Double Opt-In für die E-Mail-Adressen der Kontakte in Ihrer FundraisingBox verwenden

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Double Opt-In Bereich
  • E-Mail-Adressen
  • Import
  • Einstellungen
• Für den Double Opt-In relevante Einstellungen im Formular-Bereich
• Für den Double Opt-In relevante Einstellungen im Kontakte-Bereich

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie nach der Aktivierung des Double Opt-In die entsprechenden Funktionen nutzen können, um den Opt-Status der E-Mail-Adressen der Kontakte in Ihrer FundraisingBox zu prüfen, zu bearbeiten, den Opt-Status von Ihren Kontakten abzufragen und diese Datenpunkte nach Bedarf auch extern weiter zu verwenden.

Gut zu wissen

• Ziel der Double Opt-In Funktion ist es, an die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte eine E-Mail zu versenden.
• Diese E-Mail enthält üblicherweise eine Bitte um Zustimmung zum E-Mail-Versand an die jeweilige Adresse und einen FundraisingBox-Link, auf den der jeweilige Kontakt klicken kann.
• Durch Klick auf den Link wird in Ihrer FundraisingBox der Opt-Status gespeichert, dass der Kontakt die Zustimmung zum E-Mail-Versand an die eigene E-Mail-Adresse gegeben hat und weitere Informationen von Ihnen erhalten möchte, z.B. per Newsletter.

Double Opt-In Bereich

Nach der Aktivierung des Double Opt-In finden Sie auf der linken Seite in Ihrer FundraisingBox den entsprechenden neuen Bereich mit der Bezeichnung “Double Opt-In”.

Dort finden Sie folgende Unterbereiche:

E-Mail-Adressen

• Dieser Unterbereich zeigt Ihnen eine Tabelle mit allen E-Mail-Adressen der Kontakte in Ihrer FundraisingBox.
• Links oberhalb der Tabelle finden Sie die normale Suchfunktion. Damit können Sie bestimmte E-Mail-Adressen finden und bearbeiten, und dabei auch nach Opt- und Prio-Status filtern.
• In der “Double-Opt-In-Status”-Spalte können vier verschiedene Werte auftauchen:
  • “Kein Opt-Status” (rotes Label):
    • Für diese E-Mail-Adresse liegt kein Opt-Status vor.
    • Für Newsletter-Versand o.ä. an diese Adresse muss die Zustimmung des Kontaktes durch den Versand einer Double Opt-In E-Mail an diese Adresse abgefragt werden (siehe weiter unten).
    • Diese E-Mail-Adressen wurden z.B. manuell bei Kontakten oder per Kontakt-Import in Ihre FundraisingBox hinzugefügt, ohne dass dabei ein Opt-Status angegeben bzw. vorhanden war.
  • “Single Opt-In” (oranges Label):
    • Für diese E-Mail-Adresse liegt insofern ein Opt-Status vor, als dass der Kontakt in der Vergangenheit z.B. per FundraisingBox-Spendenformular gespendet hat und dabei den Haken in die “Informationswunsch”-Checkbox gesetzt hat.
    • Für Newsletter-Versand o.ä. an diese Adresse muss hier ebenfalls die Zustimmung des Kontaktes durch den Versand einer Double Opt-In E-Mail an diese Adresse abgefragt werden (siehe weiter unten).
    • Diese E-Mail-Adressen können ebenfalls per Kontakt-Import in Ihrer FundraisingBox gespeichert worden sein, und in der Import-Datei war gegebenenfalls eine “Möchte E-Mail-Newsletter”-Spalte vorhanden, in der der Newsletter-Wunsch vermerkt war, der aber noch nicht per Double Opt-In bestätigt wurde.
  • “Double Opt-In bestätigt” (grünes Label):
    • Für diese E-Mail-Adresse haben Sie vom Kontakt die Bestätigung per Double Opt-In erhalten.
    • An diese E-Mail-Adresse können rechtssicher Newsletter o.ä. verschickt werden.
    • In der “Double-Opt-In-Zeitpunkt”-Spalte ist gegebenenfalls ein Zeitpunkt vermerkt. Dies entspricht dem Zeitpunkt, an dem der Kontakt in der Double Opt-In E-Mail auf den Bestätigungs-Link geklickt hat. Diesen Zeitpunkt können Sie z.B. angeben, falls der Kontakt Fragen zum Opt-Status dieser E-Mail-Adresse haben sollte. Der Zeitpunkt wird nur gesetzt, wenn der Double Opt-In vom Kontakt per Klick auf den entsprechenden Link in Ihrer FundraisingBox Double Opt-In E-Mail bestätigt wurde!
    • Somit besteht die Möglichkeit, dass eine E-Mail-Adresse den “Double Opt-In bestätigt”-Status hat, aber kein Zeitpunkt dafür vermerkt ist. In diesem Fall wurde der Opt-Status entweder während der Migration oder per Kontakt-Import/API ohne Zeitpunkt gesetzt oder von Ihnen manuell bearbeitet. Vor allem letztere Möglichkeit sollte mit Vorsicht genutzt werden, da so das Prinzip des Double Opt-In ausgehebelt wird!
  • “Double Opt-In ausstehend” (graues Label):
    • Für diese E-Mail-Adresse wurde eine Double Opt-In E-Mail verschickt, aber der Kontakt hat bisher noch nicht auf den Bestätigungs-Link in dieser E-Mail geklickt.
    • An diese E-Mail-Adresse kann noch kein Newsletter o.ä. verschickt werden, bis der Kontakt per Klick auf den Link in der E-Mail die entsprechende Zustimmung gibt.
• Über die Checkboxen oberhalb der Tabelle oder neben den einzelnen Tabellenzeilen der E-Mail-Adressen können Sie bestimmte oder alle E-Mail-Adressen auswählen und folgende Aktionen über rechts oberhalb der Liste durchführen:
  • “Status bearbeiten”: Einen der oben beschriebenen Opt-Status pro E-Mail-Adresse manuell einstellen
  • “Double Opt-In-Mail verschicken”: Per Auswahl einer zuvor angelegten Double-Opt-In-Konfiguration pro E-Mail-Adresse die Double Opt-In E-Mail verschicken, so dass die Kontakte ihre Zustimmung zum E-Mail-Versand an Ihre Adresse per Klick auf den enthaltenen Link geben können.
  • “Tag für Kontakt vergeben/entfernen”: Mit diesen beiden Aktionen können Sie dem Kontakt in Ihrer FundraisingBox, dem die jeweilige E-Mail-Adresse zugeordnet ist, ein Kontakt-Tag geben oder ein zuvor vergebenes Kontakt-Tag wieder entfernen.
  • “mit Newsletter-Tool synchronisieren”: Falls Sie in Ihrer FundraisingBox die CleverReach-Erweiterung aktiviert haben, dann können Sie mit dieser Aktion die Kontakte und deren E-Mail-Adressen mit Ihrem CleverReach-Account synchronisieren. Dabei ist folgendes zu beachten:
    • Standardmäßig werden nur die E-Mail-Adressen synchronisiert, bei denen in Ihrer FundraisingBox “Double Opt-In bestätigt” als Opt-Status vermerkt ist.
    • Über die entsprechenden Checkboxen können auch E-Mail-Adressen mit anderen Opt-Status synchronisiert werden, aber diese Herangehensweise ist gegebenenfalls mit Vorsicht zu verwenden.
  • “exportieren”: Mit dieser Aktion können Sie eine Tabelle der E-Mail-Adressen als CSV-Datei exportieren, die den Opt-Status, gegebenenfalls die Zeitpunkte des Double Opt-In und die Daten der zugeordneten Kontakte enthält, um diese nach Bedarf in einem externen System/E-Mail-Programm/etc zu verwenden. Bitte prüfen Sie gegebenenfalls die zugehörigen Export-Einstellungen.

Import

• Dieser Unterbereich bietet Ihnen die Möglichkeit, Double Opt-In Status zu E-Mail-Adressen in Ihre FundraisingBox zu importieren, die Sie an anderer Stelle gesammelt haben.
• Es können nur Opt-Status zu E-Mail-Adressen importiert werden, die bereits in Ihrer FundraisingBox vorliegen.
• Bitte beachten Sie die Hinweise in diesem Unterbereich zur Formatierung und Gestaltung der Double Opt-In Import-Datei.

Einstellungen

• In diesem Unterbereich können Sie die Double Opt-In-E-Mail-Konfigurationen anlegen (“Konfiguration hinzufügen”-Knopf rechts oben), die Sie dazu verwenden, um automatisiert oder manuell E-Mails an die E-Mail-Adressen der Kontakte in Ihrer FundraisingBox zu verschicken, so dass die Kontakte Ihre Zustimmung für weiteren E-Mail-Versand geben können.
• Eine Double Opt-In-E-Mail-Konfiguration besteht im Prinzip aus einer Absender-Adresse und einem E-Mail-Template, die für den Versand der Double Opt-In E-Mails verwendet werden, die den Link enthalten, auf den Ihre Kontakte klicken können, um ihre Zustimmung für weiteren E-Mail-Versand zu geben.
• Durch die Aktivierung der Double Opt-In-Funktion wird ein Standard-E-Mail-Template in Ihrer FundraisingBox angelegt (Bezeichnung:”Double Opt-In Deutsch BEISPIEL-TEMPLATE”). Sie können auch ein eigenes Template erstellen, das Standard-Template direkt anpassen oder dieses kopieren, und dann die Kopie anpassen.
• Mit diesem Standard-Template und der alphabetisch ersten vorhandenen Absender-Adresse wird eine Beispielkonfiguration für den Double Opt-In angelegt. Sie können entweder diese Beispielkonfiguration verwenden, diese anpassen oder eine eigene Double Opt-In E-Mail-Konfiguration anlegen.
• Auch das Festlegen einer eigenen URL/Webadresse ist möglich, die Ihren Kontakten nach dem Klick auf den Bestätigungs-Link in der Double Opt-In E-Mail angezeigt wird. Diese Webseite dient für die Kontakte als Signal, dass die Zustimmung für weiteren E-Mail-Versand erfolgreich erteilt wurde.
• Falls Sie hier keine eigene URL angeben, wird automatisch eine entsprechende Standard-Seite des FundraisingBox-Systems verwendet. Wenn Sie in den Organisationsdetails in Ihrer FundraisingBox ein Logo hinterlegt haben, dann wird dieses Logo auf der FundraisingBox-Standardseite angezeigt, die Ihre Kontakte nach dem Klick auf den Bestätigungs-Link sehen. Zudem können Sie für diese Standard-Seite unterschiedliche Sprachen wählen.

Für den Double Opt-In relevante Einstellungen im Formular-Bereich

In den Einstellungen Ihrer FundraisingBox-Spendenformulare sind im “Abfragen”-Bereich folgende Punkte im Kontext des Double Opt-In relevant:

• Nur wenn Sie den Haken in die “Informationswunsch”-Checkbox setzen, wird von Ihren Spender*innen dieser Wunsch abgefragt.
• Wenn Sie den Haken bei “Informationswunsch” setzen, können Sie eine zuvor angelegte Double Opt-In-E-Mail-Konfiguration auswählen.
• Der “Konfigurationen verwalten”-Link an dieser Stelle führt zum “Einstellungen”-Unterbereich des Double Opt-In-Bereichs. Dort können Sie Ihre Double Opt-In-E-Mail-Konfigurationen anlegen und bearbeiten.
• Sobald Sie an dieser Stelle in den Formular-Einstellungen eine Double Opt-In-Konfiguration ausgewählt haben, wird automatisch eine entsprechende Double Opt-In E-Mail verschickt, wenn Ihre Spender*innen Ihnen per Formular einen Informationswunsch und eine E-Mail-Adresse übermitteln.

Für den Double Opt-In relevante Einstellungen im Kontakte-Bereich

In der Detailansicht und bei der Bearbeitung von Kontakten sind folgende Punkte im Kontext des Double Opt-In relevant:

• Detailansicht eines Kontaktes:
  • Initial sehen Sie die primäre E-Mail-Adresse des Kontakts, inklusive des zugehörigen Opt-Status und gegebenenfalls des Zeitpunktes des Double Opt-Ins.
  • Wenn Sie den Expand-Knopf (zwei auseinander zeigende Pfeile im Kreis) rechts oben drücken, dann sehen Sie diese Datenpunkte auch zu den weiteren E-Mail-Adressen, die dem Kontakt möglicherweise zugeordnet wurden.
  • Falls der Kontakt nicht “Double Opt-In” als Opt-Status haben sollte, dann können Sie per Klick auf das Check-Symbol neben der Status-Angabe manuell eine Double Opt-In E-Mail an die jeweilige E-Mail-Adresse versenden.
• Kontakt im Bearbeitungsmodus:
  • Wenn Sie einen Kontakt bearbeiten und dieser Kontakt eine oder mehrere E-Mail-Adressen zugeordnet hat, dann können Sie im “E-Mail-Adresse”-Bereich alle diese E-Mail-Adressen mit dem zugehörigen Opt-Status sehen.
  • An dieser Stelle können Sie ebenfalls den Opt-Status manuell ändern. Diese Möglichkeit sollte jedoch mit Vorsicht verwendet werden!