Spendenquittungen per E-Mail verschicken

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Einzelversand
• Massenversand
• Beispiel Template-Vorlage
• Sicherheitsfunktion
• Entsperrung der Spendenquittung im FundraisingBox CRM

Neben dem Postversand können Sie Spendenquittungen komfortabel per E-Mail direkt aus Ihrer FundraisingBox versenden. Dies spart Kosten und Unterstützer erhalten zeitnah eine Zuwendungsbescheinigung. In diesem Artikel erfahren Sie alles wichtige, um Spendenquittung per E-Mail zu versenden.

Gut zu wissen

• Informationen zum E-Mail-Versand finden Sie hier.
• Kontakte benötigen eine E-Mail-Adresse, um die Spendenquittung zu übermitteln. Suchen Sie vorab nach Kontakten ohne E-Mail-Adresse, um Rückläufer zu vermeiden.
• Bei den Spendenquittungen wird automatisch der Versand-Status per E-Mail und das Versand-Datum ergänzt.
• Sobald der öffentliche Spendenquittungs-Link geklickt wird, ist die Eingabe der Postleitzahl erforderlich, auf welche das Dokument ausgestellt wurde. Dies erhöht die Sicherheit für den elektronischen Versand.

Einzelversand

1. Klicken Sie auf Dokumente  und anschließend auf Spendenquittungen.
2. Klicken Sie bei der zu versendenden Spendenquittung auf den Pfeil  und wählen per E-Mail verschicken aus.
3. Im Webmailer tragen Sie einen Betreff, eine Nachricht und den Link zum Download der Spendenquittung über die Variable {{receipt_link}} ein. Diese wird oberhalb des E-Mail senden-Buttons angezeigt. Durch das Anklicken der Variable wird diese in die Zwischenablage kopiert und kann an der gewünschten Stelle in die Nachricht eingefügt werden.
4. Klicken Sie auf den Button E-Mail senden. 

Massenversand via E-Mail-Template

1. Klicken Sie auf Dokumente  und anschließend auf Spendenquittungen.
2. Wählen Sie die zu versendenden Spendenquittungen aus.
3. Klicken Sie rechts auf den Button Aktion wählen  und wählen per E-Mail verschicken aus.
4. Im Webmailer tragen Sie einen Betreff ein.
5.  Um ein bestehendes E-Mail-Template zu nutzen, klicken Sie bitte rechts unter "Templates" auf “Kategorie” und wählen dort “Spendenquittungen” aus. Es werden alle verfügbaren E-Mail-Templates angezeigt, die das Variablen-Set "Spendenquittung" haben (vgl. E-Mail Templates anlegen, bearbeiten, löschen). Selektieren Sie das zu versendende Template, indem Sie es anklicken. In dem Nachrichtenfeld erscheint nun der Text des ausgewählten Templates.
6. Alternativ kann auch über das Befüllen der “Suche” nach dem gewünschten Template gesucht werden.
7. Klicken Sie auf den Button E-Mail senden.
8. Sie werden per E-Mail informiert, sobald die Übermittlung an den von Ihnen genutzten E-Mail-Provider abgeschlossen ist.

Beispiel Template-Vorlage

Um den Text für die zu versendende E-Mail nicht immer erneut eintippen zu müssen, können Sie sich ein E-Mail-Template anlegen. Dieses enthält neben den Variablen für eine persönliche Anrede auch den Link zur Spendenquittung, um diese als Empfänger herunterladen zu können. Dieses Beispiel können Sie beliebig anpassen:

Betreff: Musterhilfe - Ihre {% if receipt_type == "multi" %}Sammel-{% endif %}Spendenquittung

{{formal_greeting_de}},

wir danken Ihnen sehr herzlich für Ihre {% if donation_count == 1 %}Spende{% else %}erneuten Spenden{% endif %}. Ihre Spendenbestätigung für den Zeitraum {{receipt_donation_date_de}} können Sie mit diesem Link abrufen:
{{receipt_link}}

Zur Absicherung gegen unbefugten Zugriff geben Sie bitte nach dem Klick auf den Link Ihre Postleitzahl in das Eingabefeld ein, auf welche die Spendenquittung ausgestellt wurde.
Nach der Bestätigung startet der Download Ihrer Spendenquittung automatisch.

Bitte beachten Sie, dass im Rahmen einer automatischen Sicherheitsprüfung, der Download-Link nach 5 fehlgeschlagenen Eingabeversuchen gesperrt wird. In diesem Fall ist ein kurzer Hinweis an uns ausreichend, sodass wir Ihnen einen neuen Download-Link zur Verfügung stellen können.

Vielen Dank für Ihre Unterstützung!