E-Mail Templates anlegen, bearbeiten, testen, löschen

INHALTSVERZEICHNIS

• Voraussetzungen
• Videoanleitung
• E-Mail-Template erstellen
• E-Mail-Templates mit eigenem HTML gestalten
• E-Mail-Template mit Variablen personalisieren
  • So fügst Du Variablen ein
  • Beispiel: Personalisierte Spendenbestätigung
  • Welche Variablen stehen zur Verfügung?
• Templates bearbeiten, kopieren oder löschen
• E-Mail-Templates testen
  • Test-E-Mail versenden
  • Besonderheiten beim Testen von Variablen

Mit E-Mail-Templates erstellst Du Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten, zum Beispiel Spendenbestätigungen oder Mitgliedschafts-E-Mails. Du kannst Deine Vorlagen mit Variablen personalisieren, mit eigenem HTML individuell gestalten und vor dem Versand testen.

Voraussetzungen

Damit Du E-Mail-Templates nutzen kannst, muss die E-Mail-Erweiterung in Deiner FundraisingBox aktiviert sein.

Wie Du den E-Mail-Versand einrichtest, erfährst Du im Artikel E-Mail-Versand einrichten und Absender-Adressen aktivieren.

Videoanleitung

E-Mail-Template erstellen

Erstelle eine Vorlage, die Du für wiederkehrende E-Mails verwenden kannst.

1. Öffne Konfiguration in Deiner FundraisingBox.
   
2. Wähle E-Mail > Templates.
   
3. Klicke oben rechts auf den blauen Button Template hinzufügen.
   
4. Vergib einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Mitgliedschaftsbestätigung“.
   
5. Optional: Gib eine Kategorie ein, beispielsweise „Mitglieder“, um Deine Templates zu organisieren.
   
6. Wenn Du eine bereits angelegte Kategorie auswählen möchtest, fange einfach an, den Namen zu tippen, Du erhältst dann entsprechende Vorschläge im Dropdown-Menü. Wie hier z.B. im Screenshot zu sehen. Es wurden nur die Buchstaben "Ge" eingegeben und schon werden alle Kategorien angezeigt, die die beiden Buchstaben enthalten, z.B. Geburtstag, Geschenkspende und Spendenquittungen.
   
7. Wähle die passende Art der Template-Variablen.
   
8. Wenn Du unten auf "verfügbare Variablen anzeigen" klickst, öffnet sich ein kleines Fenster mit einem Auszug an verfügbaren Variablen, je nachdem, welche Template-Variablen Du zuvor ausgewählt hast.
   • Hinweis: dies ist nur ein Auszug an verfügbaren Variablen 
     
   • Eine vollständige Variablen-Übersicht findest Du in diesem separaten Variablen-Hilfe-Artikel.
9. Trage den Betreff und den gewünschten E-Mail-Text ein. Über den Rich-Text-Editor kannst Du Deinen Text formatieren.
   
10. Klicke auf Speichern.
    

Dein E-Mail-Template ist jetzt angelegt.

E-Mail-Templates mit eigenem HTML gestalten

Mit eigenem HTML kannst Du Deine E-Mail-Templates individuell gestalten und das Layout an das Design Deiner Organisation anpassen. So lassen sich beispielsweise Farben, Bilder, Buttons und weitere Gestaltungselemente einbinden.

Wie Du den HTML-Modus verwendest und was Du dabei beachten musst, erfährst Du im Hilfe-Artikel HTML in Templates, Signaturen und Kommunikationen verwenden.

Tipp: Inspiration und konkrete Beispiele für individuell gestaltete Dankes-E-Mails findest Du in unserem Blogartikel Dankesmails mit HTML gestalten.

E-Mail-Template mit Variablen personalisieren

Mit Variablen fügst Du automatisch individuelle Informationen in Deine E-Mails ein. So kannst Du beispielsweise Spender*innen persönlich ansprechen und Angaben zu Spendenbetrag, Spendenintervall oder Projekt übernehmen.

So fügst Du Variablen ein

1. Erstelle ein neues Template oder öffne ein bestehendes Template zur Bearbeitung.
2. Wähle die passende Variablen-Art aus.
   
3. Klicke unterhalb des Textfeldes auf Verfügbare Variablen anzeigen.
   
4. Klicke auf die gewünschte Variable, um sie zu kopieren.
   
   Falls Du eine gewünschte Variable in diesem Auszug nicht findest, prüfe den separaten Hilfe-Artikel rund um alle Variablen und kopiere die Variable(n) von dort.
5. Füge die Variable an der passenden Stelle in Deinen E-Mail-Text ein.
   
6. Klicke auf Speichern.
   

Beispiel: Personalisierte Spendenbestätigung

So kann ein Template mit Variablen aussehen:

{{formal_greeting_de}},

herzlichen Dank für Ihre {{interval_de}}e Online-Spende in Höhe von {{amount_de}} € für das Projekt "{{project_name}}".

Zusammen sind wir stark.

Freundliche Grüße
Max Mustermann
1. Vorstand

Die FundraisingBox ersetzt die Variablen automatisch durch die passenden Daten.

Die fertige E-Mail kann beispielsweise so aussehen:

Sehr geehrter Herr Mustermann,

herzlichen Dank für Ihre einmalige Online-Spende in Höhe von 50,00 € für das Projekt "Kinder helfen".

Zusammen sind wir stark.

Freundliche Grüße
Max Mustermann
1. Vorstand

Welche Variablen stehen zur Verfügung?

Die verfügbaren Variablen hängen von der gewählten Variablen-Art ab.

• Kontakte: Informationen zum jeweiligen Kontakt.
• Transaktionen: Angaben wie Spendenbetrag oder Transaktionsdatum.
• Daueraufträge: Informationen zu wiederkehrenden Zahlungen.
• Spendenquittungen: Daten aus dem jeweiligen Beleg.
• SEPA-Mandate: Angaben zum entsprechenden Mandat.

Du kannst pro Template eine Variablen-Art auswählen. Das Template steht anschließend beim entsprechenden Objekt zur Verfügung.

Ein Kontakt enthält beispielsweise keinen Transaktionsbetrag. Möchtest Du eine E-Mail mit Transaktionsvariablen versenden, öffne deshalb die Transaktion des Kontakts und wähle dort E-Mail schreiben.

Info: Bei einem Massenversand ersetzt die FundraisingBox die Variablen erst beim tatsächlichen Versand durch die individuellen Daten der jeweiligen Empfänger*innen.

Eine vollständige Übersicht findest Du unter Variablen-Übersicht und Verwendung von If/Else-Anweisungen in Templates.

Templates bearbeiten, kopieren oder löschen

Du kannst vorhandene Templates jederzeit anpassen, duplizieren, testen oder löschen.

1. Öffne Konfiguration > E-Mail > Templates.
2. Suche das gewünschte Template.
3. Klicke rechts neben dem Namen auf den Pfeil, um das Aktionsmenü zu öffnen.
   
4. Wähle die gewünschte Aktion aus:
   • Bearbeiten: Passe das vorhandene Template an.
   • Kopieren: Erstelle eine Kopie des Templates.
   • Testen: Versende eine Test-E-Mail.
   • Löschen: Entferne das Template.

Du kannst auch die Kategorie eines Templates ändern. Gib dazu beim Bearbeiten einfach einen neuen Kategorienamen ein.

E-Mail-Templates testen

Bevor Du ein Template verwendest, kannst Du Dir eine Test-E-Mail zusenden lassen. So überprüfst Du den Inhalt und die Darstellung.

Test-E-Mail versenden

1. Öffne Konfiguration > E-Mail > Templates.
   
2. Suche das gewünschte Template.
3. Öffne rechts neben dem Namen über den Pfeil das Aktionsmenü.
   
4. Wähle testen.
   
5. Prüfe die Test-E-Mail in Deinem Postfach.

Die FundraisingBox versendet die Test-E-Mail automatisch:

• Absender der Test-E-Mail: Die erste E-Mail-Adresse unter Konfiguration > E-Mail > Absender-Adressen.
• Empfänger*in: der Test-E-Mail Die E-Mail-Adresse Deines FundraisingBox-Logins.

Besonderheiten beim Testen von Variablen

Die integrierte Testfunktion verwendet einen festgelegten Demo-Datensatz. Die Beispielwerte kannst Du nicht selbst ändern.

Zu den verwendeten Testdaten gehören beispielsweise:

• Vorname: Max
• Nachname: Mustermann
• Betrag: 1.234,50 €

Wichtig: Die integrierte Testfunktion eignet sich nur für einfache Tests. Wenn Du komplexe Variablen oder If/Else-Anweisungen überprüfen möchtest, solltest Du eine ausführlichere Testmethode verwenden. Eine entsprechende Anleitung findest Du unter Tipp: Templates einfach testen.