Erkennung und Vereinigung von Duplikaten

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Erkennung von Duplikaten
• Ausnahmefälle automatischer Duplikaten-Vereinigung
• Kontakte miteinander vereinen

In diesem Artikel, erfahren Sie, wie die Erkennung von Duplikaten funktioniert und wie weitere Duplikate einfach miteinander vereint werden können.

Gut zu wissen

• Die FundraisingBox erkennt zukünftige Transaktionen bestehender Kontakte anhand von bestimmten eindeutigen Kriterien, sodass diese automatisch dem entsprechenden Kontakt zugeordnet werden können. 
• Diese Kriterien gelten ebenfalls bei einem Import von neuen Transaktionen. Hier kann auch eine externe Kontakt-ID für eine bessere Zuordnung verwendet werden. Gerne sehen Sie hierzu unseren separaten Hilfe-Center Artikel.
• Falls ein Kontakt doppelt angelegt wurde, weil z. B. eine neue Adresse vorliegt, kann dieser leicht mit dem bestehenden Kontakt vereint werden.
• Beim Vereinen von Kontakten werden zusätzliche Datensätze (z. B. E-Mail Adressen oder Bankverbindungen) automatisch ergänzt. Bereits existierende Datensätze werden nicht doppelt beim Bestands-Kontakt angelegt.

Erkennung von Duplikaten

Damit ein Kontakt eindeutig identifiziert werden kann, muss eines der folgenden Kriterien erfüllt sein:

• gleicher Vor- & Nachname + gleiche E-Mail-Adresse
• gleicher Vor- & Nachname + gleiche Post-Adresse
• gleicher Vor- & Nachname + gleiches Bankkonto (IBAN)

Zu beachten ist hierbei, dass es sich um die exakt gleichen Werten handeln muss. Falls z. B. "Musterstraße 1" hinterlegt ist, der Kontakt aber erneut mit "Musterstr. 1" spendet, kann diese nicht als die gleiche Adresse erkannt werden. Gerne verwenden Sie hierzu unsere Adresslabor-Erweiterung, um alle angegeben Adresse zu standardisieren. 

Ausnahmefälle automatischer Duplikaten-Vereinigung

In bestimmten Fällen werden mögliche Duplikaten nicht automatisch miteinander vereint:

• Anrede: Falls Sie zusätzliche Anreden abfragen, wird bei einer abweichenden Anrede ein neuer Kontakt angelegt. Beispiel: Ein bestehender Kontakt hat bisher als "Frau" gespendet, später dann als "divers" = Es findet keine Vereinigung statt.
  • Wenn die Anrede im Formular jedoch "leer" gelassen wird, kommt es noch zu einer automatischen Vereinigung des Kontaktes. 
• Benutzerdefinierte Kontakt-Felder: Wenn benutzerdefinierte Kontakt-Felder abgefragt werden und der Feld-Inhalt nicht exakt übereinstimmt, entsteht ein neuer Kontakt. Beispiel: Ein bestehender Kontakt mit einem Wert für "Mitgliedsnummer" trägt über das Formular eine neue Mitgliedsnummer ein = Es findet keine Vereinigung statt.
  • Wenn das benutzerdefinierte Feld zuvor im Bestandskontakt noch nicht existierte, so wird der Kontakt automatisch vereint und der Wert des Feldes hinzugefügt.

Das System kann in diesen Fällen nicht wissen, welche Werte korrekt sind und darf dementsprechend die bestehenden Werte nicht überschreiben. Hier muss anhand der neuen Information die entsprechende Vereinigung manuell durchgeführt werden, um die relevante Information zu aktualisieren. 

Kontakte miteinander vereinen

Falls Kontakte mehrmals in der FundraisingBox vorkommen, können die Duplikate unkompliziert zusammengeführt werden:

1. Rufen Sie den Kontakt auf, den Sie mit einem bestehenden Kontakt vereinen möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf den Pfeil .
3. Wählen Sie Duplikat vereinen aus.
4. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Kontaktes an.
5. Klicken Sie auf den entsprechenden Kontakt, welcher in der Autovervollständigung angezeigt wird. Falls es sich hier anschließend um den falschen Kontakt handelt, können Sie den Namen erneut angeben und den gewünschten Kontakt auswählen.
6. Prüfen Sie die Informationen des "Verlierers" sowie "Gewinners". Der Verlierer ist der von Ihnen gewählten Kontakt, dessen kompletten Daten zum Gewinner übertragen werden sollen.
7. Klicken Sie auf  Kontakte vereinen .
8. Beachten Sie den Hinweis und entweder brechen Sie den Vorgang ab oder bestätigen Sie mit OK.

Tipp: Ein Verlierer-Unternehmen kann nicht mit einer Gewinner-Person vereint werden, wenn es bereits Mitarbeiter bei diesem Unternehmen gibt.

Wichtig: Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden!