Spendenquittungen aktivieren, konfigurieren und erstellen

INHALTSVERZEICHNIS

• Gut zu wissen
• Videoanleitung
• Einstellungen der Spendenquittungsfunktion
• Spendenquittungs-Template anlegen
• Transaktionen suchen
• Spendenquittungen erstellen
• Übersicht & weitere Aktionen

Erzeugen Sie Spendenquittungen per Knopfdruck und verschicken diese per E-Mail oder Post. Erfahren Sie hier, wie Sie die notwendige Erweiterung aktivieren und die Spendenquittungen erstellen können.

Gut zu wissen

• Aktivieren Sie die Spendenquittungen-Funktion, um Spendenquittungen in Ihrer FundraisingBox erstellen zu können.
• Mit einem Dokumenten-Template können Sie die Vorlage Ihrer Spendenquittungen nach Ihren Vorgaben individualisieren.
• Über eine Smart-Suche können Spender, die eine Spendenquittung erhalten sollten, leicht aufgerufen werden. Sammelspendenquittungen werden automatisch erstellt, wenn mehrere Transaktionen der gleichen Person im gleichen Jahr ausgewählt wurden. Wenn eine Person Transaktionen in mehreren Jahren getätigt hat, wird pro Jahr eine separate Spendenquittung erstellt. Je nach Anzahl pro Jahr kann dies dann eine Einzel- oder eine Sammelquittung sein.
• Wenn die Art der Zuwendung oder Verzicht auf Erstattung in den Spendenquittungen für Sie eine Rolle spielt, dann nehmen Sie bitte unsere Hinweise bei der Beispiel-Spendenquittung zur Kenntnis.
• Die Daten des Spenders (Name und Hauptadresse) werden bei der Spendenquittung gespeichert und bleiben natürlich unverändert, selbst wenn sich z.B. die Hauptadresse später ändern sollte.

Videoanleitung

Einstellungen der Spendenquittungsfunktion

1. Klicken Sie auf Store  und wählen CRM aus.
2. Bei Spendenquittung klicken Sie auf aktivieren oder bearbeiten.
   1. Datum der Transaktion:
      Wenn Sie statt dem "Getätigt am"-Datum, das "Eingegangen am"-Datum für Ihre Spendenquittungen nutzen möchten, können Sie die Option "Eingangsdatum verwenden" anhaken.
      
      • Siehe auch: Unterschied zwischen "Getätigt-am" und "Eingegangen-am" Datum
   2. Fortlaufende Nummer:
      • Für jede erstellte Spendenquittung wird eine fortlaufende Nummer vergeben.
      • Der hinterlegte Wert wird für die nächste Spendenquittung verwendet und fortlaufend erhöht.
      • Die Nummer ist unter Dokumente > Spendenquittungen im Backend sichtbar und kann optional als Variable in Ihrem Spendenquittung-Template verwendet werden.
   3. Button-Farbe:
      • Um die Spendenquittung per Link herunterzuladen, ist es erforderlich, aus Sicherheitsgründen die Postleitzahl der Postadresse anzugeben, für welche die Spende getätigt wurde.
      • Sie haben die Möglichkeit, die Farbe des Buttons auszuwählen, der das Postleitzahl-Eingabeformular bestätigt.
      • Bitte geben Sie einen Hexadezimalwert mit sechs Stellen ein (zum Beispiel 00CC00), oder wählen Sie die Farbe über den Farbwähler aus, indem Sie auf das Symbol rechts klicken.
      • Da die Schriftfarbe des Buttons weiß ist, empfiehlt es sich, eine dunkle Hintergrundfarbe für den Button zu verwenden.
   4. Klicken Sie auf speichern, nachdem/wenn Sie hier Änderungen durchgeführt haben..
3. Tipp: Wenn Sie das Eingangsdatum verwenden, überprüfen Sie, dass alle Transaktionen von manuellen Zahlungsweisen, für die eine Spendenquittung erstellt werden soll, ein Eingangsdatum haben.

   
   

   Hinweis: Sobald eine fortlaufende Nummer gesetzt wird und anschließend eine Spendenquittung erstellt, kann zukünftig ausschließlich eine höhere Nummer als die zuletzt vergebene Nummer verwendet werden!

   Spendenquittungs-Template anlegen

   1. Spendenquittungen werden in der FundraisingBox über ein Dokumenten-Template erzeugt. D. h. zunächst ist es notwendig, ein Briefpapier anzulegen, welches für die Spendenquittungs-Dokumenten verwendet werden sollte.
   2. Falls Sie eine Signatur in Ihrer Spendenquittung einfügen möchten, laden Sie bei dem Briefpapier die gewünschte Signatur hoch.
   3. Nachdem Sie das Briefpapier speichern, können Sie diese mit der Vorschau-Funktion kurz überprüfen.
   4. Danach können Sie mit dem Dokumenten-Template beginnen. Wichtig ist hier, Spendenquittung als Variable-Art auszuwählen. Somit können Sie direkt passende Variablen im Template einfügen, die bei Erstellung von Spendenquittungen automatisch ersetzt werden.
   5. Klicken Sie anschließend auf speichern , um Ihr Spendenquittungs-Template später einsetzen zu können.

4. Hinweis: Bevor Sie eine echte Spendenquittung erzeugen, empfehlen wir unbedingt die Vorschau-Funktion des Templates zu nutzen! Für Spendenquittungs-Templates können Sie Einzel- und Sammelspendenquittungen überprüfen. Somit stellen Sie sicher, dass alle Texte und Abstände Ihren Wünschen entsprechen, bevor Sie die Spendenquittungen erstellen.

   
   

   Tipp: Wenn Sie eine im Briefpapier hinterlegte Signatur nutzen möchten, verwenden Sie im Dokumenten-Template die {{signature}} Variable. Ein Beispiel für ein Spendenquittung-Template finden Sie hier.

   Transaktionen suchen

   1. Klicken Sie auf Transaktionen .
   2. Klicken Sie auf den Reiter Smart-Tags und wählen Ihren angelegten Smart-Tag aus. Alternativ erstellen Sie oben über den Button Smart-Suche  eine passende Smart-Suche.
   3. Hier stellen wir Ihnen zwei mögliche Beispiele für die Gestaltung der Smart-Suche nach den zu quittierenden Transaktionen vor:
      1. Diese Beispiel-Smart-Suche zeigt Ihnen alle eingegangenen Transaktionen im fraglichen Kalenderjahr, wenn die/der Spender*in im gleichen Kalenderjahr mindestens eine Transaktion getätigt hat, bei der die/der Spender*in eine vollständige Adresse angegeben hat und als Spendenquittungswunsch "nicht nein" gewählt wurde (ergo "ja" oder "am Jahresende" oder "niemals").
         
      2. Diese Beispiel-Smart-Suche zeigt Ihnen alle eingegangenen Transaktionen im fraglichen Kalenderjahr, bei denen jeweils die/der Spender*in konkret pro Transaktion angegeben hat, dass für diese Transaktion eine Spendenquittung gewünscht wird. Wenn z.B. im fraglichen Kalenderjahr drei Transaktionen getätigt wurden, und bei einer davon keine Spendenquittung gewünscht wurde, dann wird Ihnen mit dieser Suche diese eine Transaktion auch nicht zur Quittungserstellung angezeigt.
         

5. Tipp: Die Suche soll nach Ihren Bedürfnissen individuell eingestellt werden. Wichtig ist, dass Sie nach Transaktionen suchen, da Sie nur somit einzelne Transaktionen erhalten, um evtl. Sammelquittungen automatisch erstellen lassen zu können.

   
   

   Hinweis: Neben den Suchbedingungen für den Spendenquittungswunsch "ja", "nein" und "am Jahresende" gibt es auch noch die Suchbedingung "niemals". Diese Bedingung können aber nur Sie selbst durch manuelle Bearbeitung oder Import von Transaktionen einstellen. Die Spender*innen können diese nicht auswählen.

   Spendenquittungen erstellen

   1. Wählen Sie bei der Suche alle gefundenen Transaktionen aus, indem Sie bei Auswahl alle Treffer einen Haken setzen.
   2. Klicken Sie rechts oberhalb der Liste mit den gefundenen Transaktionen auf den Button Aktion wählen  und wählen Spendenquittung erstellen aus.
   3. Im Auswahlfenster wählen Sie Ihr zuvor angelegtes Template für die Spendenquittungen aus.
   4. Klicken Sie auf den Button jetzt erstellen.
   5. Bei einer größeren Anzahl an Transaktionen, werden die Spendenquittungen im Hintergrund erstellt und Sie erhalten eine E-Mail als Benachrichtigung.
   6. Nachdem die Bescheinigungen erfolgreich erstellt wurden, erhalten Sie eine detaillierte Information, wie viele Einzel- und Sammel-Spendenbescheinigungen erzeugt wurden. Über fehlerhafte Quittungen werden Sie ebenfalls informiert.

6. Hinweis: Bitte prüfen Sie vorab die Widerrufs- und Rückbuchungs-Optionen, die die Spendenden jeweils pro Zahlungsweise haben. Wenn Sie Fragen hierzu haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Zahlungsdienstleister und Ihre Steuerberatung. Wir empfehlen die Spendenquittungen erst dann auszustellen, wenn der Geldeingang auf Ihrem Konto erfolgt und ein Widerruf des Geldes idealerweise nicht mehr möglich ist.

   Übersicht & weitere Aktionen

   • Die erstellten Spendenquittungen sehen Sie unter Dokumente .
   • Hier finden Sie detaillierte Informationen  zu jeder einzelnen Spendenquittungen.
   • Mit der Suche links oberhalb der Ergebnisliste können Sie die erstellten Spendenquittungen anhand bestimmter Kriterien filtern.
   • Außerdem können über den Pfeil links neben den Spendenquittungs-Einträgen  weitere Aktionen ausgeführt werden.
     1. Bearbeiten: Hier können Sie ggf. angelegte benutzerdefinierte Felder bearbeiten.
     2. Download: Die erstellten Spendenquittungen können als PDF-Datei heruntergeladen werden.
     3. Zweitschrift erstellen bzw. Download der Zweitschrift:
        • Beim Anfertigen einer Zweitschrift wird ein Wasserzeichen "KOPIE" mit dem Datum vom Tag der Anfertigung der Kopie auf das Original gestempelt.
        • Alle anderen Inhalte, Briefpapier etc. bleiben bestehen.
        •  Die Zweitschrift kann nur einmal erstellt werden. Danach ist nur noch der Download der bereits angefertigten Zweitschrift möglich.
     4. Annullieren:
        • Haben Sie eine Spendenquittung falsch ausgestellt oder wurde diese falsch an den*die Spender*in übermittelt, kann die Spendenquittung ganz einfach annulliert werden.
        • Nachdem Sie auf “annullieren” geklickt haben, können Sie zusätzlich in dem Eingabefeld einen Grund zur Annullierung eingeben.
        • Der Status und der Grund zur Annullierung können über die Detailseite einer Spendenquittung, den Export und die Smart-Suche abgerufen werden.
        • Auf die annullierte Spendenquittung kann weiterhin in der FundraisingBox zugegriffen werden - im Gegensatz zur gelöschten Spendenquittung.
        • Sollte die ursprüngliche Spendenquittung per Mail inkl. Downloadlink an eine*n Spender*in versendet worden sein, so ist diese nach der Annullierung nicht mehr über den Downloadlink zu erreichen.
     5. Löschen: Nach dem Löschen einer Spendenquittung kann diese Spendenquittung nur über den Audit-Log für eine bestimmte Zeit wiederhergestellt werden.

7. Erfahren Sie in den nächsten Artikeln, wie Sie die erstellten Spendenquittungen per Post oder E-Mail versenden.