Erkennung und Vereinigung von Duplikaten

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• So erkennt die FundraisingBox Duplikate
• Sonderfälle bei der automatischen Duplikaterkennung
  • Abweichende Anrede
  • Abweichende Titel
  • Abweichende benutzerdefinierte Kontaktfelder
• Kontakte manuell vereinen
• Was passiert beim Vereinen mit den Daten?
  • Transaktionen, Daueraufträge und weitere Objekte
  • Adressen, E-Mail-Adressen und weitere Stammdaten
  • Daten, die nur einmal pro Kontakt vorhanden sein können
• Kontakt nach dem Vereinen prüfen

Die FundraisingBox erkennt bestehende Kontakte anhand eindeutiger Kriterien und ordnet neue Transaktionen automatisch zu. In diesem Artikel erfährst Du, wie die Duplikaterkennung funktioniert, welche Sonderfälle es gibt und wie Du doppelte Kontakte manuell vereinst.

Hinweis: Diese Funktionen stehen Dir im FundraisingBox CRM zur Verfügung. Bei Fragen kannst Du Dich an unser FundraisinBox-Support-Team wenden.

Gut zu wissen

Bei neuen Transaktionen prüft die FundraisingBox anhand bestimmter Kriterien, ob bereits ein passender Kontakt vorhanden ist. Wird ein Kontakt eindeutig erkannt, ordnet das System die Transaktion automatisch diesem Kontakt zu.

Auch bei einem Import kannst Du Daten bestehenden Kontakten zuordnen. Dafür kannst Du die FundraisingBox Kontakt-ID oder eine externe Kontakt-ID verwenden. Weitere Informationen findest Du im Artikel Kontakte importieren und Duplikate vermeiden.

Wurde ein Kontakt dennoch mehrfach angelegt, zum Beispiel aufgrund einer abweichenden Adresse, kannst Du die Kontakte nachträglich vereinen.

Beim Vereinen ergänzt die FundraisingBox zusätzliche Datensätze wie E-Mail-Adressen oder Bankverbindungen. Bereits vorhandene identische Datensätze werden nicht erneut angelegt.

So erkennt die FundraisingBox Duplikate

Damit die FundraisingBox einen bestehenden Kontakt eindeutig erkennt, muss mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt sein:

• gleicher Vor- und Nachname + gleiche E-Mail-Adresse
• gleicher Vor- und Nachname + gleiche Postadresse
• gleicher Vor- und Nachname + gleiches Bankkonto (IBAN)

Die verglichenen Werte müssen exakt übereinstimmen. Ist beispielsweise beim bestehenden Kontakt „Musterstraße 1“ hinterlegt und wird später „Musterstr. 1“ angegeben, erkennt das System diese Angaben nicht als identische Adresse.

Mit der Adresslabor-Erweiterung kannst Du Adressangaben standardisieren und dadurch Abweichungen reduzieren.

Tipp: Bei einem Import kannst Du die externe Kontakt-ID für eine eindeutige Zuordnung zu bestehenden Kontakten verwenden. Mehr dazu erfährst Du im Artikel Kontakte importieren und Duplikate vermeiden.

Hinweis: Wenn Du einen Kontakt manuell anlegst, greift die automatische Duplikaterkennung nicht. Prüfe deshalb vor dem Anlegen, ob der Kontakt bereits vorhanden ist.

Sonderfälle bei der automatischen Duplikaterkennung

Bestimmte Kontaktfelder beeinflussen, wie Daten bei einem erkannten Kontakt verarbeitet werden. Dazu gehören insbesondere Anrede, Titel und benutzerdefinierte Kontaktfelder.

Abweichende Anrede

Wenn Du zusätzliche Anreden verwendest, können neue Angaben eine bereits gespeicherte Anrede überschreiben.

Für die Anreden „Mann“, „Frau“ und „divers“ gilt bei einem Kontakt:

• „divers“ überschreibt eine bestehende Anrede „Mann“ oder „Frau“.
• „Mann“ oder „Frau“ überschreibt eine bestehende Anrede „divers“.

Bei diesen Abweichungen wird also nicht allein aufgrund der geänderten Anrede ein neuer Kontakt angelegt. Stattdessen wird die Anrede des bestehenden Kontakts entsprechend aktualisiert.

Bleibt die Anrede im Formular leer, kann der Kontakt ebenfalls automatisch mit dem bestehenden Kontakt zusammengeführt werden.

Bei allen anderen Anreden "Familie" oder "Ehepaar" würde bei abweichender Anrede immer ein Kontakt-Duplikat erstellt werden.

Abweichende Titel

Titel müssen exakt übereinstimmen. Angaben wie „Dr“, „Dr.“ und „Dr. med.“ gelten technisch als unterschiedliche Werte und werden deshalb nicht als identisch erkannt.

Verwende Titel möglichst einheitlich, damit bestehende Kontakte zuverlässig erkannt werden können.

Abweichende benutzerdefinierte Kontaktfelder

Bei benutzerdefinierten Kontaktfeldern müssen bereits vorhandene Werte exakt übereinstimmen. Unterscheidet sich der neue Wert vom bestehenden Wert, wird ein neuer Kontakt angelegt.

Beispiel: Bei einem bestehenden Kontakt ist eine Mitgliedsnummer gespeichert. Wird über das Formular eine andere Mitgliedsnummer übermittelt, führt die FundraisingBox die Datensätze nicht automatisch zusammen.

Ist das benutzerdefinierte Feld beim bestehenden Kontakt dagegen noch nicht befüllt, kann der Kontakt automatisch erkannt und der neue Wert ergänzt werden.

Hinweis: Bei widersprüchlichen Werten kann das System nicht entscheiden, welche Angabe korrekt ist. Vereine die Kontakte in diesem Fall manuell und prüfe anschließend die relevanten Daten.

Kontakte manuell vereinen

Wenn ein Kontakt mehrfach in der FundraisingBox vorhanden ist, kannst Du die Datensätze manuell zusammenführen.

1. Gehe links im Menü zu Kontakte und suche den Kontakt, den Du mit einem anderen Kontakt vereinen möchtest.
   
2. Klicke auf den Namen des Kontakts, damit sich die Übersichtsseite von diesem öffnet.
3. Klicke oben rechts auf den blauen Pfeil.
4. Wähle Duplikat vereinen.
   
5. Gib im Suchfeld den Namen des anderen Kontakts ein.
   
6. Wähle den gewünschten Kontakt aus der Autovervollständigung aus. Hast Du den falschen Kontakt ausgewählt, suche erneut nach dem gewünschten Kontakt.
7. Prüfe die Angaben zum Verlierer und Gewinner. Die Daten des Verlierer-Kontakts werden beim Vereinen auf den Gewinner-Kontakt übertragen.
   
8. Klicke auf unten auf Kontakte vereinen.
   
9. Prüfe den angezeigten Hinweis. Du kannst den Vorgang abbrechen oder mit OK bestätigen.

Tipp: Ein Verlierer-Unternehmen kann nicht mit einer Gewinner-Person vereint werden, wenn dem Unternehmen bereits Mitarbeiter*innen zugeordnet sind.

Was passiert beim Vereinen mit den Daten?

Welche Daten übernommen werden, hängt davon ab, ob ein Kontakt mehrere Einträge desselben Typs besitzen kann oder ob ein Wert nur einmal pro Kontakt vorhanden sein darf.

Transaktionen, Daueraufträge und weitere Objekte

Objekte, die mehrfach pro Kontakt vorhanden sein können, konkurrieren nicht miteinander. Beim Vereinen bleiben deshalb sämtliche Einträge erhalten und werden dem Gewinner-Kontakt zugeordnet.

Dazu gehören unter anderem:

• Kommunikationen
• Transaktionen
• Daueraufträge
• Spendenquittungen
• SEPA-Mandate

Diese Daten werden beim Vereinen weder überschrieben noch gelöscht oder beendet.

Adressen, E-Mail-Adressen und weitere Stammdaten

Daten, die mehrfach pro Kontakt gespeichert werden können, werden vom Verlierer-Kontakt auf den Gewinner-Kontakt übertragen. Dazu gehören beispielsweise:

• Postadressen
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Bankverbindungen
• Kontakt-Tags

Die priorisierten Daten des Gewinner-Kontakts bleiben erhalten. Die entsprechenden Angaben des Verlierer-Kontakts werden als zusätzliche Informationen ergänzt, zum Beispiel als weitere Adresse.

Daten, die nur einmal pro Kontakt vorhanden sein können

Bei Angaben, die nur einmal pro Kontakt existieren können, bleiben die Werte des Gewinner-Kontakts bestehen. Das betrifft beispielsweise die FundraisingBox Kontakt-ID und den Nachnamen.

Dasselbe gilt für Felder, die beim Gewinner- und Verlierer-Kontakt mit unterschiedlichen Inhalten befüllt sind. Dazu können beispielsweise unterschiedliche Titel oder benutzerdefinierte Kontaktfelder vom Typ „Kontakt“ gehören.

In diesen Fällen wird ausschließlich der Wert des Gewinner-Kontakts übernommen. Der entsprechende Wert des Verlierer-Kontakts geht beim Vereinen verloren.

Wichtig: Prüfe insbesondere Felder mit unterschiedlichen Werten vor dem Vereinen, da die Angaben des Verlierer-Kontakts anschließend nicht wiederhergestellt werden können.

Kontakt nach dem Vereinen prüfen

Nach dem Vereinen kannst Du den Gewinner-Kontakt weiter bearbeiten. Prüfe, welche zusätzlichen Daten übernommen wurden, und entferne Informationen, die Du nicht mehr benötigst.

Wie Du Kontakte bearbeitest und verwaltest, erfährst Du im Artikel Kontakte anlegen und bearbeiten.