Smart-Tag / Smart-Suche Beispiele und Tipps

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Kontakte suchen
• Daueraufträge suchen
• Transaktionen suchen
• Hinweise und Tipps
• Verwendung von Klammern 

Gut zu wissen

• Mithilfe der Smart-Suche und Smart-Tags können Sie gezielt nach bestimmten Kontakten, Transaktionen, Notizen, etc. suchen.
• Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir hier einige nützliche Beispiele zusammengefasst, die Sie entweder direkt nutzen oder als Grundlage für weitere Individualisierungen nutzen können.
• Hier finden Sie ebenfalls einige Hinweise und hilfreiche Tipps zur Verwendung der Smart-Suche. 

Kontakte suchen

Bei all diesen Suchen muss die Smart-Suche auf Kontakte eingestellt werden bei "Suche nach":

Adresse fehlt:

• Alle Kontakte ohne Adresse
  • Adresse ist leer

Transaktionen / Daueraufträge:

• Alle Dauerspender
  • Dauerauftraganzahl größer "0"
• Alle neuen Spender in den letzten 30 Tagen
  • hat erste Transaktion mit Getätigt-am-Datum in den letzten (exkl. heute) "30 Tagen" oder vor maximal "30 Tagen" (das wäre dann inkl. heute)
• Kontakte, die in diesem Jahr mindestens eine Transaktion hatten
  • hat Transaktion mit Getätigt-am-Datum im aktuellen Jahr
    • Alternativ mit: Eingegangen-am-Datum

Daueraufträge suchen

Bei all diesen Suchen muss die Smart-Suche bei "Suche nach" auf Daueraufträge umgestellt werden:

• Alle aktiven Daueraufträge
  Aktive Daueraufträge sind so definiert, dass diese Daueraufträge kein End-Datum haben oderdieses in der Zukunft liegt.
  • Ende-Datum ist leer
  • ODER Ende-Datum in der Zukunft (exkl. heute)

Kreditkarten:

• Daueraufträge, deren Kreditkarte in x Wochen / Monaten abläuft
  • hat Kreditkarte mit Gültigkeitsjahr ist gleich "XXXX"
  • UND hat Kreditkarte mit Gültigkeitsmonat ist gleich "XXXX"

Transaktionen suchen

Entsprechend muss hier die "Suche nach" auf Transaktionen eingestellt werden, damit Transaktionen aufgelistet werden:

• Alle Transaktionen, die in 2025 für ein bestimmtes Projekt getätigt wurden (Achtung: damit ist das Geld nicht automatisch in diesem Zeitraum oder überhaupt eingegangen: Unterschied zwischen "Getätigt-am" und "Eingegangen-am" Datum!)
  • Getätigt-am-Datum von XX.XX.20XX
  • UND Getätigtam-Datum von XX.XX.20XX
  • UND Projekt ist ABC
    
    Beispiel:
    
• Alle Transaktionen, die 2025 für ein bestimmtes Projekt eingegangen sind
  • siehe oben, einziger Unterschied ist das "Eingangsdatum" zu durchsuchen:
    
  • Tipp: Bei Datums-"von-"bis" Suchen kann auch mit dynamischen Werten gearbeitet werden, z.B. "im letzten Jahr" (wenn die Suche in 2026 ausgeführt wird, wird dabei dann das letzte Kalenderjahr = 01.01.-31.12.2025 automatisch durchsucht), das wäre dann so:
    
    • Achtung: Es kommt hier also darauf an, wann die Suche ausgeführt wird, da keine starren Daten abgefragt werden.
• Alle Erstspenden von Daueraufträgen:
  • via Dauerauftrag ja
  • UND ist Folgetransaktion eines Dauerauftrags nein. (Hinweis: Eine Suche nur mit "ist Folgetransaktion eines Dauerauftrags = nein" liefert sowohl alle Einzeltransaktionen, als auch alle Erstspenden)

• Transaktionen mit persönlichen Nachrichten:
  Wenn Sie im Formular die "persönliche Nachricht" abfragen, können Sie alle Transaktionen mit entsprechenden Nachrichten über die Meta-Information mit "message" filtern:
  • Transaktions-Meta-Information beinhaltet "message: Beispiel Text"
    oder nur, wenn irgendeine Nachricht enthalten ist, dann einfach nach "message" suchen:
    
• Transaktionen via Bank Sync:
  • Wenn Sie mit unserem Bank Syncarbeiten und alle über den Bank Sync importierten Transaktionen suchen möchten, geht dies wie folgt, Suche nach Transaktionen:
    • Transaktions-Meta-Information beinhaltet "bank_transaction"
• Geschenkspenden Transaktionen:
  • Formular-Spenden, die mit der Funktion Geschenkspendegetätigt wurden, haben in dem Feld "Meta-Information" diese Info:
    • Transaktions-Meta-Information beinhaltet "gift_donation"

Hinweise und Tipps

• Grundsätzlich hat in der Smart-Suche ein "UND" eine höhere Gewichtung als ein "ODER", sprich: "UND" geht vor "ODER".
• Klammern stehen Ihnen bei der Smart-Suche für die Verknüpfung von komplexeren Suchkriterien zur Verfügung, sodass kombinierte „und/oder“-Suchen möglich sind. Weitere Information hierzu finden Sie unten.
• Stellen Sie immer sicher, dass Sie die entsprechenden Bereiche (Kontakte, Transaktionen, etc.) durchsuchen, damit die Ergebnisse für die gewünschte Weiterverarbeitung (z. B. Auswertung von Transaktionen oder Versand von Briefen) passen.
• Prüfen Sie die Ergebnisse mit Stichproben, um zu überprüfen, ob die gewünschten Ergebnisse auftauchen oder ob es evtl. ein Fehler bei der Smart-Suche gibt. 
• Falls eine Suche keine Ergebnisse liefert, bedeutet es entweder, dass es eine fehlerhafte Formulierung der Suche ist oder dass es tatsächlich keine passenden Treffer gibt. Bei Bedarf können Sie mit dem CRM manuelle Test-Objekte anlegen, die bei der Suche auftauchen sollte, um das genauer zu evaluieren.
• Wenn Sie z. B. die manuelle SEPA-Lastschrift oder eigene Zahlungsweisen verwenden und nach Transaktionen anhand des "Eingegangen-am-Datum" suchen, stellen Sie bitte sicher, dass das Eingangs-Datum stets gepflegt wird. 
• Es wird grundsätzlich stets nach einem passenden Objekt gesucht. D. h. über eine Suche nach Transaktionen prüft das System, ob eine einzige Transaktion die Kriterien entsprechen. 
  • Beispiel: Eine Suche nach Transaktionen mit "Projekt ist 'Kinder' UND Projekt ist 'Umwelt'" wird keine Ergebnisse liefern, da eine Transaktion nur ein Projekt zugeordnet werden kann.

Verwendung von Klammern 

• Würde im folgenden Beispiel ohne Klammer gesucht, würden alle Transaktionen der letzten 30 Tage mit dem Projekt "Kinder" angezeigt werden ODER alle Transaktionen mit dem Projekt "Umwelt", egal in welchem Zeitraum:

• Es ist ebenfalls möglich, Klammern beliebig oft zu verschachteln, um noch differenziertere Suchergebnisse zu erhalten: