden kann.
• Empfehle bei Bedarf, die Beschreibung der Spendenaktion um ein aktuelles oder datiertes Update zu ergänzen.
• Ist das Aktionsziel beim Ende der Aktion nicht erreicht, kannst Du Dich trotzdem für das Engagement bedanken und gegebenenfalls auf die Möglichkeit hinweisen, die Aktion zu verlängern.

Tipp: Stimme den Inhalt jeder automatischen E-Mail auf den jeweiligen Zeitpunkt der Spendenaktion ab. So erhalten Aktionsstarter*innen Informationen, die für die aktuelle Phase ihrer Aktion relevant sind.