E-Mail-Inbox-Sync: Eingehende E-Mails automatisch in die FundraisingBox synchronisieren

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• E-Mail-Inbox aktivieren
• Automatische Weiterleitung von E-Mails
• Wichtige Hinweise
• Beispiel-Einrichtung

Mit dem E-Mail-Inbox-Sync ist es möglich, dass empfangene E-Mails automatisch in der FundraisingBox abgelegt werden, ohne das ein manuelles Kopieren bzw. manuelle Weiterleitung des Textes erforderlich ist. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese automatische Synchronisation über die E-Mail-Inbox einrichten können.

Gut zu wissen

• Mit wenigen Klicks können Sie den E-Mail-Inbox-Sync aktivieren und eine Inbox-Adresse erzeugen, welche für eine automatische Weiterleitung von eingehenden E-Mails an eine bestimmte Adresse verwendet werden kann.
• Alle eingehenden E-Mails über diese Weiterleitung erzeugen in der FundraisingBox einen E-Mail-Eintrag bei dem entsprechenden Kontakt.
• Optional können auch Aufgaben bei der Synchronisation automatisch angelegt werden.
• Unten finden Sie auch wichtige Hinweise zu der Sync-Funktion sowie ein Beispiel zur Anwendung.

E-Mail-Inbox aktivieren

1. Klicken Sie auf Store  und wählen CRM aus.
2. Bei E-Mail-Inbox-Sync mit der FundraisingBox klicken Sie auf Jetzt aktivieren .
3. Setzen Sie ein Häkchen bei E-Mail-Inbox ist aktiviert.
4. Es erscheint nun zusätzliche Felder für weitere Einstellungen, welche ggf. auch später angepasst werden können.
5. Legen Sie fest, ob Sie automatische Aufgaben für jede E-Mail anlegen sowie unbekannte Absender als neuen Kontakt auf der Warteliste setzen möchten.
6. Klicken Sie auf speichern .
7. Der Service ist nun aktiv und die automatische Weiterleitung kann eingerichtet werden.

Automatische Weiterleitung von E-Mails

1. Nach Aktivierung finden Sie direkt Ihre geheime Inbox-E-Mail. Ansonsten können Sie diese jederzeit im Store bei dem E-Mail-Inbox-Sync sehen, nachdem Sie hier auf bearbeiten klicken.
2. Mit einem Klick auf die geheime Inbox-E-Mail wird diese automatisch kopiert.
3. Konfigurieren Sie das gewünschte E-Mail-Konto nun so, dass Nachrichten automatisch an diese Inbox-Adresse geleitet werden.
4. Auf diese Weise bleibt der ursprüngliche Absender der E-Mail erhalten und wird automatisch dem bestehenden Kontakt zugeordnet bzw. als neuer Kontakt (optional auf die Warteliste) angelegt.
5. Beachten Sie hierbei die wichtigen Hinweise sowie Beispiele unten.

Wichtige Hinweise

• Da es mit der Inbox-Adresse möglich ist, ohne weitere Überprüfung E-Mails in der FundraisingBox anzulegen, sollte darauf geachtet werden, die Adresse geheim zu halten.
• Bei der automatischen Weiterleitung muss die E-Mail 1:1 gleich bleiben:
  • Wenn jemand von "spender@beispiel.de" an Ihre "info@"-Adresse schreibt, dann muss die Weiterleitung an die Inbox-Adresse die "von" Adresse beibehalten.
  • Am besten erfolgt die automatische Weiterleitung daher direkt im E-Mail-Postfach, sodass die "von" Adresse korrekt übermittelt wird.
  • Bei der Verwendung von Regeln, z. B. via Outlook, kann es sein, dass die Adresse nicht 1:1 weitergeleitet, sondern die "info@" also "von"-Adresse verwendet/erkannt wird.
  • In so einem Fall würden die E-Mails in der FundraisingBox einem Kontakt mit "info@" zugeordnet werden, statt die eigentliche E-Mail des ursprünglichen Absenders.
• Auf ein manuelles Weiterleiten zu dieser Adresse über einen E-Mail-Client (z. B. Thunderbird, Outlook, etc.) sollten Sie verzichten, da eine Zuordnung zum Absender so nicht möglich ist.
• Falls Sie einzelne Mails manuell weiterleiten möchten, verwenden Sie stattdessen Ihre geheime FundraisingBox-Adresse.
• Alle zukünftigen E-Mails  werden über die automatische Weiterleitung synchronisiert. Daher ist es ratsam, diese Weiterleitung nur für bestimmte Adressen einzurichten, um unnötige Kontakten von z. B. Newsletter oder sensible private E-Mails anzulegen.
• Falls ein Kontakt mit der gleichen Absender-Adresse vorliegt, wird die E-Mail diesem automatisch zugeordnet. Bislang unbekannte Absender werden als neue Kontakte (optional auf die Warteliste) angelegt.
• Wenn ein bestehender Kontakt von einer neuen E-Mail-Adresse schreibt, die bei dem Kontakt nicht hinterlegt ist, wird evtl. einem Duplikate entstehen.
• Wenn unbekannte Absender erstmal auf die Warteliste landen, zählen diese nicht zu Ihrem Kontingent. Jedoch ist weder eine Bearbeitung, Aufruf über die Suche, noch eine direkte Antwort möglich, bis dieser Kontakt übernommen wird.
• Sollten Sie die automatischen Aufgaben in den Einstellungen aktiviert haben, werden diese wie folgt angelegt:
  • Wenn die Weiterleitung von einer Login-Adresse erfolgt, wird die Aufgaben automatisch dem entsprechenden Nutzer dieser Adresse zugewiesen. 
  • Wenn die Weiterleitung von einer Adresse erfolgt, welche nicht als Login-Adresse verwendet wird, landet die Aufgabe bei den noch nicht zugewiesenen Aufgaben.

Beispiel-Einrichtung

1. Sie haben eine allgemeine E-Mail-Adresse wie info@meine-organisation.org.
2. Falls Sie mehrere Mitarbeiter haben, die die E-Mails dieser Adresse prüfen, sollte die Adresse am besten nicht als Login-Adresse verwendet werden.
3. Bei den Einstellungen im Store aktivieren Sie die automatischen Aufgaben.
4. Konfigurieren Sie den E-Mail-Account von info@meine-organisation.org nun so, dass eingehenden Mails automatisch an die Inbox-Adresse weitergeleitet werden.
5. Nun landen alle zukünftige E-Mails an dieser Adresse direkt in der FundraisingBox und erzeugen eine nicht zugewiesen Aufgabe, welche von den entsprechenden Nutzern geprüft und bearbeitet werden können.