Was bedeutet das Merkmal "keine Briefe senden" am Kontakt?

INHALTSVERZEICHNIS

• Wo finde ich das Merkmal „Keine Briefe senden“ an einem Kontakt?
• Wie bearbeitet man diese Information am Kontakt?
• Auswirkungen der Einschränkung
• Nutzung in der Smart-Suche
• Gut zu wissen

In der Kontaktverwaltung haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Einschränkungen für einzelne Kontakte festzulegen. Eine wichtige Einstellung ist dabei die Option „Keine Briefe senden“.

Mit dieser Funktion können Sie gezielt steuern, welche Kontakte dieses Merkmal erhalten sollen, damit Sie diese z.B. in Smart-Suchen vor Mailings herausfiltern können. Gleichzeitig behalten Sie durch visuelle Hinweise und Filtermöglichkeiten stets den Überblick.

In diesem Artikel erfahren Sie, wo Sie diese Einstellung finden, wie Sie sie setzen und welche Auswirkungen sie auf Ihre Kommunikation hat.

Wo finde ich das Merkmal „Keine Briefe senden“ an einem Kontakt?

Am Kontakt erkennen Sie es über zwei Wege (in der Kontakt-Detail-Ansicht):

a) Die Adresse ist visuell rot eingefärbt:

b) Wenn Sie bei einem Kontakt die erweiterte Übersicht der Details anzeigen, über Klick auf diese zwei Pfeile.

Dort finden Sie zusätzlich das Feld „Einschränkungen“ (insofern schon welche angegeben wurden).

Dort würde dann zusätzlich der Eintrag „keine Briefe senden“ sichtbar werden:

Dieses Merkmal dient dazu, Kontakte zu kennzeichnen, die keine Briefe erhalten sollen. Es handelt sich hierbei um eine interne Einstellung zur Verwaltung Ihrer Kontakte im CRM.

Wie bearbeitet man diese Information am Kontakt?

Um diese Einschränkung zu setzen oder zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den gewünschten Kontakt
2. Klicken Sie oben rechts auf den kleinen blauen Pfeil
3. Wählen Sie „bearbeiten“
   
4. In der Bearbeitungsmaske finden Sie den Bereich „Kommunikation“
5. Setzen oder entfernen Sie den Haken bei „keine Briefe senden“
   

Auswirkungen der Einschränkung

Wenn Sie den Haken setzen:

• erscheint in der Detailansicht der Eintrag: „Einschränkungen: keine Briefe senden“
• wird die Post-Adresse des Kontakts rot markiert, sodass Sie sofort erkennen, dass keine Briefe gewünscht sind

Wichtig für Sie: Das Merkmal verhindert keine Kommunikation!
Ein Einzel- oder Massen-Erstellen von Briefen an diese Kontakte (von Ihnen ausgelöst) ist weiterhin möglich.

Nutzung in der Smart-Suche

Das Merkmal „Keine Briefe senden“ können Sie gezielt in der Smart-Suche einsetzen:

• Kontakte finden, die keine Briefe erhalten sollen, um z.B. zu sehen, welche/wie viele Kontakte das sind, die diese Eigenschaft haben:
  
• oder (im Alltag üblicher) gezielt Kontakte filtern, die Briefe erhalten dürfen (indem man die Kontakte mit dem hier erklärten Merkmal im Suchaufbau durch "keine Briefe senden" mit "nein" sucht)
  

Letzteres ist besonders hilfreich, wenn Sie z. B.:

• ein Massenmailing vorbereiten
• sicherstellen möchten, dass nur passende Kontakte angeschrieben werden

Gut zu wissen

• Dieses Merkmal kann nur von Nutzer*innen Ihrer Organisation im CRM gesetzt oder geändert werden
• Kontakte selbst können diese Einstellung nicht über Formulare beeinflussen
• Die Option "Informationswunsch" im Spendenformular ist separat zu betrachten und nicht mit diesem Merkmal verknüpft, dieser bezieht sich auf das Thema Newsletter-Anmeldung