Logins verwalten, Nutzerrechte vergeben und Inhaber wechseln

INHALTSVERZEICHNIS

• Grundlagen zu Logins und Nutzerrechten
• Neuen Login anlegen
• Bestehenden Login bearbeiten
• Nutzerrechte verwalten
  • Zugriffsstufen verstehen
• Verfügbare Nutzerrechte im Überblick
• Login bei einem Mitarbeiter*innenwechsel austauschen
• Inhaber*in wechseln

In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Logins in der FundraisingBox anlegst und bearbeitest, individuelle Nutzerrechte vergibst und einen Inhaberwechsel durchführst. Außerdem erhältst Du einen Überblick über die verfügbaren Zugriffsrechte und ihre Auswirkungen.

Grundlagen zu Logins und Nutzerrechten

Die FundraisingBox ist ein Mehrbenutzersystem. Dadurch können mehrere Nutzer*innen gleichzeitig mit demselben Account arbeiten und jeweils einen eigenen Login verwenden.

Es gibt zwei Arten von Nutzer*innen:

• Inhaber*innen besitzen alle Rechte im Account. In der Regel handelt es sich dabei um die Person, über die die FundraisingBox gebucht wurde.
• Nutzer*innen erhalten individuell festgelegte Rechte. So kannst Du beispielsweise einzelne Bereiche vollständig ausblenden oder nur lesbar machen.

Nutzerrechte kannst Du jederzeit nachträglich anpassen. Als Accountinhaber*in kannst Du außerdem selbstständig eine andere Person zum*zur Inhaber*in ernennen, beispielsweise wenn sich Zuständigkeiten innerhalb Deiner Organisation ändern.

Tipp: Beachte auch unsere Empfehlungen und Hinweise zur Login-Sicherheit.

Neuen Login anlegen

Lege für jede Person, die mit der FundraisingBox arbeitet, einen eigenen Login an. Dabei kannst Du direkt festlegen, auf welche Bereiche die Person zugreifen darf.

1. Öffne links im Menü Account und wähle Nutzerverwaltung.
   
2. Klicke oben rechts auf den blauen Button Nutzer anlegen.
   
3. Trage die Daten der neuen Person ein. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet.
   
4. Gib die E-Mail-Adresse der neuen Person ein, damit Du sie als Nutzer*in einladen kannst.
   
5. Lege im Bereich Nutzerrechte die gewünschten Nutzerrechte fest.
   
6. Klicke auf Jetzt einladen. Die FundraisingBox legt den Login an und versendet einen Aktivierungslink per Mail.
   

Hinweis: Kommt der Aktivierungslink nicht an, prüfe zuerst die hinterlegte E-Mail-Adresse. Anschließend kannst Du über den betreffenden Login eine neue Einladung versenden.

Bestehenden Login bearbeiten

Die hinterlegten Informationen eines Logins kannst Du über die Nutzerverwaltung ändern oder ergänzen.

1. Öffne Account und wähle Nutzerverwaltung.
    
2. Klicke auf den Namen der gewünschten Person. Alternativ öffnest Du rechts das Pfeil-Menü und wählst bearbeiten.
   
3. Ändere oder ergänze die gewünschten Angaben, beispielsweise die Sprache.
   
4. Klicke auf oben rechts auf den blauen Button Speichern.
   

Hinweis: Ändere den Namen eines bestehenden Logins nur, wenn sich der Name derselben Person geändert hat, beispielsweise nach einer Heirat. Bei einem Mitarbeiter*innenwechsel solltest Du einen neuen Login anlegen und den bisherigen Login archivieren oder löschen.

Nutzerrechte verwalten

Mit Nutzerrechten steuerst Du, welche Bereiche und Funktionen einzelne Nutzer*innen verwenden dürfen.

• Rechte vergeben oder ändern können nur Nutzer*innen mit Vollzugriff auf Account ▸ Nutzerverwaltung / Nutzergruppen.
• Die eigenen Nutzerrechte können nicht selbst geändert werden.
• Ein Recht wird nur angezeigt, wenn die dazugehörige Funktion im Account verfügbar beziehungsweise aktiviert ist. Das betrifft beispielsweise Import, Export, Tags, Quellen, Zahlungsweisen, ID-Codes, E-Mail/Webmailer, Dokumente, Spendenportal, Duplikatscheck, Bank Sync, Formulare und Spendenaktions-Tools.
• Wenn Du die erforderlichen Rechte besitzt, findest Du alle angelegten Nutzer*innen unter Account ▸ Nutzerverwaltung. Öffne einen Login, um dessen Rechte einzusehen.
• Nutzerrechte lassen sich jederzeit nachträglich anpassen.

Zugriffsstufen verstehen

Je nach Bereich stehen unterschiedliche Zugriffsstufen zur Verfügung:

• Kein Zugriff: Der Bereich oder die entsprechende Einstellung steht der Person nicht zur Verfügung und wird nicht angezeigt.
• Vollzugriff: Die Person kann den Bereich öffnen, Änderungen vornehmen und, sofern vorgesehen, Prozesse wie einen Export durchführen.
• Nur Lesen: Die Person kann Informationen einsehen, aber nicht bearbeiten.

Welche Zugriffsstufen verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Recht ab.

Verfügbare Nutzerrechte im Überblick

Die folgende Übersicht zeigt Dir, welche Bereiche und Funktionen mit den einzelnen Nutzerrechten gesteuert werden und welche Zugriffsstufen jeweils verfügbar sind.

Login bei einem Mitarbeiter*innenwechsel austauschen

Verlässt eine Person Deine Organisation oder benötigt sie keinen Zugang mehr, solltest Du ihren bestehenden Login nicht auf eine andere Person übertragen. Archiviere oder lösche stattdessen den bisherigen Login und lege anschließend einen neuen Login an.

Ein*e Inhaber*in oder eine andere Person mit den erforderlichen Nutzerrechten kann einen Login archivieren oder löschen. Danach steht ein zusätzlicher Nutzerplatz für den neuen Login zur Verfügung.

Inhaber*in wechseln

Wenn die bisherige Inhaberperson ihre Zuständigkeit abgibt, kannst Du einen vorhandenen Login zum*zur neuen Inhaber*in ernennen.

Tipp: Lege die neue Inhaberperson zuerst als Nutzer*in an, falls sie noch keinen eigenen Login besitzt.

1. Der*die aktuelle oder zukünftige Inhaber*in meldet sich mit dem bestehenden Inhaber-Login an. Hat die neue Inhaberperson Zugriff auf die E-Mail-Adresse des bisherigen Inhaber-Logins, kann sie über Passwort vergessen ein neues Passwort anfordern.
2. Öffne Account und wähle Nutzerverwaltung.
   
3. Öffne rechts neben der Person, die zukünftig Inhaber*in sein soll, das Pfeil-Menü.
4. Wähle Zum Inhaber ernennen.
   
5. Lies den angezeigten Hinweis und bestätige den Vorgang mit OK.

Wichtig: Hat die neue Inhaberperson keinen Zugriff auf den bisherigen Inhaber-Login, benötigt FundraisingBox ein offizielles Schreiben des Vorstands beziehungsweise der Geschäftsführung. Daraus muss hervorgehen, wer den neuen Inhaber*innen-Login erhalten soll. Gib Name und E-Mail-Adresse der neuen Person an und sende uns das Schreiben per E-Mail beziehungsweise Ticket – nicht per Post!