Wikando Lastschrift: Transaktionen & Daueraufträge importieren oder manuell anlegen

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Kontakt anlegen
• SEPA Mandat anlegen
• Transaktion manuell anlegen
• Daueraufträge manuell anlegen
• Daueraufträge importieren
  
  

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit der Wikando Lastschrift in Zusammenhang mit dem FundraisingBox CRM für Ihre FundraisingBox Lastschrift-Transaktionen oder Daueraufträge, die Sie nicht über ein Formular erhalten haben, automatisch einziehen lassen können.

Gut zu wissen

• Mit der Verwendung von der Wikando Lastschrift in Kombination mit unserem CRM können Sie einzelne Lastschriften manuell bei Ihrem Kontakt eintragen, entweder als einmalige Transaktion oder als Dauerauftrag.
• Mit der Import-Funktion können Sie auch Daueraufträge für Wikando Lastschrift importieren und so die vereinfachte Abwicklung der Zahlungsweise nutzen, ohne hierfür jeden Dauerauftrag manuell anlegen zu müssen. 
• Voraussetzung für einen automatischen Einzug via Wikando-Lastschrift ist ein aktives SEPA-Mandat.

Kontakt anlegen

• Falls der Kontakt noch nicht in Ihrer FundraisingBox existiert und Sie einmalige Transaktionen anlegen bzw. Daueraufträge manuell ergänzen möchten, muss in erster Schritt den Kontakt angelegt werden.
• Falls Sie mehrere Daueraufträge via Import anlegen möchten, können die Kontaktdaten in der Import-Datei angegeben werden. Eine manuelle Ergänzung von einzelnen Kontakte ist in diesem Fall nicht notwendig. 

SEPA Mandat anlegen

• Dieser Schritt ist nur nötig, wenn Sie Transaktionen bzw. Daueraufträge manuell anlegen und es noch kein aktives SEPA-Mandat bei dem Kontakt gibt.

Diese Funktion ist im FundraisingBox-CRM verfügbar. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte.

1. Gehen Sie auf den gewünschten Kontakt und klicken dort auf den Reiter Dokumente.
2. Klicken Sie im unteren Bereich bei SEPA-Mandate auf den Plus-Button .
3. Füllen Sie im Anschluss das eingeblendete Formular aus:
   • Status: nur Transaktionen mit einem "aktiven" Mandat können eingezogen werden. Ein aktives Mandat muss auch ein Datum der Unterschrift haben, welches für die XML-Generierung benötigt wird.
   • Art: Ein Einzel-Mandat kann nur einmal verwendet werden, ein Dauer-Mandat beliebig oft.
   • Herkunft: wenn Sie z.B. eine bereits unterschriebene Einzugsermächtigung haben, gilt diese weiter als SEPA-Mandat und Sie können dies hier auswählen.
   • Bankverbindung: Sie können Kontoinhaber und IBAN (optional: mit BIC) selbst eintragen oder Sie wählen ein Konto aus, das bereits bei dem Kontakt gespeichert ist. Zur Auswahl stehen nur Bankkonten mit IBAN. 
   • Mandatsreferenznummer: Sie können hier eine eigene Referenznummer eingeben oder leer lassen, dann wird von Ihrer FundraisingBox automatisch eine accountübergreifend eindeutige Nummer generiert.
   • Letzte Nutzung: zeigt an, wann das Mandat zuletzt genutzt wurde. Bei neuen Mandaten ist dieses Feld leer zu lassen.
   • Unterschrift am: muss gesetzt werden, wenn es ein aktives Mandat ist.
   • Übermittelt am / per: hier können Sie festhalten, wann und wie das Mandat an den Kontakt übermittelt wurde.
4. Falls Sie eine Datei zu dem Mandat haben, können Sie diese mit einem Klick auf Unterschriebenes Mandat hochladen ebenfalls ablegen.
5. Klicken Sie anschließend auf speichern  .

• Das SEPA-Mandat ist nun hinterlegt und kann bei Bedarf für eine Transaktion / einen Dauerauftrag verwendet werden.

  Hinweis: Ein Einzel-Mandat mit einem Datum unter "Letzte Nutzung" kann nicht nochmal verwendet werden. Wenn ein Dauer-Mandat eine "Letzte Nutzung" hat, sind weitere Lastschriften als "Folge-Transaktionen" gekennzeichnet.

Transaktion manuell anlegen

Nachdem Sie das SEPA-Mandat angelegt haben (siehe Schritt oben, das ist immer nötig!), können Sie eine einzelne Wikando-Lastschrift-Transaktion bei dem gewünschten Kontakt anlegen.

1. Folgen Sie dieser Anleitung, um eine neue Transaktion anzulegen.
2. Für Wikando-Lastschrift muss neben Betrag noch folgendes angegeben werden:
   • Zahlungsweise: Wikando Lastschrift (dadurch wechselt das “Getätigt” Datum direkt auf den heutigen Tag)
     • Wenn Sie einen späteren Einzug wünschen, können Sie das "Getätigt" am Datum auch in die weitere Zukunft verändern
       • Die Transaktion wird dann einen Tag nach diesem "Getätigt" am Datum zur Bank geschickt und wiederum 2 Werktage später zum Einzug markiert
   • SEPA-Mandat: das passende aktive Mandat auswählen
3. Nachdem Sie die Angaben speichern, wird die Transaktion +1 Tag nach dem Getätigt am Datum, ggf. gemeinsam mit weiteren Wikando Lastschrift Transaktionen gebündelt, auf Ihr Konto gesendet. Der Einzug findet wie gewohnt einen Tag plus zwei Werktage danach statt.

Daueraufträge manuell anlegen

1. SEPA Mandat anlegen vom Typ "Dauer", siehe weiter oben im Artikel.
2. Nachdem Sie das SEPA-Mandat in Ihre FundraisingBox angelegt haben, können Sie nun wie hier beschrieben den Dauerauftrag anlegen.
3. Stellen Sie bei der Ergänzung des Dauerauftrages sicher, dass Sie die Wikando Lastschrift als Zahlungsweise und das richtige SEPA-Mandat auswählen. 
4. Bei Daueraufträgen gelten die gleichen Übermittlungs- bzw. Einzugsregeln als einmalige Transaktionen. Hier hat es jedoch den Unterschied, dass eine Transaktion erst zum nächsten Termin erzeugt und dann ca. 3 Werktage später eingezogen wird. 
5. D. h. wenn Sie eine Transaktion schnellstmöglich einziehen möchten, muss als nächster Termin das morgige Datum angegeben werden, damit die Transaktion ab morgen angelegt werden kann. Erst am nachfolgenden Tag wird die Transaktion zur Bank übermittelt. 

Daueraufträge importieren

1. Um Daten in Ihre FundraisingBox importieren zu können, muss die Information vorab geprüft und bei Bedarf für den Import vorbereitet werden. Weitere Information hierzu entnehmen Sie folgendem Hilfe-Center-Artikel.
2. Für Daueraufträge gibt es stets einige Pflichtfelder, die hier beschrieben und zu beachten sind.
3. Damit die FundraisingBox SEPA-Mandate bei dem Import von Wikando-Lastchrift-Daueraufträgen anlegen kann, muss ebenfalls folgende Information zu den SEPA-Mandaten in die Import-Datei ergänzt werden.
4. Hier ein kleines Beispiel der Mindestangaben, welche für den Import von Daueraufträgen für Wikando-Lastschrift notwendig sind (weitere Felder sind möglich, siehe Import-Beschreibung unter dem Tab "Import: Kontakte und Daueraufträge"):
   
   • Vorname (des Kontakts)
   • Nachname (des Kontakts)
   • IBAN (des Kontakts)
   • BIC (optional, im IBAN only Verfahren nicht nötig, Empfehlung: dann lieber weglassen, da ein falscher BIC zu Problemen führt)
   • Start Datum (des Dauerauftrags, rein für Auswertungszwecke, beantwortet die Frage: "Wann fand der erstmalige Einzug des Dauerauftrags statt (egal über welchen Weg)?")
   • Nächste Abbuchung (des Dauerauftrags (wichtig: Datum muss in der Zukunft liegen!), hier geht es um den Geldfluss, den die FundraisingBox das erste Mal anstoßen soll; die Abbuchung findet ca. 3 Werktage später statt)
   • Betrag (des Dauerauftrags)
   • Rhythmus (des Dauerauftrags)
   • Mandatsreferenznummer (des SEPA Mandats)
   • SEPA Mandat erstellt am (gehört ebenfalls zum SEPA Mandat)
   • Unterschrift am (Datumsfeld im SEPA Mandat)
   • Kontoinhaber (gehört zum SEPA Mandat & zum Kontakt im Bereich "Bankkonto")
5. Sobald Sie Ihre Import-Datei vorbereitet haben, können Sie diese unter Import auswählen.
   Als Art des Imports wählen Sie Kontakte und Daueraufträge aus.
   
6. Legen Sie die Spaltenzuordnung fest und wählen Sie unten Wikando Lastschrift als Zahlungsweise von dem Dropdown aus.
   
7. Nachdem Sie im nächsten Schritt die Vorschau geprüft haben, können Sie den Import ausführen.
8. Bitte prüfen Sie die importierten Daten ausführlich.
9. Erfolgreich importierte Daueraufträge erzeugen dann zum nächsten Termin automatisch eine Wikando-Lastschrift-Transaktion. Der Einzug findet ca. 3 Werktage später statt.